Наше деловое партнерство www.banwar.org

- Добрий день! З'єднайте мене, будь ласка, з головним бухгалтером з приводу поставки програмного забезпечення для автоматизації ...

- Спасибі, у нас все є. Нам нічого не треба ...

Такий телефонний діалог відбувається в офісі будь-якого підприємства кілька разів протягом робочого дня. Велика кількість існуючих програмних продуктів; компаній, що займаються їх впровадженням; велика кількість використовуваних при цьому підходів вимагає від керівника, головного бухгалтера, керівника відділу, та й просто співробітника чіткого уявлення про те, що і навіщо робить постачальник економічного програмного забезпечення, як оцінити результат його робіт і вплив проведених робіт на подальше життя підприємства. Мета цієї статті - спробувати це пояснити.

Вступ

Будь-яка компанія здійснює діяльність відповідно до визначених внутрішніми правилами. Зазвичай в ній існують певні письмові або усні інструкції, що визначають порядок обробки замовлення, документообіг, порядок платежів і відвантаження товару, роботи з постачальниками. Також існують і контрольні точки, що дозволяють визначити ефективність функціонування всієї «конструкції», а також виявити і усунути її слабкі місця. Всі разом це утворює процес роботи компанії, або бізнес-процес. Ефективне функціонування бізнесу, можливість отримання від бізнесу максимальної віддачі залежить від того, наскільки ефективно працює кожен суб'єкт, зайнятий в ньому, тобто від досконалості сформованих бізнес-процесів і від ступеня відповідності «електронного» бізнес-процесу реально існуючого.

мета автоматизації

При проведенні автоматизації або обговоренні питання про необхідність її проведення будь-яке підприємство повинно прагнути до досягнення наступних цілей:

- Скоротити трудовитрати на виконання колишнього обсягу робіт. Прикладом може служити підготовка бухгалтерської звітності, або процес відвантаження продукції. За допомогою спеціалізованого програмного забезпечення (ПО) трудомісткість таких процедур скорочується в кілька разів.

- Виключити повторювані процедури або ділянки бізнес процесу. Приклад - оформлення первинних документів виконує один співробітник, а їх реєстрацію та облік іншої. Після установки ПО реєстрація та облік первинних документів відбуватиметься автоматично.

- Автоматизувати засоби контролю, звітності та аналізу. Найбільшу складність для підприємства, як правило, представляє отримання оперативних підсумків роботи за довільний інтервал, контроль ефективності торгового чи виробничого персоналу, отримання аналітичної інформації в розрізі співробітників, товарів, контрагентів, показників бухгалтерського і податкового обліків. ПО для комплексної автоматизації обліку з успіхом вирішує таку задачу.

- Підвищити «прозорість» бізнес процесу всередині компанії. Формалізація і централізація знань, одержуваних у процесі роботи підприємства, формалізація функцій і критеріїв співробітників дозволить адміністрації проводити більш правильну організаційну та кадрову політику, оцінювати загальну схеми роботи, усунути слабкі місця підприємства.

- Відповідати нормам законодавства. Імовірність невідповідності процедур роботи підприємства вимогам законодавства значно знижується після впровадження ПО.

- Збір, накопичення і облік комерційної інформації. Кожне підприємство прагне безперервно покращувати якість обслуговування своїх замовників. Найважливішою складовою цього процесу є ведення історії клієнтів, історії їх замовлень, рівня задоволеності сервісом і багато іншого. Як, крім використання спеціального ПЗ, домогтися цих цілей?

- Підвищити ефективність підприємства. Наслідком досягнення перерахованих цілей стане поліпшення економічних показників підприємства, його ефективності.

Висновок: метою автоматизації є підвищення ефективності підприємства з метою отримання більшого прибутку.

Етапи розвитку IT -інфраструктури підприємства

Будь-яке підприємство в процесі свого розвитку зазнає значних змін. Змінюється кадровий склад, структура підприємства, склад, обсяг вирішуваних завдань і багато іншого. Природно, що і засоби автоматизації, встановлені на підприємстві ростуть і змінюються разом з ним. Процес розвитку інформаційної інфраструктури складається з декількох етапів, послідовно замінюють один одного.

