1. Загальні відомості
2. нормативне регулювання
3. Функції і призначення
4. Як правильно скласти
5. Необхідна документація для оформлення

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Кожен суб'єкт підприємницької діяльності повинен правильно організувати і вести документообіг. Це стосується і питання оприбуткування товарів, при прийманні яких відповідальними особами повинні дотримуватися певні інструкції. Якщо ця вимога не буде дотримуватися, то у комерційної організації або індивідуального підприємця можуть виникнути проблеми як з контролюючими органами, так і з персоналом.

Дуже часто суб'єкти підприємницької діяльності стикаються з недостачами товарів, які виникають в процесі їх отримання від постачальників. У цій ситуації повинен складатися відповідний документ, в якому слід відображати всі відсутні товарно-матеріальні цінності. На підставі цього акта буде здійснюватися списання відсутніх товарів або пред'явлена ​​претензія до постачальника.

Зміст статті

Загальні відомості

Кожен суб'єкт підприємницької діяльності повинен укладати з співробітником, відповідальним за отримання товару, договір матеріальної відповідальності. В цій угоді мають бути прописані всі деталі і нюанси, завдяки чому згодом можна буде залучити винного в нестачі до відповіді.

Як правило, на таку посаду призначаються співробітники окремим наказом керівника. Вони повинні пройти спеціальне навчання або як мінімум інструктаж.

В їх обов'язки буде входити не тільки отримання товару від постачальників, але і оформлення відповідної документації:

• актів прийому-передачі;
• актів недостачі;
• накладних тощо

Дані працівники несуть відповідальність за збереження отриманих товарів, а також за правильність виписування відповідної документації.

нормативне регулювання

Співробітник організації, якого керівник призначив відповідальним за отримання товарно-матеріальних цінностей, повинен досконально вивчити правила заповнення первинної документації. При прийнятті товарів від вітчизняних постачальників, то повинна в чотирьох примірниках заповнюватися форма ТОРГ-2.

У тому випадку, коли здійснюється оприбуткування товару, поставленого іноземними компаніями, матеріально відповідальна особа зобов'язана заповнювати в п'яти примірниках форму ТОРГ-3. Нестачі або товари, що підлягають поверненню, описуються в акті форми ТОРГ-12.

Функції і призначення

У разі недостачі, виявленої в ході прийому товару від постачальника, матеріально відповідальна особа повинна скласти акт. Це виявляється при звірці фактичної кількості що надійшли товарно-матеріальних цінностей з даними, зазначеними в накладній.

Недостача товару може виникнути з наступних причин:

1. Допущена недбалість співробітником постачальника, який неправильно вказав кількість товару в накладній.
2. Має місце злий намір, коли з боку постачальника спеціально в документах вказали більшу кількість поставленої продукції.
3. Під час транспортування була пошкоджена цілісність упаковки.
4. Постачальником був поставлений некомплектний товар.
5. Під час транспортування було скоєно розкрадання товарно-матеріальних цінностей.

Акт, складений при виявленні нестачі товарів, є первинним документом, який повинен відображатися працівником бухгалтерії в відповідних облікових регістрах. За допомогою такої документації здійснюється списання недопоставлених товарів, а також проводиться стягнення з винної сторони матеріальної компенсації.

Правильно складений акт дозволить комерційної організації захистити свої інтереси в судовому порядку, якщо винуватець недостачі відмовиться добровільно врегулювати проблему.

Функції даного документа полягають в наступному:

1. Дозволяє визначити організаційний рівень суб'єкта підприємницької діяльності. Показує, наскільки злагоджено взаємодіють різні відділи підприємства. Якщо керівництво компанії буде дотримуватися строгих правил в усіх питаннях, то недостачі будуть мінімізовані.
2. Дозволяє визначити точну суму збитків, яких зазнав суб'єкт підприємницької діяльності.
3. Відображає суму, яку керівництво організації може в досудовому або судовому порядку зажадати з винуватця недостачі.
4. Використовуються для заповнення облікових регістрів і складання звітності як локальної, так фінансової та податкової.

Акт про виявлення недостачі може бути задіяний суб'єктом підприємницької діяльності при проведенні переучетов в торгових точках, а також при проведенні інвентаризації на складах. Варто відзначити, що якщо переоблік проводиться в продуктових магазинах, то при виявленні недостач будуть враховуватися норми природного убутку.

