1. Автоматизація магазину йде в регіони
2. труднощі переходу
3. Найпопулярніші міфи дрібної роздробу
4. На три кроки вперед

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Який позитивний ефект автоматизації бізнес-процесів в сфері торгівлі? З якими основними проблемами, труднощами і витратами належить зіткнутися підприємству торгівлі в процесі автоматизації? Наскільки зменшаться після її впровадження недостачі, випадки крадіжок персоналу, який час буде займати інвентаризація?

Протягом багатьох років компанія Володимира Доценко займається автоматизацією і оптимізацією бізнес-процесів за допомогою системи 1 С. Численні проекти з впровадження сучасних IT-інструментів в технологію продажів допомогли підприємцю «сколотити» великий досвід в даній сфері.

За словами Доценко, сьогодні більшість власників бізнесу в сфері торгівлі - невеликих роздрібних магазинчиків з продажу одягу або непродовольчих товарів - знаходяться в полоні безпідставних стереотипів і страхів, заснованих на чутках і міфах про дорожнечу і складності впровадження автоматизації.

«Насправді, процес цей непростий, часто тривалий, але дійсно вартий того!» - впевнений Доценко. Один з яскравих прикладів, що ілюструють «вау-ефект» від впровадження автоматизації - це робота з компанією «Мила», яка займається оптовим продажем дитячого взуття і є лідером в даній сфері на ринку Уральського федерального округу.

Свого часу компанія «Мила» почала паралельно з основною діяльністю розвивати проект оптового продажу взуття, відкривши мережу дитячого взуття «Сороконіжка». Співпрацювати з ними міг будь-який «реальний» роздрібний магазин дитячого взуття: підприємству торгівлі надавалася можливість користуватися інтернет-порталом компанії «Мила», замовляти товари оптом через всесвітню мережу для їх подальшої реалізації в своєму магазині.

Саме тоді перед такими дрібнороздрібну «дилерами» по всьому Уральському регіону постало гостре питання автоматизації магазина.

Увага!
Шановні підприємці. Команда бизнес.Ру розробила спеціальну програму, де ви можете вести складський і торговий облік, вибудовувати відносини з клієнтами і постачальниками через CRM-систему, вести email і sms-розсилки, ефективно організоививать роботу своїх співробітників.
Спробуйте повну версію програми безкоштовно >>

Автоматизація магазину йде в регіони

- Як розвивається проект «Сороконіжка»?

- Сьогодні «Сороконіжка» - роздрібний інтернет-магазин дитячого взуття - це також широка мережа незалежних магазинів дитячого взуття, об'єднаних брендом.

Свого часу для того щоб цей проект став реальністю, необхідно було автоматизувати процеси приймання і продажу дитячого взуття «Сороконожки» в роздрібних магазинах мережі по всьому Уральському регіону. Сьогодні такі магазини існують в більш, ніж п'ятдесяти містах Росії. Автоматизація, а саме впровадження програми «1С: Роздріб», проходила в магазинах на місцях, у великих і малих містах.

Відповідно, ті магазини, які хотіли співпрацювати з «Сороконіжка», повинні були дотримуватися певні умови, зокрема, бути автоматизовані. Треба сказати, що в цьому сегменті магазинів взуття з автоматизацією процесів торгівлі все було плачевно, особливо в маленьких містечках. Ніхто про це навіть не чув, і, більш того, всього цього «боявся». Проект підключення до «Сороконіжка» роздрібними магазинами ми розглядали як автоматизація магазину з нуля, «під ключ».

труднощі переходу

- Пане Володимире, розкажіть, як відбувалася автоматизація таких торгових точок в регіонах? Тобто, спочатку вашими клієнтами були маленькі магазинчики дитячого взуття, в яких були тільки касові апарати?