Етап 1. На першому етапі компанія не має ні коштів автоматизації, ні формалізованого бізнес процесу. Як правило, вся інформація і повноваження поділені між двома / трьома особами, які є одночасно і власниками, і торговим і виробничим персоналом. На даному етапі документообіг невеликий, клієнти обчислюються одиницями і відносини з ними побудовані в основному на дружніх, неформальних підходах. Але, час іде, поступово зростає оборот, розширюється клієнтська база, три людини вже перестають справлятися із завданнями і розширюють штат, ускладнюється бухгалтерський та інші види обліку.

Етап 2. На цьому етапі на підприємстві починається автоматизація. Як правило, за допомогою кустарного або неліцензійного програмного забезпечення традиційно закривається найбільш очевидний ділянку - бухгалтерський облік. Однак, такий підхід не дозволяє досягти цілей автоматизації, а навпаки, здатний пошкодити молодому підприємству - зазначені програмні продукти не забезпечені ні супроводом, ні гарантією працездатності, ні відповідністю вимогам законодавства. Якщо розглядати детально таку псевдоавтоматизація, можна побачити наступну картину:

«Кусково автоматизація» або приклад невірної постановки задачі

Незнання або небажання застосовувати описані принципи при проведенні робіт по автоматизації в невеликих компаніях призводить до вельми сумного результату. Найбільш поширеним явищем буває «Кусково» автоматизація. Як правило, вона буває викликана низькою кваліфікацією менеджера, який проводить експрес-обстеження підприємства. В результаті подібного впровадження здійснюється автоматизація не бізнес-процесу від точки входу до точки виходу, а лише одного з складових, виділених подпроцессов. Найбільш критичний випадок, коли і подпроцесс автоматизований не повністю. Приклад подібного впровадження: в адміністративному підрозділі компанії є директор, бухгалтер і секретар. Роботу з первинними документами (рахунки, рахунки-фактури, накладні) здійснює секретар, підготовка первинних документів відбувається за допомогою офісних додатків (MS Word, MS Excell). В кінці дня секретар готує для бухгалтера список рахунків, виданих рахунків-фактур і накладних на відвантаження товару. Бухгалтер веде облік за допомогою MS Excel, з його допомогою готує директору дані про відвантаження товару. У компанії існує локальна мережа, кожен із співробітників має окреме робоче місце з комп'ютером. Обговорення питань автоматизації відбувалося з бухгалтером компанії. Обговорювалося незручність ведення обліку за допомогою MS Excel, відсутність бюджету на програмне забезпечення та скупість директора. Найбільш очевидним рішенням стало впровадження локальної версії програми для ведення бухгалтерського обліку та договір на супровід. В результаті впровадження отримали такий результат: роботу з первинними документами (рахунки, рахунки-фактури, накладні) як і раніше здійснює секретар, підготовка первинних документів відбувається все також за допомогою офісних додатків (MS Word, MS Excel). В кінці дня секретар готує для бухгалтера список рахунків, виданих рахунків-фактур і накладних на відвантаження товару. Бухгалтер переносить отримані дані в програму для ведення бухгалтерського обліку, в ній же веде сам облік. Дані про відвантаження директору надає за допомогою MS Excel. результат:

1. Робота секретаря залишилася без змін
2. Робота бухгалтера на перший погляд стала легше, однак при введенні первинних документів в систему присутній подвійний ризик некоректного введення (помилка секретаря помилка самого бухгалтера), сам процес введення для бухгалтера став більш тривалим через необхідність вводити все поля документа. Процес введення первинних документів виконують два співробітника. Дані для директора з одного боку готувати стало легше, але тепер їх потрібно конвертувати в MS Excell, що також збільшує трудовитрати.

Висновок: «Кусково» автоматизація виділеного процесу не дозволяє домогтися підвищення ефективності бізнесу, призводить до збільшення трудовитрат і посилення впливу людського фактора, що в підсумку призводить до збільшення матеріальних витрат - тобто від подібного впровадження компанія не отримує реальної вигоди, набуває стійка недовіра до автоматизації як такої. Однак, не дивлячись на очевидну неправильність підходу, він повсюдно використовується і до цього дня.

