1. Автоматизація бізнесу: управління закупівлями на новому рівні
2. Вибір програми для управління закупівлями
3. Управління закупівлями з програмою «бизнес.Ру»
4. Як ефективно управляти закупівлями
5. Робота з замовленнями постачальникам з програмою «бизнес.Ру»
6. Як працювати із замовленнями постачальникам

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Сучасні підприємці вже оцінили зручність і простоту різних сервісів для управління торгівлею і складом. Програми для автоматизації дозволяють аналізувати дані продажів за різні періоди, на основі них планувати закупівлі, контролювати обсяги товарів на складі, легко і швидко вивантажувати всі документи і формувати замовлення постачальникам в стислі терміни. Про всі можливості управління закупівлями і поставками з допомогою систем автоматизації читайте в нашій статті.

зміст:

1. Автоматизація бізнесу: управління закупівлями на новому рівні
2. Вибір програми для управління закупівлями
3. Управління закупівлями з програмою «бизнес.Ру»
4. Робота з замовленнями постачальникам з програмою «бизнес.Ру»

Автоматизація бізнесу: управління закупівлями на новому рівні

Кожен власник роздрібного бізнесу стикається з проблемою управління закупівлями. Складнощі в даній сфері викликані в першу чергу тим, що потрібне дотримання «золотої середини».
Закупівлю товарів і створення асортименту необхідно грамотно вибудувати таким чином, щоб одночасно задовольняти запити споживачів, не допускати «залеживанием» товарів на складі, але, в той же час, мати необхідний товарний запас і вибудовувати правильні стосунки з постачальниками.
Саме управління закупівлями допомагає рітейлерам ефективно використовувати свої торгові площі, завжди «йти в ногу» з попитом споживачів, створюючи оптимальний асортимент товарів в магазині, і тим самим досягати високої рентабельності.

Пройшли ті часи, коли власники магазинів або товарознавці, стикаючись з необхідністю замовлення товарів, використовували «інтуїцію», створювали багаторівневі алгоритми, складали плани на основі тижневих, місячних, квартальних звітів, порівнювали обсяг продажів за різні періоди, використовуючи різні документи бухгалтерського обліку.

Сьогодні необхідність в такій дійсно важливою, кропіткої та відповідальної роботи відпала: на зміну «ручного» управління замовленнями прийшли сучасні функції програм автоматизації, основними серед яких є управління закупівлями і прогнозування обсягу роздрібних продажів.

Читайте також: А навіщо вам система CRM?

Експерти впевнені, що завдяки автоматизації невеликі роздрібні магазини зможуть вирішити відразу ряд важливих завдань:

Перше завдання - оптимізація товарних запасів і поліпшення асортименту. Це стає можливим завдяки тому, що програми автоматизації дозволяють визначити категорії товарів в магазині, які продаються найкраще.
Власник завжди знає, в якому обсязі товари у нього залишилися на вітрині і на складі, і завжди може підтримувати оптимальні залишки.
Друга, автоматизоване управління закупівлями допомагає підприємцям замовляти товари, керуючись інформацією про їхню реальну оборотності.
А ось від товарів, які залежуються місяцями, а також від непродаваемих позицій можна буде легко позбутися - все дані про товари будуть у підприємця на руках.

Третє завдання, яку допомагають вирішувати програми автоматизації бізнесу в частині управління закупівлями - це економія часу.
Якщо при «ручному» управлінні замовленнями відповідальний за товарний асортимент витрачав робочі години щодня, то автоматизація даних процесів не те, що в рази скорочує і економить час працівника, а й зовсім виключає таку функцію.
Простіше кажучи, персонал магазину, відповідальний за асортимент товарів, можна буде просто скоротити, тим самим значно заощадивши.

