1. Нормативно-методична база діловодства
2. Особливості ГОСТ Р 7.0.97-2016
3. Розробка нормативних документів по ДОУ

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Автор: Ірина Нестерова ✔ 12.11.2018

Нестерова І.А. Нормативні документи діловодства // Енциклопедія Нестеровим

Нормативно-методичне регулювання діловодства дозволяє грамотно організувати всю систему діловодства в цілому. Дане регулювання здійснюється за допомогою нормативно-методичної бази діловодства.

Нормативно-методична база діловодства

У світлі вступу в чинності 1 червня 2018 року нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 слід розглянути нормативно-методичне регулювання діловодства.

- це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти [1].

Нормативно-методична база діловодства включає в себе наступне:

• законодавчих актів Російської Федерації у сфері документації і інформації;
• укази і розпорядження Президента України, постанови Уряду Російської Федерації в сфері діловодства;
• нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади, які регламентують питання документаційного забезпечення;
• технічні регламенти та національні стандарти в області документаційного забезпечення управління;
• загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
• уніфіковані системи документації; - нормативні правові акти, які видаються керівництвом установ, організацій і підприємств.

Структура нормативно-правової бази діловодства

Нормативна база діловодства в РФ заснована на Федеральному законодавстві і ГОСТ. Останні є основою для ведення діловодства в організаціях.

Вихідним правовим актом, що визначає державну політику в сфері інформаційно-документаційного обміну, є Конституція Російської Федерації. У Конституції України записано: "Кожен має право вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію будь-яким законним способом ..." [2]. Це положення розвинене в найважливішому правовому акті - Федеральному законі "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27.07.2006 р № 149-ФЗ [3]. Не менш важливі положення федерального закону від 29 червня 2015 р N 162-ФЗ "Про стандартизацію в Російській Федерації".

Цивільний кодекс РФ встановив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. У ряді статей ЦК встановлено вимоги до змісту статуту та установчого договору, на підставі якого діють юридичні особи. Кодексом РФ про адміністративні порушення передбачаються адміністративні санкції за порушення правил зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів.

Кримінальний кодекс РФ встановив кримінальну відповідальність за неправомірні дії з документами та інформацією. Ряд законодавчих актів Російської Федерації (Закони "Про Державний герб Російської Федерації", "Про електронний цифровий підпис", "Про комерційну таємницю", "Про архівну справу в Російській Федерації", "Про бухгалтерський облік" та ін.) Містить норми, які повинні враховуватися при складанні, оформленні та зберіганні ділових документів.

Чинним законодавством регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку, в тому числі електронної пошти, Інтернету, вимоги до захисту інформації, надання документам юридичної сили (офіційності) і т. Д.

Укази Президента РФ відносяться до числа нормативних актор регламентують діловодства. Перерахуємо ключові Укази що мають відношення до регламентації діловодства в РФ:

• Указ "Про затвердження Положення про архівний фонд РФ";
• Указ "Про затвердження Переліку відомостей, віднесених до державної таємниці".

Постанови Уряду РФ, що регламентують діловодства регулюю різні аспекти документообігу. Найважливішими постановами уряду РФ в цій сфері є:

• "Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку";
• "Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності";
• "Про розвиток єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації".

До змісту

Особливості ГОСТ Р 7.0.97-2016

Закон, що вступив в силу в 1 липня 2018 року ГОСТ має ряд особливостей, які необхідно розглянути докладно. Отже, новий ГОСТ вступив силу згідно з Наказом Росстандарта від 25.05.2017 N 435-ст "Про внесення змін до Наказу Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 8 грудня 2016 р N 2004 ст" Про затвердження національного стандарту Російської Федерації ".

Новий ГОСТ спрямований на регламентацію наступних аспектів документообігу:

• склад реквізитів документів і бланків;
• правила їх оформлення реквізитів документів і бланків;
• види і зразки бланків, схеми розташування реквізитів на ділових паперах;
• правила створення документів.

Особливості ГОСТ 7.0.97-2016 [3]

№

Вимоги до документів і роботі з ними по ГОСТ 7.0.97-2016

Нововведення ГОСТ 7.0.97-2016

1

При створенні документа на двох і більше сторінках другу і наступні сторінки нумерують

Деякі реквізити, які були в попередньому ГОСТ Р 6.30-2003, в новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включені.