Етап 3. З розвитком підприємства збільшується його штат, починається формалізація процедур роботи, оперативна інформація використовується декількома співробітниками, починається поділ видів обліку. Все це вимагає зміни інформаційної інфраструктури, її розширення. Процес автоматизації триває. Купується і впроваджується ліцензійне «промислове» програмне забезпечення, що дозволяє вирішити кілька завдань, наприклад, пов'язати бухгалтерський, кадровий облік і товарообіг, паралельно виникають порядки роботи, посадові інструкції і так далі. Однак, встановлюється ПО продовжує вирішувати виключно технічну функцію накопичення та обліку даних.

Етап 4. Подальший розвиток підприємства, формалізація його структури і бізнес-процесів висуває нові вимоги до програмного забезпечення. Найважливішим завданням стає аналіз підприємства, аналіз процедур його роботи, не останнє місце займає і аналіз людських ресурсів. Для цього необхідна наявність інструментів, не просто накопичують дані, але і дозволяють їх оцінювати і обробляти. Завдання такого масштабу дозволяє вирішити лише той продукт, який не просто закриває весь процес роботи, але дозволяє цей процес контролювати і покращувати.

Видно, що на кожному етапі вимоги до програмного продукту, що використовується на підприємстві, зростають. Якщо на кожному етапі його міняти, виникнуть природні витрати на перенесення даних, їх коригування в новому продукті, а то і на відновлення інформації. Більш правильним буде вибір ПО, яке вже з першого дня буде допомагати підприємству у вирішенні його завдань, не зажадає серйозних витрат на етапі розвитку, і разом з тим, може розвиватися і розширювати свої функції разом з підприємством.

На етапах 1-2 допускається використання локальних версій програмного забезпечення, але починаючи з третього етапу необхідний перехід до «загальної», мережевої версії, яка поєднує роботу все співробітників підприємства. Розглянемо як приклад два випадки необхідності впровадження багатокористувацької, «мережевий» версії програмного продукту.

Розрахована на багато користувачів версія ПО повинна встановлюватися в наступних випадках:

· Для комплексної автоматизації ділянок бухгалтерського обліку (робота з ОС і НМА, бухгалтерський облік, податковий облік, кадровий облік, реалізація)

· Для комплексної автоматизації етапів існуючого бізнес процесу.

· Для вирішення обох типів завдань одночасно.

Автоматизація ділянок бухгалтерського обліку

Відповідно до таку схему, вихідними даними для подальшої обробки є первинна документація, яка накопичується на підприємстві в процесі його господарської діяльності. Іншими словами, взаємодія з постачальниками і замовниками породжує певні цифрові показники, що підлягають подальшому обліку, обрахунку та аналізу. Схема працює в такий спосіб. Взаємодія з контрагентами породжує документообіг, що є основою для бухгалтерського і податкового обліків, а також утворює оборотні кошти підприємства. Обсяг продажів товарів або надання послуг, придбання основних засобів, нематеріальних активів, витрати на утримання офісу та ін. дозволяють визначити поточний фінансовий стан підприємства і є основою для розрахунку податків і складання звітності до контролюючих органів. Вихідні дані безпосередньо не впливають на кадровий облік, проте дані самого кадрового обліку істотно впливають на облік бухгалтерський. Процес сплати податків та нарахування заробітної плати впливає на роботу з банком і касою, тобто на обсяг оборотних коштів підприємства. Дані отримані в ході ведення бухгалтерського, кадрового та податкового обліків дозволяють проаналізувати економічну ситуацію на підприємстві, складі доходів і витрат, ефективності роботи торгових і виробничих служб і т.д. На основі отриманих в результаті такого аналізу висновків визначається бюджет, кадрову політику підприємства, вимоги до персоналу, формується товарний асортимент, що користується найбільшим попитом, і складської запас. Правильність зроблених висновків дозволяє визначити обсяг продажів замовникам підприємства на основі даних оформлюваних при продажу первинних документів. Схема замкнулася. При відсутності хоча б одного з перерахованих етапів діяльність підприємства не буде ефективною в догоду конкурентам.

Як можна бачити зі схеми роботи, дані, одержувані одним співробітником використовуються іншими в якості вихідних. Результати роботи різних співробітників впливають на підсумкові результати підприємства в цілому, вихідні дані задіяні у всьому процесі, крім того, при випаданні одного з елементів схеми її аналітична складова стає нездійсненним.