- Так, в більшості випадків, у магазинів був звичайний касовий апарат, в який вручну вбивалися сума покупки, друкувалися чеки. У тих клієнтів, що «попродвінутей», були комп'ютери, і вони починали вести облік в програмі Excel. Іноді ж були і такі магазинчики, в яких продажу, парафії, взаєморозрахунки записувалися в зошити, «по-старому».

Тобто все було буквально на допотопному рівні, і більшу частину часу у нас займали пояснення того, яку вигоду, який позитивний ефект вони отримають, автоматизувавши всі торгові процеси в своїй фірмі. В цілому ж, підключення до програми «1С: Роздріб» сьогодні можлива тільки після покупки клієнтом певного набору обладнання.

- Розкажіть детальніше, яке обладнання необхідно для автоматизації торгівлі, і яка його приблизна вартість сьогодні?

-Якщо брати в цілому, середній «набір» обладнання обійдеться ритейлеру в суму близько 120 тисяч рублів.

Сюди входить:

• принтер етикеток (приблизна вартість 34 тис. руб.);
• сканер штрих-кодів лазерний (трохи більше 7 тис. руб.);
• принтер документів для підприємств на ЕНВД (17 тис. руб.);
• грошовий ящик (трохи більше 4,5 тис. руб.);
• чекова стрічка і намотування (все по десять штук вийде на 2,5 тисячі рублів);
• облікова програма «1С: Роздріб 8» (вартість становить 13 тис. руб.).

Доставка, установка драйверів обладнання, настройка обладнання, що підключається в «1С» обійдеться власникові бізнесу в 12 тис. Руб., Введення даних організації, створення користувачів, настройка зберігання фотографій, настройка друкованих форм цінників і етикеток, настройка шаблону чека буде коштувати 6 тис. Руб .

Установка утиліти обміну ГПЦ-клієнт ( «Глобальний процесинговий центр» - це сервіс, який забезпечує доставку інформації від одного учасника обміну до будь-якого іншого учасника, підключеному до сервісу - прим. Ред.) Та налаштування обміну з постачальниками і інтернет-магазинами обійдеться в 12 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, як і первинне навчання персоналу роботі в новій системі.

У вартість не включається покупка комп'ютера - його наявність - обов'язковий елемент. Після покупки всього перерахованого вище обладнання, до клієнта виїжджають наші фахівці, які підключають, налаштовують систему, проводять первинне навчання персоналу.

- Тобто навчання продавців відбувається в процесі впровадження автоматизації?

- Ми завжди рекомендуємо нашим клієнтам пройти спеціальні курси, навчання роботі в програмі «1С», але частіше за все часу на це ні у власників бізнесу, ні у персоналу немає. Тому в процесі первинної установки програми всі основні аспекти роботи в ній проговорюється в присутності продавців.

Треба сказати, що у касирів-продавців функції досить прості, їм не так багато потрібно знати і розуміти для роботи в програмі «1С: Роздріб», а ось у товарознавців або керівників функції ширше, їм доводиться все досконально пояснювати, часу на це потрібно більше .

- З якими типовими проблемами стикаються власники бізнесу і продавці в процесі автоматизації процесу торгівлі?

- На мій погляд, дуже багато магазинів досі не автоматизовано тому, що рітейлери просто бояться змінювати усталені принципи роботи. Саме тому процес автоматизації гальмується.

Друга неправильна «установка», коли підприємці вже зважилися на автоматизацію - це помилкова думка, що «ось ми встановили програму, значить тепер робити нам більше нічого не треба». Насправді ж обсяг робіт належить виконати великий і, в першу чергу, це маркування абсолютно всієї продукції магазину штрих-кодами.

У кожному магазині, безумовно, є товарний запас, часто немаленький - по дві, три, чотири тисячі позицій асортименту, і на кожну коробку з взуттям необхідно роздрукувати етикетку, приклеїти її, не допустити помилки - це процес тривалий, не у всіх рітейлерів вистачає на це часу, але маркування товарів штрих-кодами - це обов'язкова вимога.