2

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля документа на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша

З'явилися нові реквізити, в числі яких: найменування структурного підрозділу - автора документа і найменування посади особи - автора документа.

3

Допускається створення документів на лицьовій і зворотній сторонах аркуша. При двосторонньому створенні документів ширина лівого поля на лицьовому боці аркуша і правого поля на зворотному боці аркуша повинні бути рівні

4

Кращими гарнітурами і розмірами шрифтів для реквізитів документа є: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 та наближені до них

5

Абзацний відступ тексту документа - 1,25 см

6

Текст документа друкується через 1 - 1,5 міжрядкових інтервалу. Якщо документ готується для видання зі зменшенням масштабу, текст друкується через два інтервали

7

Текст документа вирівнюється по ширині листа (по межах лівого і правого полів документа). Довжина найдовшою рядки реквізиту при кутовому розташуванні реквізитів не більше 7,5 см. Довжина найдовшою рядки реквізиту при поздовжньому розташуванні реквізитів не більше 12 см

8

Може бути передбачено виділення реквізитів "адресат", "заголовок до тексту" або "підпис", а також окремих фрагментів тексту напівжирним шрифтом

Нормативні правові акти організації, а також інші багатосторінкові документи можуть оформлятися в титульному листі.

До змісту

Розробка нормативних документів по ДОУ

Грамотно документувати інформацію та ефективно вести роботу з документами можна тільки при нормативній регламентації технологічних процесів роботи з документами всередині організації.

Основним нормативним документом з діловодства в організації є інструкція з діловодства (або документаційного забезпечення управління), що встановлює єдині правила складання, оформлення документів і роботи з ними. Відповідно до цього можна зробити висновок, що даний документ повинен бути розроблений в кожній організації, підприємстві, установі.

Інструкція з діловодства повинна базуватися на чинному законодавстві в сфері документації і інформації (тобто на нормативно-методичної бази діловодства) і відображати специфічні особливості роботи з документами, характерні для конкретної організації. Іншими словами можна сказати, що інструкція з діловодства організації завжди індивідуальна і враховує всі особливості як складу документів, так і технології їх обробки.

Перед розробкою даної інструкції необхідно вивчити основні правові акти та нормативні документи в сфері документації і інформації, витягти з них корисні відомості, а також проаналізувати порядок роботи з документами в конкретній організації. Створюючи таку інструкцію, можна скористатися Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади та взяти з неї структуру і окремі загальні моменти, обов'язкові для будь-якої організації. Торкаючись структуру інструкції з діловодства можна сказати, що вона як мінімум повинна складатися з трьох частин: загальні положення, документування управлінської діяльності, організація роботи з документами, - а також містити додатки.

Крім інструкції з діловодства в організації повинні бути також затверджені положення про службу документаційного забезпечення управління, що встановлює статус, функції, права, обов'язок і відповідальність даного структурного підрозділу, і належні інструкції.

Порядок систематизації документів закріплюється в номенклатурі справ, яка використовується при формуванні справ, проведенні експертизи їх цінності, передачі на архівне зберігання, і є обов'язковим документом для будь-якої організації.

Також в організації можуть застосовуватися і інші документи, що регламентують роботу в сфері документаційного забезпечення управління. Як правило, окремої інструкцією встановлюються правила роботи з документами обмеженого доступу. Вимоги до складання та оформлення документів, до текстів документів можуть встановлюватися окремими документом - правилами складання та оформлення документів.

література

1. Басаков М.І. Сучасне діловодство: - М .: Ростов-на-Дону Фенікс 2007
2. Конституція Російської Федерації
3. Новий ГОСТ Р 7.0.97-2016: як з 1 липня 2018 року завіряти копії трудових книжок, як оформляти накази, як ставити печатки // Консультант Плюс - URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
4. Наказ Росстандарта від 25.05.2017 N 435-ст "Про внесення змін до наказу Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 8 грудня 2016 р N 2004 ст" Про затвердження національного стандарту Російської Федерації "

Дивіться також