Наше завдання - автоматизувати намальований процес зі збереженням (або поліпшенням) наявних схем обміну інформацією, прав на інформацію і обов'язків співробітника, згідно зі штатним розкладом. Тобто маючи дані первинних документів в якості вихідного матеріалу, отримати дані бухгалтерського, податкового та кадрового обліку, а також аналіз стану підприємства в розрізі ефективності роботи торгового і виробничого персоналу, аналіз товарного асортименту і стану складу для ефективного планування діяльності та подальшого розвитку підприємства.

Установка локальних версій ПЗ не дозволяє вирішити поставлену задачу за кількома основними причинами:

· Процес введення та обробки введених даних не виконується паралельно, оскільки доступ до програми організований тільки з одного робочого місця.

· Аналітична робота виконується взагалі за межами бухгалтерії, як структурного підрозділу, при виконанні аналізу підприємства не повинна припинятися робота бухгалтерії

· У разі послідовного виконання всіх завдань на одному робочому місці відбудеться значне падіння продуктивності праці співробітників бухгалтерії (від 40%).

· При роботі з ОП версією неможливо розмежування прав доступу, що призведе до порушення сформованих правил роботи з інформацією і значного зниження рівня її безпеки.

Які вигоди отримує підприємство від установки на багато користувачів (мережевий) версії ПП?

· Автоматизацію виконуваних співробітниками бухгалтерії рутинних процедур.

· Регламентоване поділ прав доступу до введеної і оброблюваної інформації відповідно до посадових обов'язків

· Паралельне виконання робіт

· Можливість в довільний момент часу отримувати оперативні підсумки роботи

· Можливість в довільний момент часу отримувати комерційну інформацію для аналізу структури доходів і планування витрат

· Автоматизацію всіх ділянок бухгалтерського обліку

· Підвищення продуктивності праці співробітників

· Гарантію коректності введеної і одержуваної інформації

· Безпеку і збереження інформації, що вводиться

· Можливість контролю роботи

· Отримання даних про ефективність торгового і виробничого персоналу

Висновок: на підприємствах, що мають декілька співробітників в бухгалтерії, що відповідають за різні ділянки (або за різні етапи одного ділянки) бухгалтерського обліку застосування ОП версії не тільки не змінює поточну ситуацію, а й призводить до збільшення витрат на її утримання і падіння продуктивності.

Автоматизація етапів бізнес процесу підприємства

На схемі уявлень ТИПОВИЙ бізнес процес торгової компании (если компанія займається Надання послуг, процес «товарообіг» змінюється на «Надання послуг»). В результате обраної маркетінгової стратегії відбувається формирование товарного асортименту, Ціноутворення та складського запасу. Маркетингові зусилля служб підприємства створюють потік вхідних замовлень, что породжують процеси документообігу (Первинні документи, договори, Комерційні пропозиції, рекламації, ін.) І товарообігу (відвантаження сплаченого товару, переміщення товару между складами, закупівля товару та робота з браком и ін.). Товар необхідно доставляти до офісу або складу замовника, тому виникає процес «Логістика», керівник не тільки переміщеннями товару (надходження, видаток, резервування, доставка), а й людськими ресурсами підприємства (створення розкладу візитів фахівців і ін.). У процесі роботи з замовленнями існує необхідність постійного моніторингу якості роботи з замовниками підприємства, це покликаний здійснити процес «Оцінка задоволеності». Товарообіг, документообіг, людські ресурси і стан складів несуть вихідну інформацію для фінансових служб підприємства. У процесі аналізу діяльності підприємства враховуються результати всіх процесів, а саме статистика замовлень (співвідношення «звернення / угода», середня сума операції, кількість звернень замовників), бухгалтерські підсумки, товарообіг, оцінка задоволеності. Висновки зроблені на підставі аналізу істотно впливають на кадровий склад підприємства, на його маркетингову політику. Як і в попередньому випадку для ефективного функціонування підприємства необхідно нормальне виконання всіх процесів і налагоджені зв'язки між ними.

Завдання централізації збору, використання, аналізу та зберігання інформації може бути вирішена тільки за допомогою програмного продукту, що дозволяє «накрити» весь бізнес-процес без його суттєвого обмеження і з урахуванням існуючих норм і правил.

