1. Цілі і завдання автоматизації електронного документообігу на підприємстві
2. Переваги системи автоматизації документообігу
3. Сучасні технології автоматизації документообігу
4. Впровадження системи управління документообігом
5. Критерії ефективності автоматизації документообігу
6. Приклади, зразки схем автоматизації документообігу

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Автоматизовані системи документообігу не тільки забезпечують збереження документації, а й дозволяють управляти їй протягом усього життєвого циклу. Багато організацій вже оцінили всі плюси сучасних технологій і успішно використовують подібні системи в діловодних процесах.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Які завдання дозволяє вирішити автоматизація документообігу на підприємстві?
• Які головні переваги системи автоматизації документообігу?
• Які можливості пропонує користувачеві автоматизована система документообігу?
• Якими методами можна скористатися для автоматизації електронного документообігу?

Цілі і завдання автоматизації електронного документообігу на підприємстві

Автоматизація документообігу як напрям діловодства є наслідком зростання числа офіційної документації, що супроводжує діяльність будь-якої компанії. Система автоматизації або система електронного документообігу (СЕД) забезпечує супровід управлінських процесів, дозволяє автоматизувати роботу з документами. Її об'єктами є не тільки електронні і паперові документи, а й бізнес процеси, що знаходять відображення в їх русі.

Автоматизація електронного документообігу на підприємстві переслідує такі цілі:

• мінімізація рутинних операцій і скорочення кількості ручної роботи;
• формування єдиного масиву електронних документів і створення зручної пошукової системи;
• зменшення і повна ліквідація паперових носіїв інформації;
• розробка алгоритмів проходження документів відповідно до технологічними процесами;
• підтримка адміністративних процесів;
• швидкий обмін внутрішньою документацією між співробітниками і підрозділами;
• прискорення формування вказівок і розпоряджень, а також контролю за їх виконанням;
• планування розподілу робочого часу персоналу, контроль діяльності співробітників;
• розробка технології трансферу службової документації через зовнішні системи;
• приведення схеми діловодства до єдиного алгоритму;

Переваги системи автоматизації документообігу

Система електронного документообігу має ряд незаперечних переваг у порівнянні з традиційним підходом до діловодства:

• підвищення продуктивності за рахунок швидкого доступу до будь-якої категорії документів;
• підтримка актуальності інформації;
• зниження вплив "людського фактора";
• скорочення матеріальних витрат, пов'язаних зі створенням і зберіганням документів;
• створення умов для ефективної взаємодії між підрозділами;
• можливість колективної роботи над службовою документацією;
• зменшення потреб в персоналі;
• зниження ризиків втрати або пошкодження інформації;
• автоматизація складання звітів;
• інтеграція системи з офісними програмами;

При цьому, впроваджуючи СЕД, компанія отримує не тільки матеріальні, але й вагомі нематеріальні вигоди. Як показує практика, автоматизація сприяє поліпшенню сприйняття офіційної документації, зростання дисциплінованості, а також підвищенню корпоративного свідомості персоналу.

Скачайте документи по темі:

Сучасні технології автоматизації документообігу

Система управління документообігом по суті являє собою програмне забезпечення, що дозволяє персоналу працювати електронними документами (створювати, змінювати, здійснювати пошук) і взаємодіяти між собою (передавати документи, відправляти повідомлення, видавати завдання).

Використовувані в процесі автоматизації сучасні технології дозволяють здійснити класифікацію СЕД.

Прийнято виділяти такі види систем:

• Клієнт-серверні (основні моделі управління розміщені на виділеному сервері, користувачів взаємодіє з СЕД через спеціальний інтерфейс, клієнтську частину);
• Діючі на основі баз даних (інтегровані з базами SQL, Oracle і т.п., інформація зберігається в базі, а для її обробки використовуються окремі модулі);
• Заснований на технології web (забезпечують віддалений доступ до сервера без спеціальних клієнтських додатків, дозволяють використовувати web браузери як призначеного для користувача інтерфейсу);
• «Хмарні» системи (використовують сервер хостинг-провайдера);

Серед сучасних технологій, що забезпечують ефективне функціонування СЕД можна виділити:

• зберігання електронних документів;
• потокове сканування;
• оптичне розпізнавання тексту;
• штрих-кодування;
• електронно-цифрові підписи;
• повнотекстовий і атрибутивний пошук;

Читайте також:

Впровадження системи управління документообігом

Впровадження автоматизованої системи документообігу проходить в кілька етапів. Частина з них будь-яка компанія здатна виконати самостійно. Технічні питання, як правило, залишають у веденні інтегратора - постачальника СЕД.