Автоматизація процесу купівлі-продажу в будь-якому роздрібному магазині - це, в першу чергу, «порядок» в бізнесі.
Позитивний ефект досягається вже в перші місяці роботи: інвентаризація і облік товарів здійснюється більш ефективно і в стислі терміни, можливість помилок виключається, а підприємець може відстежити фінансовий результат фірми за будь-який період - який товар є найбільш ходовим, які позиції найбільш затребувані серед населення.
Грамотно управляти закупівлями допоможе програма для автоматизації бизнес.Ру. Програма дозволить не тільки правильно вибудувати продажу і асортиментну політику, а й знайти нові точки зростання бізнесу, отримуючи при цьому значний економічний ефект.
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації бизнес.Ру прямо зараз >>>

Вибір програми для управління закупівлями

Після того, як власник бізнесу вирішить впровадити в роботу організації автоматизовану систему управління запасами, йому чекає непростий вибір, так як сьогодні на ринку існує велика кількість сервісів і програм для автоматизації роботи роздрібних і інтернет-магазинів.
Всі вони мають набір різних функцій і можливостей, серед яких підприємці можуть вибрати найнеобхідніші своєму бізнесу.

Існує ряд ключових моментів, на які необхідно звернути увагу підприємцям при виборі програм автоматизації бізнес-процесів, особливо, якщо найгостріша необхідність існує в управлінні закупівлями і прогнозуванні обсягу роздрібних продажів.

1. Вибираючи програмне забезпечення зверніть увагу на те, чи існують в програмі можливості проведення аналізу руху товару.
Це важливо тому, що саме завдяки вдосконаленню системи руху товару в фірмі, можна поліпшити обслуговування клієнтів, звести до мінімуму витрати, а, отже, і знизити ціни на товари.
Як відомо, при здійсненні руху товару - тобто, фізичного переміщення товарів від місця їх виробництва до місця продажу - основні витрати (витрати) складаються з витрат з транспортування, зберігання, відвантаження, витрат по їх упаковці і адміністративних витрат за багатоступеневою обробці замовлень.

Згідно з даними статистики, більше 20% витрат для рядового рітейлера займають саме витрати на організацію руху товарів, а якщо цей процес є ще й погано і неграмотно збудованим, то витрати зростають в рази.
Вибудовувати систему руху товару необхідно для того, щоб підтримувати потрібний рівень товарно-матеріальних запасів фірми, мати можливості відслідковувати процес транспортування і відвантаження товарів, правильно координувати роботу із замовниками.

Читайте також: Прості способи вести взаєморозрахунки з контрагентами

2. Друга важлива функція, яка необхідна для управління закупівлями за допомогою програм автоматизації - це формування аналітичних звітів по товарних запасах.
Товарні запаси - це найважливіший елемент торгового процесу будь-якого магазину. Кожен власник бізнесу в сфері торгівлі знає про те, що необхідність формування товарних запасів викликана тим, що процес обігу товарів не повинен перериватися між поставками.
Тобто, допускати такої ситуації, що товари в магазині закінчилися, попит у покупців на них є, а нову їхню партію ще не завезли і завезуть не скоро - ні в якому разі не можна.
Для здійснення обороту грошей в кожній фірмі необхідний певний товарний запас, але товарні запаси понад нормативи, які місяцями «залежуються» на складах і займають торгову і складську площу фірми, в кінцевому підсумку ведуть не тільки до втрат і збитків, а й заважають вивільненню оборотних коштів .

З іншого боку, нерідко виникає і недостатність товарних запасів, коли з постачанням товарів від оптовиків трапляються перебої з тієї чи іншої причини.
Це не тільки викликає негативну реакцію у споживачів і може спричинити за собою втрату їх довіри до організації, але і впливає на прибутковість бізнесу, так як через постійні перебої в постачанні товарів, доходи в будь-якому випадку знижуються.
Саме тому найважливішим завданням є розрахунок оптимального розміру товарних запасів, аналіз їх рівня, обсягу, динаміки, зміни обсягу товарних запасів в залежності від різних факторів: зниження, підвищення попиту, сезонності і т.д.

Завдяки системам автоматизації бізнесу, ритейлер отримує розгорнуті звіти за своїми товарних запасах і, виходячи з цих даних, може грамотно вибудовувати систему управління закупівлями, встановлювати мінімальні нормативи по товарних запасах для кожної з груп товарів.
Але найголовніше - всі ці функції здійснюються в автоматичному режимі, а значить можливість помилок і неточностей в сумах, цифрах і кількості товарів виключається.

3. Розрахунок кількості товарів для замовлення. Грунтуючись на даних статистики продажів сучасні програми для автоматизації бізнес-процесів самостійно розраховують кількість товарів для замовлення постачальникам, їх вага, обсяг, кількість і суму грошових коштів, які на замовлення будуть витрачені.
Дані інструменти по-справжньому полегшує процес управління закупівлями. Всі товари, внесені в програму, діляться на кілька категорій, і як тільки в кожної з них кількість товарів досягає мінімальних значень, система видає рекомендації і критичні терміни - «потрібно замовити», «рекомендується замовити, так як залишок товарів менше оптимального» і т . Д.
Також в деяких програмах є можливості вказувати терміни доставки товарів від різних постачальників, рекомендовані обсяги для оптимальної закупівлі товарів.
Розумна програма знає мінімальна кількість товарів по кожній позиції і моментально «просигналізує» власнику бізнесу про те, який товар необхідно замовити і в якій кількості.

4. Формування замовлень для постачальників в автоматичному режимі. Крім розрахунку обсягу товарів для замовлення, щоб на складі фірми завжди підтримувалося оптимальний обсягом залишків, в програмах автоматизації існує ще одна зручна функція - автоматичне формування замовлень постачальникам.
Отримавши документ «Аналіз складських залишків товарів» і маючи інформацію про ті товари, які необхідно замовити, в системі можна відразу ж в автоматичному режимі сформувати замовлення для постачальників в електронному та друкованому вигляді.
Для цього відкриється спеціальна форма для створення замовлень, в якій будуть вказані всі товари, розділені за категоріями в залежності від постачальників для їх дозамовлення.
По кожному товару буде вказано рекомендовану кількість товарів для замовлення, а також інформація про товари, що були замовлені, але ще не надійшли в магазин.
В даній формі рітейлер може додати потрібну йому кількість товарів на замовлення, уточнити дати, коли товари повинні бути доставлені, а після програма в автоматичному режимі створить замовлення для кожного з постачальників по певної категорії товарів.
Всі створені замовлення можна буде подивитися, виправити, якщо були допущені помилки, провести, а потім роздрукувати у вигляді документа. Всі замовлення в програмі перейдуть в розділ «Очікування надходження».

Читайте також: Ефективне ведення торгового обліку за допомогою програм автоматизації

Ми розглянули основні і найнеобхідніші функції, якими повинні володіти програми автоматизації бізнес-процесів в частині управління закупівлями і поставками товарів.

Одним з найбільш зручних і популярних сьогодні сервісів для автоматизації роботи є сервіс «бизнес.Ру». Розглянемо можливості даної програми для роботи з закупівлями і прогнозування обсягу роздрібних продажів.

Управління закупівлями з програмою «бизнес.Ру»

Онлайн-програма «бизнес.Ру» підходить для автоматизації будь-якого бізнесу в сфері торгівлі, починаючи від невеликих вуличних кіосків, закінчуючи оптовими базами.
Вже сотні клієнтів по всій країні оцінили простоту та зручність даного сервісу, його численні можливості, число яких постійно збільшується, а функції - модернізуються.

У програмі «бизнес.Ру» зручно вести облік товарів, виписувати документи, організовувати робочі місця касирів, управляти необмеженою кількістю складів, проводити інвентаризації, відстежувати залишки товарів в онлайн-режимі і здійснювати безліч інших необхідних бізнес-процесів.

«Як прийняти рішення, які товари пора замовляти у постачальників?» - з цим питанням нерідко стикаються ритейлери. Саме для того, щоб процес замовлення товарів здійснювався максимально ефективно, а асортимент в магазині завжди був повним, власникам бізнесу необхідно мати статистику продажів товарів, щоб знати, які товари приносять найбільший прибуток, а які ні.