Багато продуктів харчування з часом втрачають у вазі. Відповідно, при проведенні переобліку буде виявлена ​​певна нестача. У таких випадках відповідальні особи списують недостачу в межах цих норм, а решту суми розподіляють між матеріально відповідальними особами.

Якщо на складі проводиться інвентаризація і по її завершенню виявляється недостача, то уповноважені особи складають відповідний акт, на підставі якого вся сума буде стягуватися з винних. В даному випадку будуть нести відповідальність комірники, які брали товар і не забезпечили йому належного зберігання.

Також може статися ситуація, при якій товарно-матеріальні цінності постраждали в результаті стихійного лиха або будь-якого іншого надзвичайної події. У цьому випадку повинен складатися інший акт, на підставі якого вся сума недостачі буде списана працівниками бухгалтерії.

Також на підставі цього документа керівництво компанії може звернутися до страховика (якщо товарно-матеріальні цінності були застраховані) і зажадати законних виплат.

Як правильно скласти

Щоб уникнути можливих проблем, які можуть виникнути під час проведення перевірки контролюючими органами, або на судовому розгляді, відповідальні особи повинні правильно складати акт про недостачу:

1. Законодавство дозволяє задіяти або типовий бланк, або форму, розроблену організацією, але містить всі необхідні реквізити.
2. Якщо недостача виявляється при прийманні товару від постачальника, то документ складається в присутності його представника. У тому випадку якщо доставку товару здійснювала стороння транспортна компанія, то для оформлення акту необхідно запросити водія або експедитора. Якщо не виходить залучити до оформлення акту ні водія, ні співробітника постачальника, можна запросити незалежного експерта. У тому випадку якщо одночасно приймається товар від різних постачальників і в кожної партії виявляється недостача, то складаються окремі акти. Фахівці настійно рекомендують проводити фото і відео фіксацію порушень. У цьому випадку буде легше довести вину постачальника в судовому порядку.
3. Складений акт повинен бути підписаний матеріально відповідальними особами і представниками постачальника, або незалежними експертами.
4. Відразу після оформлення документа бухгалтер або юрист повинен скласти претензію, яка передається під розпис винною в недостачі компанії. Рішенням даної проблеми може стати повернення постачальником грошових коштів, допоставка товару. Претензію слід передати в найкоротші терміни, певні Федеральним законодавством, інакше постачальник може відмовитися від її виконання.
5. При оформленні акту необхідно в обов'язковому порядку вказати всі основні реквізити і дату.

Документи для скачування (безкоштовно)

У тому випадку, коли матеріально відповідальні особи при прийманні виявили некомплектний товар, вони можуть оформити акт про недостачу. При цьому таким товарно-матеріальних цінностей необхідно забезпечити окреме місце для зберігання на випадок, якщо постачальник погодиться провести їх доукомплектування.

Необхідна документація для оформлення

Для складання акта про недостачу необхідні документи на товар, в яких зазначено кількість відвантаженого постачальником товару.

Після оформлення акта і підписання його всіма відповідальними особами, один екземпляр разом з претензією відправляється постачальнику поштою. Також можна передати пакет документів особисто, або переслати по інтернету, факсу або кур'єром.

Другий примірник акта передається в бухгалтерію організації, недоотримано товар. Співробітники цього відділу зобов'язані підшити цей документ у відповідну папку. Він повинен зберігатися на підприємстві протягом 3 років.

Варто відзначити, що підписувати акт має не менше 3 осіб. Якщо недостачу виявить індивідуальний підприємець, то для нього буде достатньо підпису одного відповідальної особи. Також на цьому документі повинна ставитися кругла печатка суб'єкта підприємницької діяльності, відбиток якої не повинен закривати підпису.

Всі претензії щодо витребування матеріальної компенсації з винних організація може висувати протягом 30 днів з моменту виявлення недостачі.

Якщо недостача була виявлена в ході проведення інвентаризації, то керівництво може відсторонити винних від виконання обов'язків. При цьому вони повинні будуть відшкодувати всю суму збитків, які понесла організація через їхню недбалість або через навмисних дій.

Винні можуть попросити керівника про те, щоб з їх заробітної плати сума недостачі вираховувалася частинами. Якщо начальство не погодиться піти на такі поступки, то допустили нестачу доведеться повертати всю суму одноразово.