Етапи впровадження:

• Виявлення базових процедур і процесів;
• Визначення вимог до процесів;
• Формування критеріїв вибору;
• Вибір інтегратора;
• Управління проектом впровадження;
• документування;

Процес впровадження СЕД має ряд особливостей, що відрізняють його від впровадження інших автоматизованих систем:

• Створення корпоративного сховища документації, розробка його логічної структури, визначення умов політики безпеки;
• Опис процедур доступу до даних і регламентування порядку роботи;
• Фіксація результатів за допомогою ведення протоколів;

Основну складність для компанії представляє вибір інтегратора СЕД. На ринку представлено безліч компаній-постачальників подібного програмного забезпечення, що значно ускладнює вибір. При виборі самої програми треба звернути увагу на її ключові характеристики: наскільки вона відповідає функціональним завданням компанії, проста у використанні, відкрита і адаптивна.

Критерії ефективності автоматизації документообігу

Автоматизація електронного документообігу повинна проходити поступово. Перед впровадженням системи необхідно обов'язково точно визначити цілі її використання. Крім того, обов'язковою умовою ефективної експлуатації є постійний моніторинг результатів впровадження. Показниками ефективності як на етапі вибору відповідної СЕД, так і при її аналізі в процесі експлуатації можуть виступати:

• «Зрілість» СЕД (кількість помилок в її роботі, обумовлених недостатньою опрацюванням програмного забезпечення або відсутністю оновлень);
• Відповідність галузевим стандартам;
• Відповідність ключовим вимогам компанії і критичним чинникам успіху;
• Рівень технічної підтримки під час впровадження та експлуатації;
• Масштабованість (можливість збільшення обсягів робіт і збільшення числа користувачів);
• Доступність користувальницької документації, можливість зміни налаштувань системи;
• Рівень безпеки і конфіденційність даних;
• відмовостійкість;
• Вартість володіння (придбання ліцензій, адміністрування, технічна підтримка, оновлення, апаратне забезпечення і т.д.)

Приклади, зразки схем автоматизації документообігу

Автоматизація управління документообігом вимагає значних тимчасових і матеріальних витрат. Їх обсяг залежить від числа автоматизуються діловодних процесів і їх поточного стану. Важливими критеріями є ресурсні та організаційні можливості підприємства.

Типовий процес впровадження СЕД можна уявити як алгоритм, наведений нижче:

Підготовчий етап

1.

Створення робочої групи, призначення керівника проекту

2.

Виявлення ключових цілей і завдань СЕД, визначення термінів і розрахунок бюджету

3.

Аналіз існуючих діловодних процесів

4.

Розробка Технічного завдання

вибір СЕД

5.

Укладення договору з інтегратором на поставку та впровадження

впровадження

6.

Розробка нових регламентів діловодства

7.

наповнення довідників

8.

попередні випробування

9.

Навчання персоналу

Дослідна експлуатація

10.

Випуск наказу про проведення дослідної експлуатації

11.

Затвердження програми експлуатації

Аналіз результатів

12.

Збір даних для подальшого аналізу

13.

Оцінка СЕД за затвердженими критеріями ефективності

14.

Доопрацювання програмного забезпечення (в разі необхідності)

15.

Удосконалення регламентів роботи

Наказ про введення СЕД в постійну експлуатацію

У сучасному бізнесі автоматизація документообігу є не тільки засобом оптимізації, а й нагальною потребою. Жорстка конкуренція зобов'язує підприємців освоювати і впроваджувати нові технології. Це дозволяє випереджати конкурентів ще на етапі планування та прийняття стратегічних рішень. Інформаційні потоки іноді можуть виявитися цінніше матеріальних. Саме тому не варто економити на автоматизації: вона дає реальні вимірні вигоди і економічний ефект.