- Чому маркування так важлива?

- Ось вам яскравий приклад. Був один випадок, коли ми провели процес автоматизації в роздрібному магазині, але ось промаркувати товар штрих-кодами власнику все було колись. Тобто нові надходження товарів маркірувалися, а старі - немає. Так минуло дев'ять місяців, в даний період, по суті, нормальний облік товарів не вівся.

Чеки, природно, відбивалися, але загальна картина виходила некоректною: власник бізнесу не міг вести повний облік, оцінювати товарний запас, планувати закупівлі. І тільки через дев'ять месяцевон зрозумів, як відсутність маркування «гальмує» весь його процес торгівлі та провів повну інвентаризацію.

Найпопулярніші міфи дрібної роздробу

- Багато експертів вважають, що основні перешкоди і складнощі в процесі впровадження автоматизації, пов'язані з менталітетом власників дрібнороздрібного бізнесу. Які «міфи» серед них сьогодні побутують?

- Дуже поширений міф, який нікуди не дінеться і буде завжди - що автоматизація, зокрема штрих-кодування, дозволяє повністю уникнути помилок, пов'язаних з пересортом товарів. Тобто, в магазинах взуття найпоширеніша помилка - це пересорт. Власники вважають, що як тільки буде штрих-код наклеєний на коробку, то завжди покупцеві буде видаватися саме те, що вбито в програмі.

На ділі ж помилки залишаються, і продавці оформляють продаж не того товару, який був реально видано покупцеві на руки. Особисто я сам бачив, як касир, зчитував за допомогою штрих-коду інформацію з однієї коробки, а клієнту на руки через неуважність видавав іншу коробку.

Також бувають ситуації, коли з однієї коробки в іншу перекладається пара взуття іншого розміру, зчитується не той штрих-код і в програмі враховується не те, що повинно.

Помилки, безумовно, будуть! Від них нікуди не дінешся, але їх стане на порядок, а то і на два, менше, ніж було до цього.

- Чи існує в свідомості власників бізнесу така думка, що автоматизація - це дорого, що вона не окупиться ніколи, що краще працювати ось так, «по-старому»?

- Так, автоматизація річ недешева, і для маленького магазина вона здається абсолютно не окупається. Але всі витрати виправдані, і зараз я поясню чому. Існують такі показники, як час проведення інвентаризації. Наприклад, один з магазинів наших клієнтів на повну інвентаризацію витрачав від двох до трьох днів, протягом яких продажу повністю зупинялися.

З введенням ж повного штрихкодирования, з підключенням терміналу збору даних - це мобільний пристрій, який дозволяє проводити інвентаризацію на складі - вони стали проводити повний облік товарів за дві години! Тобто за фактом сьогодні вони встигають здійснити інвентаризацію до початку робочого дня і відкриття торгового центру.

Ще один незаперечний плюс в «скарбничку» автоматизації, і при цьому досить відчутний, - це скорочення нестач. В одному роздрібному магазині, де перерахунок товарів здійснювався вручну, «дідівським» способом, розбіжності між наявністю майна за фактом і даними бухобліку становили в сумі сотні тисяч рублів! Нестачі, пересортиця товарів ...

Це по-справжньому серйозні суми і «кінців», винуватців в таких значних нестачі знайти було неможливо. Після впровадження автоматизації і штрихкодування відхилення у них вийшли на рівень в 2 - 3 тисячі рублів.

- Тобто, можна сказати, що витрати на автоматизацію торгівлі в роздрібному магазині окупаються при первойже інвентаризації?

- Так. Цей позитивний ефект складно висловити в грошовому еквіваленті, простіше висловити його в трудовитратах. В цілому ж, все стає прозоро: працівники магазину починають помічати позитивні ефекти відразу.