Як ефективно управляти закупівлями

У цьому ключі всі користувачі вже оцінили зручність і функціональність Онлайн-сервісу «бизнес.Ру», однією з можливостей якого є розрахунок кількості товару, необхідного до замовлення на підставі активності продажів за минулий період.
«Бизнес.Ру» допомагає підприємцям приймати рішення про обсяги закупівлі товарів, виходячи з динаміки продажів. Так як замовлення товарів буде по-справжньому оптимальним, то і з'явиться можливість «вивільнення» оборотних коштів, які цілком можна буде направити на інші цілі для розвитку або розширення бізнесу.

Інструмент «Управління закупівлями» Онлайн-сервісу «бизнес.Ру» допомагає на підставі аналізу продажів спрогнозувати необхідний обсяг товарів на складі.
Також автоматично можна сформувати обсяг замовлення постачальнику на потрібний обсяг товарів, існує функція «незнижуваного залишку». Розглянемо кожну з перерахованих можливостей сервісу докладніше.

Читайте також: Побудова воронки продажів для роздрібного магазину

Аналіз продажів на минулий період.

У розділі «Закупівлі - Управління закупівлями» Онлайн-сервісу «бизнес.Ру» користувач може отримати повний аналіз продажів кожного найменування товарів за попередній період.
Після цього можна вибрати термін, на який потрібно забезпечити наявність товарів на складі в майбутньому, наприклад, на найближчий місяць.
Використовуючи налаштування і фільтри, користувач зможе отримати аналіз по проданих товарах або тільки по тим, які вимагають дозамовлення у постачальників.
У загальній великій таблиці користувач бачить, що це за товар, який його загальний залишок і залишок з урахуванням резерву. Також представлена ​​інформація про, так званому, «незнижуваного залишку» - тобто мінімальній кількості товару, яке завжди повинно бути на складі в наявності.
Також в таблиці буде представлений аналіз продажів за обліковий період - скільки штук товару було продано за місяць, а крім загального кількість проданого товару, система виведе середні показники продажів в день, і суму виручки за весь період.

• Рекомендації по замовленню товарів. На підставі аналізу продажів товару за попередній період, система самостійно визначить середня кількість продажів товару в день і кількість товару, необхідне для того, щоб забезпечити наявність товару в магазині або на складі на найближчий місяць.
  Сюди ж система включить значення незнижуваного залишку, тобто кількість товарів, які в будь-якому випадку повинні залишитися на складі після закінчення місяця. Система запропонує до замовлення оптимальна кількість товару на підставі проаналізованих даних для того, щоб забезпечити обсяг продажів на майбутнє.

• Замовлення у постачальника. Після того, як система «бизнес.Ру» видасть свої рекомендації по кількості товару для замовлення, користувач може скорегувати отримані цифри в більшу або меншу сторону.
  В інструменті «Замовлення у постачальника» користувач побачить всю інформацію про дату останнього надходження товарів від контрагента, закупівельну ціну товару, побачить загальну суму замовлення.
  Таким чином, користувач за короткий час може створити відразу велику кількість замовлень різним постачальникам, а в майбутньому бути впевненим в тому, що обсяг закупівлі буде повністю відповідати потребам фірми в товарах.

Експерти впевнені: управління закупівлями в «Бизнес.Ру» заощадить масу часу, завдяки тому, що спланувати обсяги закупівель на усі товари можна на основі аналізу продажів в минулому.

Також користувачі сервісу «бизнес.Ру» активно працюють зі звітом по залишкам товарів. Це багатогранний звіт має безліч можливостей у використанні.
У розділі «Звіти» можна відстежити всі залишки товарів на складах. Фільтр дозволяє гнучко налаштувати звіт в залежності від потреб користувача. Наприклад, залишки товарів за окремими складах, за групами товарів, за окремими характеристиками, по роздрібній точці, приховувати або показувати серійні номери та модифікації товарів.
Залишки можна показувати або все без винятку - і позитивні, і нульові, і негативні, або кожну категорію окремо. Наприклад, перед проведенням процедури інвентаризації, можна сформувати звіт по товарах з від'ємним залишком.
Це дозволить зрозуміти, за якими позиціями потрібно перерахування кількості товарів.

