1. Документація в процесах управління
2. Автоматизація документообігу - підвищення ефективності компанії

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Особливістю логістичних компаній є жорстка регламентація процесів забезпечення фінансових і матеріальних потоків. Така регламентація обумовлена, в першу чергу, вимогами законодавства. До того ж ці потоки безпосередньо пов'язані з прибутком компанії.

Потоки документації регламентовані не так строго, незважаючи на те, що є ресурсоємними. В їх число входять документи на вантаж, по оплаті, нормативна, розпорядча, транспортна документація, договори, звіти. З меншою формализованности випливає випливає менший рівень автоматизації. Однак ця даність в корені невірна - документообіг в логістиці потребує автоматизації не менше за інших складових бізнесу, оскільки в цих процесах закладений великий обсяг відповідальності. До "недооціненим" процесам слід віднести:

• формування документів, виготовлення звітів;
• зберігання в електронному та паперовому вигляді актуальних і архівних документів;
• пошук документів, доступ;
• забезпечення групового використання, в тому числі для географічно розподілених структур;
• підтримка актуальності, контроль;
• своєчасне оновлення документів;
• узгодження документів, забезпечення виконання доручень по ним.

При підрахунку тимчасових витрат, спрямованих співробітниками на підготовку і обробку документації, що забезпечує комерційну діяльність підприємства, виходить, що автоматизація документообігу в транспортній логістиці здатна істотно підвищити ефективність компанії в цілому.

Документація в процесах управління

Основні блоки, що забезпечують роботу логістичної організації - продажу , надання послуг, фінанси та управління . Якщо коротко, завдання управлінського блоку полягає у впливі на інші блоки на підставі аналізу отриманої інформації про діяльність підприємства. Тобто ефективність діяльності підприємства, будь-якого з відділів, знаходить відображення в планової і звітної документації, яка направляється в блок управління. При цьому, блок управління повинен направляти певний набір документів, в яких містяться коригувальні пояснення, директиви, рекомендації, пропозиції, встановлюються показники ефективності, щоб здійснити керуючі функції. Значить, що це двосторонній зв'язок з енною кількістю ітерацій, а значить зі зростаючими ризиками втрати і спотворення інформації.

Оскільки в управлінні одну з найбільш важливих ролей грає фактор часу, а саме надання в термін необхідних обсягів інформації, документообіг виступає як частина системи інформаційного забезпечення логістики. Управлінський блок відповідає за контроль виконання певних завдань у визначені терміни, що можливо оптимізувати за допомогою автоматизованого документообігу. Найбільш актуальними проблемами для логістичної компанії в частині забезпечення потоків документів є:

• великі обсяги первинних документів;
• дії, що виконуються вручну при підготовці і на подальших стадіях життєвого циклу документа, тобто відповідальні вручну контролюють траєкторію руху документів;
• відсутність можливостей зручного доступу і пошуку актуальних та архівних документів;
• далекі від оптимальних способи контролю виконання доручень по документах;
• відсутність консолідованих даних, довідників за завданнями, співробітникам, підрядникам і клієнтам;
• відсутність баз знань, агрегованих кейсів;
• відсутність коштів віддаленого доступу;
• відсутність можливостей відстеження ефективності діяльності департаментів та окремих співробітників на основі контролю доручень.

Автоматизація документообігу - підвищення ефективності компанії

Щоб домогтися підвищення виробничої ефективності логістичної компанії, необхідно вирішити ряд завдань:

• скорочення обсягу ручної праці за рахунок його автоматизації, що дозволить не тільки знизити вартість, але і скоротити вплив людського фактора;
• сувора регламентація внутрішньокорпоративних правил;
• вироблення алгоритмів діяльності співробітників при виконанні поставлених завдань.

Автоматизувавши документообіг в логістиці, ви не тільки позбудетеся від ризиків, які несе в собі паперовий документообіг, а й знизите потреба у величезній штаті, що працює на неефективне діловодство.

Для автоматизації ми пропонуємо розглянути рішення для управління логістикою на базі Comindware Business Application Platform. Дане рішення дозволяє автоматизувати як логістичні бізнес-процеси, так і супутній документообіг, і привести рівень логістичного сервісу в відповідність світовим стандартам.

Поділіться подробицями вашого проекту автоматизації управління логістикою, і ми будемо раді продемонструвати наше рішення, дати пропозиції та рекомендації
Замовити демо

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform , Фахівець з партнерським відносинам.