Вони витрачають менше часу на проведення інвентаризації, втрачений прибуток скорочується, так як тепер зупиняти продажу немає необхідності. Втрати від нестач можна порахувати, і якщо все це підсумувати, то одноразової інвентаризації досить для окупності проекту.

- Які ще плюси автоматизації є? У чому ще можна висловити економію, вигоду?

- Відбувається ще одна важлива для роздрібної торгівлі річ - збільшується швидкість обслуговування. Наприклад, в магазинах, де в сезон постійно біля каси стояла черга з десяти осіб, з введенням шріхкодірованія вдалося ці черги скоротити в два-три рази.

І для деяких магазинів саме цей фактор - швидкість обслуговування - є вирішальним для запуску процесу автоматизації. Дуже важлива автоматизація в зв'язці «оптовик - роздрібний магазин» в частині інформаційного обміну. І, знову ж таки, яскравим прикладом цього є досвід компанії «Мила». Дрібнороздрібні магазини, які співпрацюють з компанією-постачальником «Мила» і «Сороконіжка» отримують повну інформацію про товар.

Тобто їм не потрібно вводити вручну ні опису моделей взуття, ні їх картинки, ні накладні - все «відвантажується» в програму в автоматичному режимі. Після приймання товарів, їм потрібно тільки наклеїти етикетки на коробки за даними з накладної, звірити чи не прийшов пересорт.

І це, знову ж таки, серйозна конкурентна перевага для постачальника товарів. Якщо среднестатистически на приймання товарів йде близько чотирьох годин, то після впровадження автоматизації - 15 хвилин!

Ще один цікавий приклад з досвіду роботи з проектом «Мила» - це можливість для власників роздрібних магазинів вести паралельно продажу своїх товарів через Інтернет-магазин.

- Тобто по суті відбувається диверсифікація бізнесу?

- Абсолютно вірно! «Сороконіжка» - це роздрібний інтернет-магазин взуття, і, до оли «реальний» роздрібний магазин підключається до цього проекту, він отримує додатковий майданчик, додатковий потік продажів через Інтернет, а це вже окремий бізнес.

Ті фірми, які мають конкурентні ціни та гарний товарний запас, для здійснення віртуальних продажів навіть наймають окремої людини. Бізнес розширюється, з'являються нові напрямки збуту товарів, але без автоматизації освоїти цей напрям був би взагалі неможливо.

І особливо це подобається власникам бізнесу для роботи в несезон. Тобто в «гарячий» сезон роздрібним магазинам і так добре, а ось в несезон вони сидять, чекають і не знають, чим зайнятися.

Інтернет-торгівля же активно йде і в несезон і дозволяє заробляти непогані гроші. Іншими словами, автоматизація відкриває нові варіанти, нескінченний простір можливостей для бізнесу.

На три кроки вперед

-Як в цілому змінюється картина продажів в роздрібних магазинах, робота персоналу, внутрішня організація торгівлі після впровадження автоматизації?

- Самі явні зміни, помітні неозброєним оком - це, як я вже говорив вище, скорочення часу на проведення інвентаризації, поява можливості торгівлі через Інтернет. Що стосується роботи на касі, то вже ніяких записів, тетрадочек - дійсно, швидше оформити продаж вже просто неможливо!

Увага!
Система, розроблена командою бизнес.Ру, дозволяє ефективно автоматизувати весь процес управління фінансами, пробивати чеки через фіскальний реєстратор, вести документообіг, формувати фінансову звітність, платіжні доручення, надходження та витрачання.
Спробуйте безкоштовну версію програми >>

А при підключенні банківських терміналів до автоматизованої касі, то алгоритм продажу товару проходить в кілька кліков.Также в рамках автоматизації передбачається можливість управління асортиментом товарів.

Кожен магазин використовує свій власний класифікатор, по-різному вважає і планує закупівлі, багато впроваджують додаткові системи планування, виходячи саме з повноти асортименту в тій чи іншій групі. Для цього відкриті досить широкі можливості.