Вибравши показ нульових або негативних залишків, користувач може прийняти рішення про те, які товари пора замовляти у постачальника.
Але також необхідно керуватися і звітом продажів, для того, щоб дізнатися, які товари приносять фірмі максимальний прибуток, а які є погано продаються. Фільтр допоможе вам показати прибуток тільки по цікавить вас товарної позиції.
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації бізнес-процесів бизнес.Ру прямо зараз >>>

Робота з замовленнями постачальникам з програмою «бизнес.Ру»

Особливо високо оцінюють користувачі можливості сервісу «бизнес.Ру» в частині управління закупівлями і роботи з постачальниками.
У даній системі існує розділ «Замовлення постачальникам», цей функціонал дозволяє контролювати надходження замовленого у постачальників товару, а також відстежувати оплату за замовленням.
Розглянемо основні можливості даного інструменту:

Як працювати із замовленнями постачальникам

Подібне складання документів в автоматичному режимі дозволяє не тільки значно заощадити час, так як необхідність самостійно з нуля створювати звітні документи відпадає. Також сервіс автоматично пов'язує документи один з одним.

• Оплата замовлень. У сервісі «бизнес.Ру» користувач має можливість безпосередньої оплати товарів будь-яким зручним способом - готівкою або безготівковим розрахунком.
  Для цього в автоматичному режимі в розділі «Оплатити замовлення» відкривається вкладка "Видатковий касовий ордер" , В якому вже оформлені всі необхідні дані (реквізити постачальника, сума замовлення, вид операції).
  Суму коштів, що вносяться користувач може коригувати за своїм бажанням, вносити не всю суму грошей, а тільки частину.
  Тут будуть видні всі документи оплати і суми, які необхідно буде доплатити. Зручний «Індикатор оплати» покаже користувачеві, чи оплачений замовлення і наскільки.
  
• Сортування по датах надходження товарів. На підставі даних в загальній таблиці замовлень, система «Бизнес.Ру» може впорядкувати всі замовлення від різних постачальників з тих чи інших днях місяця і дізнатися, які товари постачальники повинні відвантажувати в поточному місяці або протягом тижня.
  Це дійсно зручно: користувачі володіють інформацією про те, від яких постачальників і відвантаження яких саме товарів очікувати в конкретні дати.
  
• Статус замовлення. В онлайн-режимі користувач сервісу «бизнес.Ру» може змінювати статус замовлення, а індикатор надходження показує, чи надійшов замовлений товар в магазин чи ні, повністю чи була здійснена відвантаження або «залишки» будуть довіз і т.д.
  
• Відправлення форми замовлення контрагенту. У кожному новому замовленні в сервісі є розділ «Дія». Завдяки йому, користувач може зберегти закупівельні ціни товарів, відправити контрагенту смс-повідомлення прямо з замовлення, а також відправити йому лист на e-mail, в якому в автоматичному режимі буде прикріплений бланк замовлення постачальнику.
  В електронному листі буде прописана вся інформація про контрагента, його електронну адресу, необхідні дані про замовлення і реквізити. Ще одна зручна можливість - функція друку замовлення безпосередньо безпосередньо з програми.

Завдяки цьому цілого набору різних інструментів функціонал «Замовлення постачальнику» онлайн-сервісу «бизнес.Ру» дозволяє контролювати надходження товарів від всіх постачальників, відстежувати проведення оплати за замовленнями, створювати і друкувати всі необхідні звітні документи в найкоротші терміни.
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації бізнес-процесів бизнес.Ру прямо зараз >>>

Читайте також на тему автоматизації:

1. Автоматизація управління товарними запасами в магазині
2. Побудова воронки продажів для роздрібного магазину
3. Ефективне ведення торгового обліку за допомогою програм автоматизації
4. Прості способи вести взаєморозрахунки з контрагентами
5. А навіщо вам система CRM?