1. Види документів на підприємстві Кадрова документація - великий документальний перелік з інформацією...

Види документів на підприємстві

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Кадрова документація - великий документальний перелік з інформацією про працівників, про діяльність і кадровій службі підприємства. Види документів на підприємстві виділяються в великі групи кадрової документації:

• довідкові та інформаційні у вигляді доповідних і пояснювальних записок, а також різних актів;
• персональними документами є трудові книжки , Робочі довідки, автобіографії. Інформація в них вноситься з документів обліку особового складу;
• облікові документи особового складу, тобто особисті картки і листки обліку. Це основа кадрового діловодства. Накази з обліку особового складу можуть бути груповими, оформленими групою протягом одного дня, і індивідуальними з інформацією про один працівника;
• планові документи: різні кадрові питання, розрахунки по трудовій оплаті;
• документи щодо звіту і статистикою: баланс робочого часу, продуктивність праці, дані по зарплаті.

Терміни зберігання документів на підприємстві

Законодавством про архівну справу встановлюються терміни зберігання документів на підприємстві. Різниця в термінах зберігання вказує на важливість документа бухгалтерського обліку, обчислення і оподаткування.

Документи, які підтверджують отримання доходів, витрати і сплачені податки мають чотирирічний термін зберігання згідно НК РФ. Дані, що містять бухгалтерський облік і звітність, мінімально зберігаються п'ять років. Законодавство про архівну справу встановлює й інші терміни їх збереження в залежності від виду документів, так, наприклад, особові картки і рахунки працюючих на підприємстві зберігаються 75 років.

За тривалістю зберігання документи утворюють такі групи:

• з обмеженим терміном до п'яти років - це таблиці та різноманітні звіти;
• постійного зберігання - свідоцтва постановки на облік, різні види балансів;
• до відпадання потреби зберігаються виконавчі листи працівників;
• бланки статистичної звітності до заміни новими документами.

Розроблено окремі вимоги до зберігання трудових книжок. Ці бланки є документами суворої звітності, і тому зберігаються в металевих шафах або сейфах спеціальних приміщень, що забезпечують їх збереження.

Кадрові документи знаходяться на зберіганні в кадровій службі організації або в її архіві. Порядок їх зберігання регулюється трудовим законодавством з різних видів документації підприємства.

Збереження різних кадрових документів та передача їх в архів організації забезпечуються головним бухгалтером, який відповідає за їх збереження по трудовому кодексу . Передача їх в підрозділи інших підприємств не допускається, або проводиться після розпорядження головного бухгалтера.

Приміщення, де зберігаються архівні дані, зберігається на паперових носіях і замикається в шафі для запобігання до них несанкціонованого доступу.

У разі втрати документів за різними непередбаченими обставинами керівником підприємства призначається комісія з розслідування причин їх пропажі або втрати. До комісії запрошуються представники слідства і державного пожежного нагляду.