- Як здійснюється процес управління асортиментом товарів, якщо магазин не автоматизовано? Залишок товарів визначається «на око»?

- Виходить що так. Продавцям доводиться самостійно оцінювати залишок моделей в кожній групі, при цьому знайти інформацію про наявність розмірного ряду взуття дуже складно, процес планування стопориться.

З «приходом» в фірму автоматизованого обліку товарів, власники з легкістю можуть відстежити скільки пар взуття кожної моделі залишилося на складі і на вітрині, які моделі є «ходовими», які в терміновому порядку потрібно докупити.

Також є можливість автоматичного призначення знижок на останні розміри тієї чи іншої моделі взуття. Тобто, як тільки залишається остання пара, то товар йде з хорошою знижкою - це дозволяє швидше продавати, тим самим «звільняючи» вітрину для інших моделей.

- А чи з'являється можливість впровадження дисконтних карт або інших систем лояльності в магазинах?

- І дисконтні карти ми, безумовно, внедряем.Большінство наших клієнтів активно ними користується - це можуть бути персональні, накопичувальні, фіксовані дисконтні карти. Для їх зчитування використовуються той же самий сканер, що і для зчитування штрих-кодів товарів.

Хочу відзначити, що дана система «1С: роздріб» дійсно «гнучка», в нейможно налаштувати будь-які можливості, доопрацювати улюблені необхідні конкретному замовнику функціі.Что стосується систем лояльності клієнтів, також магазини широко іспользуютподарочние сертифікати - це зручно і вигідно.

Я завжди рекомендую використовувати номерні подарункові карти - вони найбільш захищені від підробки, адже нерідкі випадки, коли продавці намагаються хитрувати і використовувати сертифікати по кілька разів.

У нас же все автоматизовано: неможливо більше одного разу продати один номерний сертифікат, і неможливо оплатити покупку їм більше одного разу - тут у нас «повний контроль».

- До речі, про контроль. Чи є система захисту від крадіжок персоналу в системі «1С: Роздріб»?

- Зрозуміло, що сама програма «1С» зловити «за руку» нечесного продавця не зможе. Але ми впроваджували і такі підсистеми, які дозволяють контролювати дії касира в плані регулювання цін.

Як найчастіше вдаються до хитрощів працівники магазину?

Вони використовують знижку - цінову або процентну - іназивают покупцеві повну ціну товару, а в програмі обліку відображають ціну зі знижкою, різницю привласнюючи собі. Таку «можливість» крадіжки в програмі 1С можна обмежити, заборонивши касиру зміна ціни. Другий спосіб «захисту» - це використання іменних дисконтних карт.

Наприклад, в одному з магазинів нами була налаштована додаткова контрольна система - якщо знижка на товар перевищувала, скажімо, 5-10%, то касир зобов'язаний був вказати підставу, почемуета знижка була дана. Керуючий магазином потім мав можливість відстежити за підсумками дня або місяця, яка знижка, кому і коли давалася, яким продавцем.

Тобто він отримував на руки «картинку» про працівників, які вибиваються вперед з видачі більшого колічестваскідок. Тобто аналіз продажів в розрізі продавців також реалізується при автоматизації торгівлі.

- Підіб'ємо певний підсумок нашої бесіди. Виходить, що з введенням автоматизації торгівлі магазин досить швидко окупає вкладені кошти?

- На мій погляд, так. Це не можна виразити тим, що продаж раптом стає більше, немає. Це проваляється за рахунок економії коштів на втратах при інвентаризації і втрати часу, значне скорочуються помилки, недостачі. І найважливіший плюс: у власника з'являється час на контроль, він отримує можливість планувати асортимент, приймати тактичні та стратегічні рішення. Виходить, що в сьогоднішніх непростих кризових умовах автоматизація стає не просто важливим, а безцінним для розвитку бізнесу кроком.

Розмовляла Євгенія Лопаткіна