Наше деловое партнерство www.banwar.org

Відсутність співробітника на своєму робочому місці більше 4-х годин поспіль або протягом усього робочого дня / зміни без поважних на те причин вважається прогулом (пп. «А» п.6 ст.81 ТК РФ ). За прогул до порушника застосовуються заходи дисциплінарного стягнення (наприклад, звільнення).

Важливо!
Якщо працівник не з'являвся на роботі протягом 4-х годин рівно, то прогулом це не є (постанова Президії Ростовського обласного суду від 07.05.2015 у справі № 44Г-22/2015).

Для фіксації факту неявки використовується акт про відсутність працівника на робочому місці (його бланк Ви можете завантажити нижче). Даний документ використовується роботодавцем як доказ при залученні прогульника до дисциплінарної відповідальності. Також він може виявитися дуже корисним, якщо з працівником стався нещасний випадок в той час, коли він повинен був знаходиться на роботі.

Перш ніж почати складати акт, потрібно спробувати зв'язатися з працівником, наприклад, по телефону, щоб з'ясувати причини його відсутності. Вони можуть бути поважними (наприклад, тимчасова непрацездатність, виклик на судове засідання і ін.).

Зверніть увагу!
Питання про те, чи є причина поважною чи ні, вирішує виключно роботодавець. Законодавством він не врегульовано.

Хоча аналіз судової практики дозволяє виділити ті фактори, які можна вважати поважними.

• знаходження на лікарняному;
• догляд за хворим членом сім'ї;
• проблеми з громадським транспортом (поломка, пробки);
• важкі погодні умови (снігопад, ураган і т.д.);
• участь в судовому засіданні в якості свідка;
• стихійні лиха;
• аварійні ситуації, надзвичайні події (витік газу / води, пожежа і т.д.);
• ін.

Якщо зв'язатися зі співробітником не вдалося або він відмовився розповідати про причини свого непоявленія на роботі (або його пояснення виявилися непереконливими), то складається доповідна записка безпосереднім начальником порушника у вільній формі. У ній він інформує вище керівництво про те, що сталося.

На доповідну керівник організації накладає необхідну резолюцію, або на її підставі віддає розпорядженні зафіксувати факт неявки. Якщо прогульник підпорядковується безпосередньо керівництву роботодавця, то етап з оформленням доповідної записки пропускається. Замість цього відразу видається розпорядження.

Потім складається акт про відсутність працівника на робочому місці. Робить це, як правило, безпосередній начальник відсутнього підлеглого в присутності не менше трьох свідків - інших співробітників компанії. Щоб виключити зацікавленість осіб, що беруть участь в підписанні акту, рекомендується залучати свідків з інших підрозділів організації.

До речі, задокументувати прогул можуть і фахівці кадрової служби.

Акт не має єдиної обов'язкової форми, тому роботодавець має право розробити свою. (Ви також можете завантажити бланк акта про відсутність працівника на робочому місці на нашому сайті.) Якщо немає розробленої форми, то документ оформляється в довільній вигляді. При цьому він повинен містити наступну інформацію:

1. найменування роботодавця на фірмовому бланку (якщо він не використовується, вказуються реквізити: свідоцтво про Державну / ІН, ІПН, КПП, адреса і т.д.);
2. найменування, дата, номер акта;
3. конкретне місце і час складання акта;
4. найменування посади, ПІБ особи, яка склала акт, і свідків;
5. найменування посади, ПІБ відсутнього працівника, а також його робоче місце;
6. опис дисциплінарного порушення;
7. дата і час (в годинах і хвилинах), протягом якого працівник не з'являвся на роботі;
8. підписи укладача акта і свідків;
9. підпис порушника.

Зразок акта про відсутність працівника на робочому місці представлений нижче.

Акт складається не менше ніж в 2-х примірниках, один з яких вручається прогульникові. Залежно від потреби роботодавець має право оформити і більшу кількість примірників документа.

Далі акт про відсутність працівника на робочому місці, разом з доданою доповідною запискою і / або розпорядженням керівника, передається в кадровий відділ співробітнику, який виробляє облік робочого часу.

Той в свою чергу на підставі документів, що надійшли в табелі обліку робочого часу навпроти відповідного прізвища проставляє:

• літерний код «НН» ( «неявка з нез'ясованих причин») або цифровий код «30» - якщо працівник був відсутній протягом усього робочого дня / зміни;
• літерний код «Я» або цифровий код «01» із зазначенням відпрацьованих годин - якщо співробітника не було протягом більш ніж 4-х годин.

Як правило, акт оформляється в день прогулу. хоча ст.193 ТК РФ дозволяє це зробити протягом одного місяця з дня виявлення дисциплінарного проступку.

Про те, як часто потрібно складати акти при триваючому прогул, законодавство нічого не говорить. У той же час потрібно враховувати, що кожен факт неявки співробітника на роботу повинен бути задокументований. Тому буде ідеальним оформляти документ на кожен день прогулу протягом всього періоду відсутності. Однак, якщо працівник не з'являється на роботі тижнями або місяцями, то періодичність складання акту можна збільшити (наприклад, щотижня за підсумками минулого тижня). Оформляти акт рідше ніж 1 раз на місяць не рекомендується, оскільки на підставі ст.193 ТК РФ застосувати дисциплінарне стягнення можна тільки в місячний термін.

Як тільки «загуляв» співробітник з'явився на роботі, йому відразу вручається акт (акти) про відсутність працівника на робочому місці під розпис. Якщо він відмовляється його підписувати, то в документі про це робиться відповідна відмітка, яка візується укладачем і свідками.

Крім того, роботодавець повинен вимагати надати пояснення. Не можна в цьому випадку обмежуватися тільки усним вимогою. Працівникові обов'язково потрібно вручити письмове повідомлення про дачу письмових пояснень своєї відсутності на робочому місці, в якому він розпишеться.

Повідомити про причини прогулу співробітник може в формі пояснювальної записки. На це йому відводиться 2 робочих дня. Роботодавець має право встановити та більш тривалий термін для дачі пояснень (ч.1 ст.193 ТК РФ ). Його слід зафіксувати в повідомленні. Якщо після закінчення встановленого терміну відповідь від прогульника не надійшов, то складається акт про відмову від дачі пояснень.

На підставі наявних матеріалів розслідування факту відсутності працівника на робочому місці (доповідних, актів, пояснювальних і т. Д.) Роботодавець оцінює, поважні були причини неявки чи ні. І якщо він вважав їх неповажними, то приймає рішення про застосування дисциплінарного стягнення.

Порушнику може бути оголошено зауваження або винесено догану. При цьому оформляється наказ про застосування дисциплінарного стягнення. Якщо співробітника звільняють, то видається наказ уніфікованої форми Т-8 про звільнення.