Установка локальних версій ПЗ не вирішує поставлене завдання так як:

1. За процеси відповідають різні співробітники, процеси відбуваються паралельно, ОП не допускає одночасної роботи декількох співробітників.

2. Відсутність розмежування прав доступу дає співробітникам і третім особам можливість несанкціонованого доступу до інформації.

3. Відсутність можливості доступу з різних робочих місць створює потенційну небезпеку порушення порядку товаро- і документообігу

4. Великий ризик випадкової загибелі даних

Які вигоди отримує підприємство від установки на багато користувачів (мережевий) версії ПП:

1. автоматизацію процедур, виконуваних співробітниками підприємства

2. регламентоване поділ прав доступу до введеної і оброблюваної інформації відповідно до посадових обов'язків

3. паралельне виконання робіт

4. можливість в довільний момент часу отримувати оперативні підсумки роботи

5. можливість ведення і накопичення комерційної інформації про замовників

6. оцінку задоволеності замовників роботою зі службами підприємства

7. можливість контролю процесів роботи з замовниками

8. можливість в довільний момент часу отримувати комерційну інформацію для аналізу структури доходів і планування витрат

9. автоматизацію всіх етапів бізнес процесу

10. підвищення продуктивності праці співробітників

11. гарантію коректності введеної і одержуваної інформації

12. безпеку і збереження інформації, що вводиться

13. можливість контролю роботи співробітників

14. отримання даних про ефективність торгового і виробничого персоналу

Етапи автоматизації.

На закінчення розглянемо процес впровадження прикладного економічного програмного забезпечення. Дотримання цих етапів дозволить до початку робіт оцінити кваліфікацію постачальника програмного продукту та захистити підприємство від зайвих витрат. Отже, процес впровадження програмного забезпечення складається з декількох етапів:

· Експрес-обстеження. На даному етапі з'ясовується порядок роботи підприємства, основні учасники бізнес-процесу і можуть бути вирішені ними завдання, кінцева мета роботи кожного з них, контрольні точки робочого процесу кожного з учасників. Також з'ясовується склад технологічних ресурсів підприємства, які дані і в якому форматі присутні в поточний момент часу, які з них будуть використовуватися в новому ПЗ.

· Підбір ПО. Необхідно вибрати ПО з урахуванням даних обстеження, в разі неможливості його використання на даній технічній базі або внаслідок питань сумісності, визначити необхідні ресурси для усунення перешкод. На даному етапі пояснюються причини вибору ПО, пояснюється необхідність подальшої підтримки (супроводу) ПЗ і його вартість.

· Впровадження ПЗ. Введення нового ПО в експлуатацію проводиться з урахуванням вже існуючих на підприємстві ролей і правил роботи з інформацією, проводиться розмежування прав доступу, імпортуються даних з раніше використовувалися систем, проводиться перевірка коректності функціонування ПО.

· Навчання персоналу. Навчання співробітників підприємства роботі з новим ПО проводиться відповідно до ролей і правилами роботи з інформацією, також пояснюється порядок вирішення виникаючих питань, порядку супроводу.

· Супровід ПО. Виконання комплексу робіт по безперервної підтримки системи в актуальному і працездатному стані, або створення умов для такої підтримки силами фахівців підприємства.

· Аналіз результату впровадження ПО. Через проміжок часу компанія, яка проводила впровадження, спільно з фахівцями підприємства-замовника, повинна з'ясувати результат впровадження, ступінь досягнення початкових цілей і задоволеність співробітників підприємства проведеними роботами.

Результатом проведення цих робіт стає ясне і однотипне уявлення, як з боку підприємства-замовника, так і з боку виконавця про наступні фактори:

· Причини автоматизації

· Вигоди, що здобуваються замовником від автоматизації

· Вибрані підходи і програмне забезпечення

· Етапи впровадження, результат на кожному етапі

· Терміни впровадження

· Параметри оцінки результату впровадження

Висновок.

- Добрий день! З'єднайте мене, будь ласка, з головним бухгалтером з приводу поставки програмного забезпечення для автоматизації ...

- ...

Перед тим як відразу відповісти на це питання наступного разу, задумайтеся - можливо, вони мають рацію, і питання назріло?