1. За якою формою складається авансовий звіт?
2. Як оформити відрядження за кордон в авансовому звіті і уникнути помилок
3. Документи-додатки
4. Як оформити відрядження за кордон в додатку

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Співробітник направляється у відрядження не в сусідній регіон, а за кордон. Компанія надає йому фінансові засоби на проживання, харчування та інші витрати під звіт. Після повернення з відрядження протягом трьох днів працівник зобов'язаний відзвітувати про витрачені кошти, надавши авансовий звіт. До цього звіту обов'язково додаються документи, що виправдовують витрати. ЗВІТ ПО ВІДРЯДЖЕННІ ОНЛАЙН

Потім звіт перевіряє і підтверджує бухгалтер, після чого співробітник або повертає невитрачені кошти в касу організації, або отримує компенсацію за перевитрату. Як правильно заповнити документи і не допустити помилок? Детальніше - в матеріалі нижче.

За якою формою складається авансовий звіт?

У Федеральному Законі №403-ФЗ «Про бухгалтерський облік» внесені зміни, згідно з якими з 1 січня 2013 року використання уніфікованих бланків авансового звіту скасовується. Тепер індивідуальні підприємці і організації можуть складати авансовий звіт у вільній формі.

На практиці більшість здають звіти за краще все ще користуватися уніфікованої формою № АТ-1 як найбільш зручною і відпрацьованої. Скласти авансовий звіт можна не тільки на папері - електронні звіти, завірені відповідним підписом, також мають право на життя. Цю норму затвердило Міністерство фінансів у листі від 12.04.2013 за №03-03-07 / 12250.

В додатку Hamilton-Авансовий звіт цей документ можна не тільки скласти в електронному вигляді, але і повністю обробити. Співробітник створює авансовий звіт з будь-якого мобільного пристрою - вся інформація про нього вже заповнена за замовчуванням. Бухгалтер відразу бачить звіт в додатку і, не виходячи з нього, перевіряє - до речі, всі бухгалтерські проводки формуються автоматично. А керівник в один клік стверджує його, залишаючись завжди в курсі.

ПЕРЕЙТИ До ДОДАТОК

Як оформити відрядження за кордон в авансовому звіті і уникнути помилок

На лицьовій стороні документа підзвітний співробітник вказує:

• найменування роботодавця;
• власні ПІБ;
• посаду;
• призначення отриманого авансу.

На зворотному боці записуються реквізити документів, що виправдовують витрати, а також суми цих витрат.

Гроші під звіт можуть видаватися в російських рублях або іноземній валюті. Якщо мова йде про перший варіант, до звіту може додаватися довідка з банку про обмін рублів на валюту з зазначенням обмінного курсу на зазначену дату. Якщо ж довідки з банківського відділення немає, курс розраховується, виходячи з офіційних даних Центробанку на день затвердження звіту.

Для бухгалтерії найзручніше вказувати в авансовому звіті витрачені суми і в російських рублях, і в іноземній валюті. Щоб показати правильність розрахунків, на зворотному боці звіту в окремій графі вказується курс перерахунку. Працівник отримує на руки гроші з розрахунку запланованих витрат на проїзд та проживання, а також добові. Розмір добових закріплюється в обліковій політиці організації або колективному договорі. Порядок відшкодування витрат на відрядження та інші важливі нюанси вказуються там же. Відображати витрачання добових в авансовому звіті немає необхідності.

Законодавство встановлює граничні розміри добових, що не обкладаються ПДФО, для Росії в розмірі 700 рублів, для інших країн - 2500 рублів. У день від'їзду з Росії добові нараховуються з розрахунку 2500 рублів на день, в день приїзду - вже 700 рублів. Якщо в організації розмір добових перевищує граничні норми, на перевищення нараховується ПДФО.

Одноденні відрядження за кордон розраховуються за половинною ставкою від стандартного розміру відрядних (добових).

При необхідності в поїздці співробітник може розраховуватися власної банківською картою. В цьому випадку потрібно буде підтвердити це, наприклад, надавши чек з електронного терміналу. Так як карта може бути рублевої або валютної, необхідно врахувати не тільки витрати, але і комісію. Для цього потрібно надати виписку з карт-рахунку. Саме по ній буде розрахований реальний курс конверсії на момент оплати (що актуально для рублевих карт).

Гроші в касу організації співробітник повертає в рублях. Компенсація йому в разі перевитрати також виплачується в російських рублях.

Документи-додатки

До авансового звіту за правилами додаються документи, що підтверджують цільове витрачання коштів . Як виправдувальних документів оплати проїзду можуть виступати:

• залізничний квиток,
• авіаквиток,
• маршрут-квитанція (контрольний купон).

Для літака необхідний також посадковий талон. Проживання підтверджується рахунком з готелю. Якщо документи на іноземній мові, потрібно виконати їх переклад на російську. Причому досить буде перевести тільки інформацію, що стосується реквізитів організації, ПІБ співробітника, суми витрат.

Як оформити відрядження за кордон в додатку

Складання авансового звіту значно спрощується, якщо використовувати сучасні інструменти оптимізації бізнес-процесів. Що саме вони спрощують?

• Доступ до інформації. І підзвітні співробітники, і керівники організацій користуються всіма можливостями онлайн-сервісів з персонального комп'ютера, планшета або смартфона в будь-якій точці світу, на роботі, вдома або в дорозі.
• Узгодження відряджень і звітів. Всі задіяні особи мають доступ до додатка, можуть погодити чи підтвердити авансовий звіт.
• Контроль. Складання звіту спрощується, виключається людський фактор, а разом з ним і ймовірність помилки. Весь процес стає простим і прозорим, відбувається швидше і більш злагоджено.

чим привабливі додатки Hamilton Apps ?

• Простота використання. Не потрібно встановлювати спеціальне програмне забезпечення, змінювати налаштування. Додатки сумісні з будь-якими ОС на персональних пристроях.
• Мобільність. З собою досить мати персональний комп'ютер, планшет або смартфон.
• Прозорість. Вся інформація і статистика доступні, проаналізовані і представляються в максимально зрозумілому вигляді.
• Гнучкість. Додаток налаштовується під локальні нормативні акти і діючі в компанії бізнес-практики.

Співробітник може створити авансовий звіт онлайн, прикріпивши до нього всі підтверджуючі документи у вигляді фотографій і скан-копій, а підтвердить звіт менеджер прямо в додатку. Проведення для бухгалтерії створюються в автоматичному режимі, тому оформлення авансового звіту з таким додатком стає максимально простим завданням для всіх задіяних в процесі осіб.

ЩЕ БІЛЬШЕ Про ДОДАТКУ

Дивіться також: