Наше деловое партнерство www.banwar.org

КІС

Найчастіше терміном "договірна робота" позначають власне укладення договору. Більш правильно комплексне розуміння договірної роботи як процесу, який починається з моменту прийняття рішення про доцільність укладення договору і закінчується передачею виконаного договору на зберігання в архів (див. Рис. 1).

Мал. 1. Основні етапи договірної роботи

Склад і послідовність виконання етапів договірної роботи однакові для організацій малого бізнесу, що працюють з десятками договорів на рік, і великих підприємств з тисячами і десятками тисяч договорів на рік. Відмінність полягає в різної складності самих етапів.

Зі збільшенням числа договорів до тисячі на рік і більше організації стикаються з нагальною потребою:

- контролювати доцільність укладення договорів і обгрунтованість вибору контрагентів;

- оптимізувати списки осіб, що погоджують договори, з метою, з одного боку, мінімізації ризиків помилок при їх укладанні і, з іншого, - скорочення часу на узгодження;

- створювати процедури, що забезпечують максимально швидке узгодження договорів;

- формувати досьє договорів (або контрагентів) з використанням різноманітних джерел з метою мінімізації ризиків;

- організувати оперативний доступ до досьє договору (або контрагента) для всіх зацікавлених осіб, в тому числі в територіально розподіленої компанії;

- контролювати виконання договорів, включно з виконанням фінансових зобов'язань.

Для вирішення цих завдань компанії прагнуть формалізувати договірної процес і розробляють для нього спеціальні регламенти. Реальний регламент однієї відомої вертикально-інтегрованої компанії паливно-енергетичного комплексу містить розділи, що визначають: ліміти матеріальної відповідальності, в рамках яких відповідальні особи можуть укладати договори; процедури вибору контрагента при проведенні конкурсів і аукціонів; особливості укладення угод за допомогою електронної торгової площадки; вимоги до оформлення та узгодження договорів; порядок контролю виконання, обліку та зберігання договорів та пов'язаних з ними документів. Крім того, він містить вимоги щодо підготовки більше 20 видів звітів, які допомагають керувати процесом і контролювати його.

Розробка і супровід регламенту (в розглянутому прикладі - обсягом понад 100 сторінок) самі по собі є непростими завданнями для підрозділу, відповідального за договірну діяльність в організації. Однак з ще більшими труднощами стикаються виконавці такого регламенту.

Співробітника, який відповідає за оформлення і супровід договору, зазвичай називають відповідальним виконавцем. Це чи посадова особа, зацікавлена ​​по суті своєї роботи в укладенні договору, або фахівець в предметній області, пов'язаної з укладенням договору. При роботі з паперовим регламентом всі учасники договірного процесу, перш за все відповідальні виконавці, зобов'язані досконально знати регламент, неухильно дотримуватися його і стежити за всіма його змінами. В іншому випадку користі від регламенту буде не багато. Іншими словами, створення регламенту вносить ясність в процес договірної роботи, проте в разі "паперового" регламенту від учасників цього процесу потрібні значні організаційні зусилля і тимчасові витрати, спрямовані на його дотримання.

Інша ситуація складається, якщо завдання по забезпеченню відповідності процесу його регламенту перекладаються на спеціалізовану інформаційну систему. Ця система - свого роду електронний регламент - буде підтримувати і його зміни. Останні неминучі в будь-який розвивається. При такому підході договірна робота помітно спрощується для всіх її учасників.

Підходи до автоматизації договірної роботи

Регламент договірного процесу задає правила, що визначають послідовність, в якій повноваження щодо прийняття рішень переходять від одного учасника до іншого. Інакше кажучи, регламент є опис упорядкованого набору стадій, для кожної з яких вказано відповідальний, стисло описані тією процедури, вказані допустимі варіанти переходу на інші стадії (рис. 2). Для автоматизації процесів, організованих у вигляді послідовності стадій і розрахованих на колективне виконання, призначений інструментарій workflow.

Мал. 2. Узгодження договорів - це багатоетапний процес, в якому беруть участь багато

підрозділи компанії

При відповіді на питання, на який технологічній платформі створювати систему автоматизації договірної роботи, в першу чергу слід звертати увагу на наявність в ній вбудованих засобів розробки і супроводу workflow-додатків. Останні повинні забезпечувати:

- динамічне призначення відповідального за ту чи іншу стадію договірного процесу з числа співробітників, що володіють потрібною роллю, безпосередньо перед виконанням цієї стадії. Дана можливість необхідна для виключення простоїв, пов'язаних з хворобою або відрядженнями співробітників;

- рольову організацію процесів. Співробітники підприємства повинні мати можливість брати участь в бізнес-процесі в різних якостях. Так, в залежності від ситуації (виду оброблюваного документа) співробітник може бути або відповідальним виконавцем, або погоджує, або підписантом;

- відправку зацікавленим особам повідомлень про події з попередньо заданими правилами. Якщо подія передбачає виконання деякого дії, в повідомленні повинна бути передбачена можливість переходу в потрібну частину системи (наприклад, за посиланням на картку c текстом договору, що вимагає узгодження);

- можливість моделювання бізнес-процесу (побудови схеми його проходження) за допомогою візуальних засобів;

- підтримку версійності моделей бізнес-процесу (схем його виконання) та документів. При внесенні змін до модель бізнес-процесу слід забезпечити коректне завершення процесів (зокрема, узгодження), які здійснюються по її старої редакції, або перезапуск процесу за новою версією моделі. Також необхідно зберігати всі версії модифікованого документа, що формуються в ході узгодження.

Крім того, важливою вимогою до платформи є наявність гнучких механізмів формування звітів і широких можливостей інтеграції з фінансовою системою, в якій накопичуються дані по виконанню фінансової частини договірних зобов'язань.

Як правило, автоматизація в організаціях починається з фінансового контуру, де в тому чи іншому вигляді ведеться робота з договорами. Для цього може використовуватися російська система ( "1С: Підприємство", "Парус") або фінансові модулі, що входять до складу відомих західних повнофункціональних ERP-систем (SAP R / 3 або Oracle E-Business Suite). Багато розвинених ERP-системи включають механізми workflow, і в принципі на їх базі може бути реалізована workflow-система підтримки договірної роботи.

Однак у такого рішення буде невиправдано висока вартість. Припустимо, договір поставки обладнання треба узгоджувати з господарською службою (для перевірки наявності необхідної кількості місця на складі), з планово-економічною службою (для підтвердження бюджету за обраною статті витрат), з фінансовою службою (в частині оптимізації оподаткування), з особами, в чиїх інтересах укладено договір (для підтвердження коректності специфікації обладнання). А оскільки практично всі функціональні підрозділи укладають договори, це означає, що доведеться встановити дорогі модулі ERP-системи, що мають відношення до договорів, на робочих місцях практично всіх керівників і провідних співробітників організації.

Інший підхід полягає в реалізації програми для ведення договорів на основі платформи підтримки колективної роботи, зрозуміло, якщо в ній закладені можливості реалізації workflow-систем. Цей підхід також передбачає, що для контролю виконання договорів подібна система повинна бути інтегрована з фінансовим модулем системи управління підприємством, в якому накопичуються фінансові дані по виконанню договорів. Такий підхід може бути реалізований, наприклад, на рішеннях IBM Lotus (див. Рис. 3).

Мал. 3. Рішення IBM Lotus, використовувані для

реалізації системи автоматизації договірної роботи

Додатки на платформі Lotus можна інтегрувати з ERP-системами різних вендорів, причому допускається інтеграція як на рівні обміну даними, так і на рівні бізнес-логіки. Для обміну даними, як правило, використовують механізми DECS (Domino Enterprise Connection Services), LEI (Lotus Enterprise Integrator) і ODBC / JDBC. Перші два служать для організації двонаправленого обміну між системами тільки за допомогою налаштувань, без програмування. Інтеграція із зовнішніми програмами може бути забезпечена спеціальними конекторами. Так, наявність коннектора до SAP R / 3 дозволяє Lotus Domino взаємодіяти безпосередньо з об'єктами ERP-системи через інтерфейс BAPI і виконувати написані на ABAP / 4 програми із застосуванням механізму виклику віддалених процедур (RPC).

З нашого досвіду, вартість створення і впровадження повнофункціональної системи підтримки договірної роботи на платформі Lotus, включаючи інтеграцію, для підприємства середнього масштабу становить 50-100 тис. Дол.

Необхідно також згадати третій, обмежений за своїми можливостями підхід до автоматизації договірного процесу на основі систем електронного документообігу. В цілому ряді тиражних продуктів такого роду містяться модулі, що автоматизують деякі етапи договірного процесу.

вибір контрагента

Основне завдання даного етапу - вибір постачальника, підрядника та т. Д., Який зможе виконати передбачений в договорі обсяг робіт в термін, з належною якістю і за прийнятною ціною. Для організації тут є внутрішні і зовнішні ризики, і їх необхідно враховувати для забезпечення економічної безпеки. До внутрішніх ризиків слід віднести ризик несумлінності відповідального виконавця, зловживання ним службовим становищем, до зовнішніх - несумлінність контрагента.

У невеликих організаціях керівництво, яка підписує договір, як правило, добре знайоме з предметною областю і кон'юнктурою ринку, а тому відповідальний виконавець з самого початку ретельно підходить до вибору контрагента на основі об'єктивних критеріїв. Ризики внутрішніх зловживань тут відносно малі.

Навпаки, у великих організаціях вони можуть бути відчутні. Вище керівництво не має часу і глибокими знаннями предметної області, щоб контролювати вибір контрагентів відповідальним виконавцем. Тому великі організації розробляють спеціальні формальні процедури вибору контрагентів і створюють колегіальні органи, покликані контролювати прийняття таких рішень. Одна з цих процедур (вона фіксується в регламенті договірної роботи) полягає у встановленні індивідуальних і колективних лімітів матеріальної відповідальності, що обмежують грошові суми, в межах яких можуть укладатися договори. Це може бути або максимальна сума, можна для укладення договору, або сума, що виділяється менеджеру на обмежений час, наприклад на квартал, в межах якої він може здійснювати витрати. В останньому випадку при кожному укладанні угоди залишок ліміту зменшується на її суму. У разі індивідуального ліміту рішення про його використання приймається власником. У разі колективного ліміту "добро" повинна дати група власників.

Зовнішні ризики зазвичай знижуються перевіркою стійкості і благонадійності організації-контрагента, відсутності у неї простроченої дебіторської заборгованості, наявності необхідних ліцензій, дозволів, довіреностей тощо.

Для мінімізації ризиків при виборі контрагентів на систему автоматизації договірної роботи доцільно покласти такі функції:

- ведення досьє контрагентів. Деяким організаціям потрібна ретельна перевірка контрагентів та створення єдиної бази їх досьє. Для підприємств, що входять в один холдинг, спільне ведення таких досьє просто необхідно, оскільки нерідко вони працюють з одними і тими ж контрагентами. Одна досить велика виробничо-збутова нафтова компанія має спеціалізований додаток для зберігання результатів перевірок контрагентів службою безпеки. У досьє контрагента відображається інформація, що характеризує його благонадійність: електронні образи офіційних документів (статуту, свідоцтва про його реєстрацію, листи про постановку на облік платника податків), а також кількісна характеристика, яка показує, до якої групи ризику належить той чи інший контрагент. Використання усіма підприємствами холдингу єдиної бази дозволяє вести загальну класифікацію контрагентів за групами ризику. Якщо організація має справу з кредитними угодами, доцільно розширити спектр інформації, що зберігається в досьє контрагента. В цьому випадку слід передбачити внесення даних з фінансової звітності контрагента (балансу, звіту про прибутки і збитки та ін.), Інформації про загальну чисельність співробітників, віці організації та інших її характеристиках. В системі також корисно відображати інформацію про поточний розмір дебіторської та кредиторської заборгованості контрагента, витягуючи її з фінансового модуля автоматизованої системи управління;

- підтримка вибору контрагентів. Як правило, організації проводять серед контрагентів торги для виявлення кращої пропозиції. За деякими напрямками вони працюють з цілком певними контрагентами (стратегічними партнерами). В системі необхідно вести списки контрагентів, зберігати всю конкурсну документацію та отримані від контрагентів оферти, а також мати механізми для автоматичного відбору кращих пропозицій відповідно до заданих формальними критеріями. На підставі збережених відомостей по контрагенту можуть формуватися значення агрегованого кількісного показника ризику взаємодії з ним. Такий показник нерідко служить основним критерієм при ухваленні рішення про доцільність укладення угоди з контрагентом. Тут же слід зберігати протоколи рішень конкурсної комісії з вибору кращої пропозиції, а також інформацію про хід узгодження прийнятого рішення. Як результат, співробітник, уповноважений перевірити обґрунтованість вибору контрагента, має для цього в системі всю відповідну документацію.

підготовка проекту

Великі організації мають справу з цілим спектром дохідних і видаткових договорів. Як показує досвід, юридичні служби таких організацій розробляють спеціальні шаблони договорів і наполягають (по можливості) на підписанні більшості договорів саме в своїй редакції.

Тому виникає питання забезпечення відповідального виконавця актуальними версіями шаблонів і розміщення їх в системі підтримки договірної роботи. В цьому випадку відповідальний виконавець бере із системи відповідний шаблон, створює на його основі проект договору, який потім передає на узгодження і підписання.

Можлива й інша організація роботи: в холдингу, що займається роздрібними продажами нафтопродуктів, користувач створює картку договору в системі "1С: Підприємство" і за допомогою спеціальної кнопки, яка активізує механізм інтеграції, відправляє її на узгодження в автоматизовану систему договірної роботи, реалізовану на платформі Lotus Domino / Notes. Ця дія ініціює висновок на екран картки договору в системі Lotus, заповненої відповідно до значень полів картки "1C: Підприємство".

На цьому ж етапі важливо забезпечити автоматизований контроль виконання лімітів матеріальної відповідальності. Система зберігає відомості по всім співробітникам, наділеним правом укладати договори, і дані про розмір затверджених індивідуальних і колективних лімітів матеріальної відповідальності. Якщо сума договору перевищує залишок ліміту, то в залежності від налаштувань система може або відмовити в укладенні договору, або дати дозвіл, але одночасно з цим автоматично в фінансову службу йде повідомлення про перевищення ліміту. Перевірка на відповідність договору ліміту може здійснюватися як до відправки договору на узгодження (система просто не дозволить запустити на узгодження некоректний договір), так і під час узгодження - остаточне рішення, наприклад, беруть фінансисти.

Наявність в системі актуальних даних про ліміти і їх використанні дозволяє (із застосуванням аналітичних звітів) контролювати дію механізму лімітів матеріальної відповідальності.

Узгодження і підписання

Узгодження договору - процес розгляду договору уповноваженими посадовими особами з метою виключення юридичних, виробничих, фінансово-господарських та економічних ризиків. Оскільки за різні види ризиків відповідають різні служби, відповідно договору крім функціонального підрозділу, в чиїх інтересах укладено договір, беруть участь, як правило, фінансова та планово-економічна служби, юридичний підрозділ, нерідко служба безпеки. При наявності зауважень відповідальний виконавець їх враховує і запускає скоригований договір на повторне погодження.

У великих організаціях процес узгодження тривалий і складний. Склад узгоджувальних сторін варіюється в залежності від виду договору, причому число співробітників, що беруть участь в процесі, нерідко перевалює за десяток. Слід виділити три проблемні області, що впливають на якість узгодження:

- визначення листа узгодження. Відсутність спеціальних правил для формування списку узгоджувальних сторін призводить до того, що відповідальний виконавець може або включити в цей список надто широке коло осіб для підстраховки, або пропустити важливого узгоджувального;

- проходження документа по маршруту. Невиправдано довгий список узгодження призводить до вкрай неефективного використання робочого часу відповідального виконавця і непередбачуваною тривалості даної процедури. Узгодження договору може затягнутися на місяць і більше, якщо його проект передається для візування в підрозділи послідовно;

- контроль виконавської дисципліни. Відсутність статистичних даних про час, протягом якого договори знаходяться на різних етапах узгодження, не дозволяє виявити "відстаючі" підрозділи і прискорити процес.

Для вирішення цих проблем в додатках по автоматизації договірної роботи широко застосовується механізм workflow.

Оптимізація листа узгодження

Правильне формування листа узгодження часто диктується двома факторами - видом договору і його умовами, які повинні бути спеціальним чином враховані в системі. Вид договору можна пов'язати з затвердженим маршрутом його узгодження. Це означає, що при постановці на узгодження проекту договору конкретного виду система буде вибирати маршрут автоматично.

Аналогічно в разі виконання конкретних умов проекту договору система доповнить лист погодження новими учасниками процесу. Так, якщо сума договору перевищує 1 млн. Руб., Вона включить в нього ще й віце-президента організації з фінансів. Інший приклад: якщо договір укладається з контрагентом вперше, в лист погодження автоматично буде включений керівник служби безпеки.

Всі необхідні маршрути узгодження будуть реалізовані, якщо система підтримує не тільки послідовне і паралельне (одночасне) узгодження, але також дозволяє формувати змішані маршрути узгодження з передачею документа в ту чи іншу підрозділ за умовами (див. Рис. 4).

Мал. 4. Підтримка складних маршрутів узгодження - запорука гнучкості системи

Багато компаній використовують не тільки функціональну, але і проектну організацію робіт. Стосовно до таких підприємств для кожного співробітника в системі можна вказати перелік ролей з обробки документів (узгоджувальний, який стверджує і т. П.), При цьому користувач може мати різні ролі в функціональному підрозділі, де він трудиться, і в проектах, в яких він бере участь . Займаючись конкретним документом, користувач має права, відповідними тієї його ролі в підрозділі (проект), яка вказана в даному документі.

Оптимізація часу узгодження документа

Скорочення термінів узгодження проектів договорів здійснюється різними способами. Перш за все необхідні механізми, які встановлюють обмеження на час узгодження документа. Наприклад, відповідно до прийнятих в компанії правилами роботи відповідальний виконавець встановлює тривалість розгляду проекту договору - не більше 48 годин (т. Е. В межах двох днів). Учасник узгодження, яка не завізував за цей час проект договору (або не виніс по ньому зауважень), автоматично вважається згідним з документом (віза "згоден"). При цьому система фіксує, що даний співробітник договір реально не бачив.

Для усунення ризику "зависання" документа у одного з учасників узгодження в систему включаються механізми передачі повноважень іншим учасникам процесу. Уповноважена особа може призначати заступника на час відрядження або хвороби, а також делегувати співробітникам відповідальність з певного кола питань. Необхідно також передбачити механізм оперативної автоматичної зміни відповідальної особи при настанні тих чи інших відомих системі подій. Цей механізм виручає при високій завантаженості фахівців узгоджувального підрозділу в ситуації, коли треба узгодити договір в стислі терміни.

Розглянемо як приклад реальну процедуру узгодження проектів договорів з юридичною службою однієї державної нафтогазовидобувної компанії: всі вступники договори спочатку приходять на розгляд до старшого юрисконсульта, який або проводить експертизу сам, або призначає одного зі своїх підлеглих. У даній ситуації проходження договору може зупинитися, якщо старший юрисконсульт знаходиться на нараді або не може відволіктися від інших важливих справ. Механізм автоматичної зміни відповідального вирішує цю задачу в такий спосіб: якщо після закінчення двох годин з моменту надходження договору до старшого юрисконсульта виконавець не названий, система розішле повідомлення про необхідність узгодження договору всім юрисконсультам. В кінцевому підсумку відповідальним буде автоматично призначений той з них, хто першим візьме договір в роботу.

На етапі узгодження також корисні функції підтримки версійності документів. При створенні системи договірної роботи на платформі Lotus цю задачу можна покласти на Lotus Domino Document Manager - продукт, що дозволяє додавати в систему нові версії документів (файлів, наприклад, на етапі обліку відповідальним виконавцем одержаних зауважень) і створювати їх редакції (якщо узгоджувальний вносить свої зауваження за текстом). Document Manager зберігає в системі всі версії документів як під час узгодження, так і після передачі договору на зберігання, т. Е. Забезпечує архівне зберігання договорів.

Відомості з картки узгодженого і підписаного договору необхідно зробити доступними для фінансової системи, де в подальшому буде вестися облік виконання зобов'язань. Це можна здійснити за допомогою одного зі згаданих вище механізмів інтеграції. У нашій практиці є приклад реалізації цієї функції за допомогою механізму ODBC, який передає дані договори в фінансовий модуль "1С: Підприємства".

Контроль виконавської дисципліни

Говорячи про контроль, слід згадати функції системи, які повідомляють відповідального виконавця про рішення кожного узгоджувального особи по документу ( "згоден", "зауваження", "анулювати"), і засоби візуалізації, що дозволяють користувачеві в будь-який момент бачити, на якій стадії узгодження знаходиться проект договору.

Для контролю ходу узгодження необхідно мати механізми для накопичення інформації про те, за якими договорами, підрозділам і співробітникам мали місце порушення в установленому регламенті договірного процесу. Як показує практика, особливо затребуваною є аналітична зведення термінів узгодження. Вона дозволяє оцінити як фактичний час узгодження документів, витрачений кожним согласующим особою або підрозділом, так і тривалість простоїв. Володіння цією інформацією відіграє ключову роль в підвищенні виконавської дисципліни узгодження договорів.

Контроль виконання договорів

В період дії договору проводиться контроль виконання зобов'язань, взятих на себе обома сторонами. Чим більше в організації діючих договорів і чим вони складніші, тим більше зусиль доводиться докладати, щоб зобов'язання були виконані своєчасно, документи, що підтверджують виконання договору, були представлені в повному комплекті, оперативні дані для керівництва сформовані в термін.

Як правило, контроль виконання зобов'язань спільно здійснюють відповідальні виконавці за договорами та фінансова служба організації. Відповідальний виконавець виконує предметну частину договору. Він отримує і вводить в систему електронні образи всіх стосуються виконання договору документів, а також передає ті з них, що пов'язані з розрахунком зобов'язань (документи первинного обліку), співробітникам фінансової служби. Останні відображають їх у фінансовій системі, організовують зберігання, а також контролюють виконання договорів з точки зору погашення всіх зобов'язань по оплаті.

Однак повна відповідальність за договором, включаючи його фінансову частину, в багатьох компаніях покладається на відповідального виконавця. Тому виникає необхідність зробити інформацію про платежі за договорами, що вноситься в фінансовий контур управління підприємством, доступною в системі підтримки договірної роботи, з якою мають справу відповідальні виконавці за договорами. Таке завдання вирішується засобами механізмів інтеграції (див. Рис. 5).

Мал. 5. Інтеграція системи автоматизації договірної роботи з фінансовою системою

За допомогою системи контролю візування і виконання договорів, реалізованої на платформі Lotus, відповідальні виконавці за договорами мають можливість в будь-який момент переглянути дані про фактичне виконання договорів, зафіксовані в фінансовому модулі SAP R / 3, прямо в картці узгодженого договору.

Трудомісткість контролю виконання договорів пов'язана з необхідністю підготовки великого числа складних звітів, що відображають фактичні та планові показники за договором, динаміку освоєння бюджетів, обсяг простроченої дебіторської заборгованості та ін. До одного договору може ставитися безліч додаткових угод, договори можуть включати перезаліки і т. Д. при використанні автоматизованої системи роботи з договорами, реалізованої на платформі Lotus, замовник отримує виняткові можливості побудови складних аналітічес ких звітів, необхідних для контролю договірного процесу на всіх його етапах. Досягається це за рахунок консолідації в системі всієї інформації за договорами: про контрагентів, про підготовку, про хід та результати узгодження договорів, про планові та фактичні показники виконання зобов'язань.

З автором, керівником проектів по створенню систем автоматизації договірної роботи компанії "Аплана", можна зв'язатися за адресою: [email protected].

Версія для друку

Тільки зареєстровані Користувачі могут залішаті Коментарі.