1. Kpi і мотивація персоналу
2. Рейтинг публікації:

Наше деловое партнерство www.banwar.org

19 Август 2015 Євген Нєдєлін переглядів:

Kpi і мотивація персоналу

Будь-яка компанія зацікавлена ​​в підвищенні ефективності бізнесу і роботи персоналу. Досягненню цих цілей багато в чому сприяє впровадження кількісно вимірюваних і надійних в оцінці показників - KPI (Key performance indicators).

Основною перевагою системи, побудованої на базі ключових показників, є її універсальність. Вона націлена і на те, що б підвищити зацікавленість персоналу в результатах діяльності компанії. При розробці KPI враховують специфіку діяльності організації. Застосовувати ж KPI можна як для оцінки роботи всієї компанії, її окремих підрозділів так і конкретних працівників. Крім того, система KPI дозволяє зіставити однорідні процеси, які протікають в різних умовах. Також вона дає можливість порівняти показники за кількома підрозділам за один і той же період.

Основна перевага систем KPI в тому, що процес прийняття рішень зводиться до аналізу даних, які доступні в будь-який момент і представлені в заздалегідь затвердженому форматі.

Розрахунки і застосування KPI

Найбільш ефективно застосовувати KPI в великих компаніях роздрібної торгівлі, які мають розгалужену мережу. У цьому бізнесі кожна торгова точка генерує одні і ті ж бізнес-процеси. Це дає можливість топ-менеджменту головного офісу завдяки розробці простих показників бачити відмінності в роботі філій і передбачати труднощі. Більш того, на базі цих показників цілком можливо вибудувати систему мотивації персоналу. До того ж, постійно порівнюючи і аналізуючи результати діяльності кожного з підрозділів з високою часткою ймовірності можна спрогнозувати тенденції розвитку бізнесу в цілому.

Найпростіше розрахувати фінансові показники діяльності. На їх основі будуються бюджети підрозділів, і в кінцевому підсумку розробляється довгострокова стратегія компанії.

Простота розрахунків фінансових показників забезпечується прозорою формою подання фінансової або управлінської звітності. Всі необхідні дані містяться в балансі і звіті про прибутки і збитки. Керівництво може отримати інформацію за будь-який період настільки швидко, наскільки це дозволяє робити використовувана система обліку. На практиці даний час складає від трьох-п'яти днів до 20. Такий термін цілком прийнятний для того, щоб своєчасно здійснювати управлінський вплив.

Розробкою і порівнянням показників повинен займатися внутрішній бізнес-аналітик, в силу необхідності надання точних даних. Він повинен чітко уявляти всі плюси і мінуси кожного з них. Адже показники, які застосовуються для оцінки топ-менеджера і бізнесу в цілому, часто не можна використовувати для оцінки будь-якого відділу. Це пояснюється специфікою роботи кожної структурної одиниці. Наприклад, для оцінки керівника центру відповідальності підійде показник прибутку, що залишається в розпорядженні організації до сплати податків і відсотків (EBIT - earnings before interest and tax). Однак цей показник абсолютно непридатний для оцінки роботи менеджера відділу по роботі з клієнтами. Справа в тому, що EBIT - виключно фінансовий показник. Він характеризує ефективність ведення бізнесу, тобто безпосередньо залежить від доходів і витрат компанії. Менеджер відділу по роботі з клієнтами безпосередньо на ці цифри не впливає. Оцінкою його роботи повинен служити інший, нефінансовий показник. Наприклад, кількість врегульованих претензій клієнтів або відсоток цієї кількості до загальної кількості претензій.

Основні вимоги до KPI

Цінність системи показників полягає не в моніторингу даних за принципом «порахував-порівняв-забув». Головне - вона дозволяє виявити закономірності розвитку бізнесу в цілому або окремих бізнес-процесів. Крім того, показники KPI використовуються в короткостроковому і довгостроковому бюджетуванні. Адже бюджет за своєю суттю - це сукупність фінансових показників, що ведуть компанію до виконання заздалегідь намічених стратегічних і тактичних цілей. Причому зазвичай головна з них - це отримання прибутку, тієї самої EBIT, у відповідність з якою оцінюється робота топ-менеджера. В цьому і є взаємозв'язок системи KPI з бюджетуванням. Але однієї тільки сполучною функцією підтримки бюджету система ключових показників не обмежується. Крім цього, KPI виконують і інші функції, наприклад:

- дозволяють оцінити роботу кожного працівника або групи;

- сприяють мотивування персоналу на результат;

- підвищують відповідальність кожного працівника за свою ділянку роботи;

- дають можливість розвивати і покращувати найбільш перспективні напрямки бізнесу;

- дають базу менеджменту для пошуку «слабких» місць в бізнесі

- в доступній і наочній формі показують вплив того чи іншого процесу на результат;

- надають осмисленість кожному управлінського рішення.

