1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Зарубіжні системи автоматизації
3. Вітчизняні системи автоматизації

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Багато керівників доручають секретарям роботу з підбору системи електронного документообігу. У даній статті ми представили огляд сучасних систем автоматизації діловодства та документообігу як зарубіжних, так і вітчизняних розробників.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібна система автоматизації документообігу

Не секрет, що від швидкості та ефективності руху документів в організації та за її межами залежить і успішність діяльності всієї компанії. Часом, довгий рух однієї ділової папери всередині організації може стати причиною затримки прийняття різних рішень, а також фінансових витрат. Більш того, успішність всієї організації також багато в чому залежить і від діловодства. Велика кількість помилок при оформленні та створенні різних документів також є серйозною проблемою для всієї компанії. І, чим більше компанія, тим серйозніше можуть бути наслідки неправильно оформлених ділових паперів.

Найпопулярнішою мірою в даний час по усуненню помилок та підвищення швидкості руху ділових паперів в організації є впровадження системи, головне завдання якої - автоматизація діловодства і документообігу. При цьому робота з підбору, як правило, покладається на секретаря, адже саме цей співробітник фірми найчастіше стикається з зазначеними проблемами і більше за інших знає про їхнє існування. Саме з цієї причини ми вирішили представити найпопулярніші і ефективні системи автоматизації діловодства зарубіжних і вітчизняних виробників, які допоможуть вирішити велику кількостей проблем в роботі з документами.

Зарубіжні системи автоматизації

Для іноземних підприємств, що працюють в даний час в сфері ІТ, російський ринок не є ключовим для впровадження системи автоматизації електронного документообігу та супутніх програмних рішень. Викликано це низькою орієнтованістю вітчизняних організацій, а також рядом нормативів та ГОСТів, які необхідно враховувати в сукупності зі специфікою російського діловодства.

Як виняток лише частина зарубіжних розробників представляють свої програмні рішення для вітчизняних споживачів. Наприклад, Documentum - американська компанія, яка має в Росії офіційного представника ( "Документум Сервісіз"). Основним програмним продуктом компанії, що просуваються на російському ринку, є Documentum 4i.

Технічна складова Documentum 4i продумана таким чином, що сама програма є основою для системи автоматизації управління документообігом в конкретній компанії. Простіше кажучи, організація, що впроваджує даний продукт, повинна самостійно (або за допомогою фахівців з компанії-розробника) створити необхідні функціональні додатки. Їх розробка стала можливою завдяки спеціальному програмному модулю - Developer Studio.

Головною перевагою такого продукту є можливість створення унікальної системи, яка буде ефективна в даному конкретному випадку і в рамках саме цієї компанії. Істотним недоліком при цьому є необхідність довгого вивчення робочого середовища і навчання співробітників роботи з нею.

Наступною зарубіжною компанією, що пропонує свої розробки вітчизняним компаніям, є канадська фірма Hummingbird (офіційний представник в Росії - компанія HBS). Основний розробкою для російського ринку у даній компанії служить платформа DOCS Open, за допомогою якої стала можливою автоматизація діловодства. До даної основі розробляються різні модулі, які допомагають підвищити ефективність діловодства, або інтегруються вже готові програмні рішення.

Слід зазначити, що даний продукт ефективний тільки при створенні і редагуванні документів, при цьому в ньому присутня можливість організації роботи цілої групи. Недоліком же в даному випадку є неможливість створення єдиної функціонуючої підвідомчій мережі, так як продукт не має механізмів реплікації інформації. Крім того, застосування даного продукту неможливо в рамках інженерно-конструкторського документообігу.

Нижче представлена ​​таблиця, в якій зібрані найбільш популярні зарубіжні розробники і їх продукти, які покликані налагодити процес автоматизації документообігу і діловодства.

№

компанія

продукт

1

Christal Software

Astoria

2

Cimage

Nova Manage

3

Documentum

Documentum

4

FileNet

Panagon 2000

5

Hummingbird

DOCS Open

6

Intranet Solution & Xpedio

Intranet Solutions & Xpedio

7

Jet Form

Form Flow

8

IBM

Domino.Doc

9

Siemens

DocuLive

10

Staffware

Staffware

11

Open Text

Livelink

При цьому необхідно враховувати, що з даного переліку лише кілька компаній мають свої представництва на території Росії:

Відзначимо, що співпраця з компаніями, що мають офіційних дистриб'юторів в Росії, найбільш переважно, так як це значно спростить процес впровадження системи. В іншому випадку вашої компанії доведеться самостійно займатися розробкою необхідних модулів і додатків, набиваючи при цьому велику кількість шишок.

Читайте також:

Вітчизняні системи автоматизації

Автоматизація документообігу і діловодства з використанням вітчизняних розробників і їх продуктів значно легше і простіше, ніж робота з зарубіжними компаніями. Це обумовлюється тим, що російський ринок постійно змінюється і поповнюється за рахунок нових системних продуктів, метою яких є як автоматизація електронного документообігу, так і організація процесів створення та оформлення ділових паперів. У зв'язку з цим будь-яка компанія, будь то велика підвідомча мережа або маленький офіс з 10 осіб, може знайти систему, яка задовольнить всі потреби.

Давайте розглянемо, які компанії пропонують продукти, метою яких є автоматизація діловодства та документообігу в компаніях:

• 1С;
• Cognitive Technologies Ltd;
• Аісі;
• АйТі;
• Акваріус;
• Атлант-інформ;
• Звістка-Метатехнологія;
• Ефект-Офіс;
• Граніт-Центр;
• Інтерпроком;
• ІнтерТраст;
• інтерфейс;
• ланіт;
• НТЦ ІРМ;
• Оптима;
• Русаудит;
• Центр комп'ютерних розробок;
• Екософт;
• Електронні офісні системи;
• Електрон-Сервіс.

При цьому найбільшою популярністю у російських споживачів користуються такі продукти: "Євфрат-Документообіг" (Cognitive Technologies Ltd), "Бос-референт" (Ай-Ті), "Дело" (Електронні офісні системи), "Попелюшка" (НТЦ ІРМ), "Гран-док" (Граніт-Центр).

Наостанок хочеться зазначити, що перед здійсненням конкретного вибору, рекомендуємо визначитися з цілями необхідності впровадження певних систем. Найчастіше в компаніях виникають ситуації, в яких впровадження не тільки не вирішувало певних проблем, а й створювало нові. Саме тому важливо розуміти доцільність залучення тих чи інших технологічних засобів.

Наприклад, цілком можливо, що у вашій компанії потрібно лише організація ефективного документообігу з використанням електронної системи. В такому випадку попутне впровадження системи автоматизації діловодства може, навпаки, принести проблеми, пов'язані з навчанням співробітників роботі з новою програмою і зі збільшенням витрат часу на створення документа.

Не варто забувати, що впровадження системи автоматизації завжди пов'язане з великими грошовими витратами. Однак, часом, саме цей захід значно підвищує ефективність всієї організації в цілому. Головне, правильно підібрати необхідне програмне забезпечення.