При розробці системи KPI слід враховувати певні вимоги, які пред'являються до кожного з коефіцієнтів:

• Кожен коефіцієнт повинен бути чітко визначений, тоді виміряти його зможе будь-який користувач. У тому числі і співробітник, результати якого оцінюються за допомогою даного індикатора. Наприклад, організація найпростішого обліку на робочому місці менеджера по роботі з клієнтами сприяє тому, що він легко може обчислити «свій» KPI, користуючись даними, які завжди під рукою.
• Затверджені показники і нормативи повинні бути досяжні. Мета повинна бути реальною, але в той же час бути стимулом.
• Кожен з показників повинен бути в сфері відповідальності тих людей, які піддаються оцінці.
• Показники повинні сприяти мотивації і зростання ефективності персоналу, а це безпосередньо пов'язано з постановкою цілей. Так, при виконанні відділом продажів плану по залученню нових клієнтів (KPI - кількість нових клієнтів залучених за період), відділ може розраховувати на додаткову премію. При невиконанні плану, навпаки, премія не виплачується.
• Показники також повинні бути порівнянними, тобто одні і ті ж показники можна порівняти в двох подібних ситуаціях. Наприклад, середній чек (KPI - відношення середньоденний виручу ки до кількості чеків за день) не може порівнюватися в магазині, розташованому в місті обласного масштабу, і магазині такого ж формату, але перебуває в «глибинці».
• Динаміка зміни коефіцієнта повинна мати можливість бути представленою наочно (графічно), щоб на підставі результатів можна було робити висновки і приймати рішення.
• І, нарешті, кожен показник повинен нести сенс і бути базою для аналізу. На перший погляд принцип банальний, але він є основним. Наприклад, візьмемо такий KPI, як відношення суми витрат на утримання адміністративного апарату до загальної маси прибутку. Формально, як не дивно, такий показник задовольняє всім перерахованим вище ознаками: кількісно виміряний, може бути нормований, представлений графічно, показана динаміка і так далі. Але замислимося на секунду, в чому ж його сенс і що такий коефіцієнт показує? Звичайно ж, цей приклад в гротескної формі показує дію принципу відповідності форми до змісту. Проте, на практиці при розробці KPI можуть траплятися подібні казуси. Особливу увагу необхідно приділяти впровадженню нових індикаторів, залучаючи до процесу аналізу експертів. Ними можуть бути керівники, а також найбільш підготовлені фахівці фінансових і комерційних структур підприємств.

Приклади використання показників

Крім загальноприйнятих показників (як правило, фінансових), кожної компанії доведеться виробити ще й власні. Це пов'язано з тим, що існує різна специфіка бізнесу і різні цілі, які визначає власник. Так, розвивається бізнес може оцінюватися за тим самим вищезазначеного коефіцієнту EBIT. А ось компанію, вже минулий період свого становлення, можна оцінити по рівню валового прибутку (Gross profit) або, як варіант, за рівнем прибутковості (Gross Margin). При цьому, зрозуміло, аналізуються і інші «супутні» складові діяльності: адміністративні, загальні, маркетингові витрати і т. Д.

На закінчення має сенс навести кілька найбільш поширених KPI (див. Таблицю). Вони можуть бути використані для оцінки того чи іншого керівника або підрозділу. Заповнивши подібну таблицю для кожного з розроблюваних показників, менеджер будь-якого рівня зможе знайти відповідь на питання про те, що ж він хоче поліпшити в своїй роботі або як використовувати вже наявні ресурси більш ефективно.

Приклади показників для оцінки результатів роботи

Показник Що означає Хто оцінюється Можлива періодичність розрахунку Для чого може бути використаний EBIT, прибуток залишається після оподаткування, сплати відсотків і дивідендів
Прибуток, що залишається після сплати податків, на яку впливають рівні доходів, витрат, інвестицій (амортизації) Генеральний директор, директори філій, які відповідають за дохідну, і видаткову частину свого бюджету
Щомісяця, щокварталу, щорічно Розрахунок бонусів, резерв самофінансування, отримання кредитів, оцінка рентабельності вкладень і т. Д. Gross Margin, рівень прибутковості (як правило у відсотках) Відношення валового прибутку до виручки (загального обсягу продажів) Керівники відділів, напрямів бізнесу, розвиваючі продукт або послугу
Щорічно, щомісячно, а також аж до товару або технологічно завершеного процесу Для оцінки перспектив розвитку продукту, впливу попиту на товар або послугу, впливу конкуренції Turnover ratio, ротація кадрів Відношення загального числа звільнених за період до середньооблікової чисельності працюючих за той же період Директор з персоналу , керівники структурних підрозділів компанії, що мають окремий штатний розпис щомісяця, щокварталу щорічно Для оцінки впливу плинності кадрів на результати бізнесу, прогнозування період найбільш активного пошуку персоналу, визначення лояльності кожної категорії працюючих, для виявлення прихованих резервів економії, оцінка ефективності роботи кадрового апарату Середній обсяг продажів Обсяг продажів (в штуках, грошових одиницях), який приносить кожен продавець
Відділ продажів, менеджер з продажу
Щодня, щотижня, щомісяця, щокварталу, щорічно Планування дохідної частини бюджету підрозділу, вимір ефективності роботи кожної людини або відділу і, як наслідок, розподіл преміального фонду, виявлення сезонності Співвідношення періодів оборотності дебіторської та кредиторської заборгованості (так само як і кожен з періодів окремо) відношення середнього терміну оплати покупців до середнього терміну оплати постачальникам Відділ по роботі з клієнтами, фінансовий відділ, комерційний відділ, відділ продажів щомісяця о, щоквартально, щорічно Планування грошових потоків і касових розривів, отримання кредитів, розрахунок відстрочок платежів за контрактами, встановлення розмірів знижок за ранню оплату, виявлення внутрішніх джерел фінансування

Роман Душулін

Зверніть увагу на наші тренінгові програми:

Статті по темі:

Рейтинг публікації:

Поділитися в соціальних мережах:

Мітки: мотивація