1. зміст розділу Цей розділ створено для тих, хто тільки починає знайомитися з темою електронного документообігу....
2. Що таке електронний документ, СЕД, ECM
3. Чи потрібна Вам ECM-система
4. Переваги електронного документообігу
5. технології ECM
6. Функціонал і класифікація СЕД і ECM-систем
7. Приклад бізнес-процесу в ECM-системи
8. Кращі практики організації бізнес-процесів в ECM-системи
9. Як подружити ERP і ECM-системи
10. Рекомендуємо
11. Чого не варто чекати від ECM-системи
12. Впровадження ECM системи
13. Що таке впровадження ECM-системи
14. Проблеми та ризики впровадження ECM-системи
15. Достовірність і законність електронного документа
16. напуття

зміст розділу

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Цей розділ створено для тих, хто тільки починає знайомитися з темою електронного документообігу. Розділ допоможе вам сформувати базове уявлення про електронний документообіг без поглиблення в складні питання. Час на вивчення 1-1,5 години.

Якщо ви хочете скачати архів матеріалів для самостійного вивчення - зареєструйтеся . Потім вам буде доступний комплект " Основи електронного документообігу для підприємства ". Час на вивчення 20 ч.

Якщо ви викладач, і вас цікавить дисципліна «Основи електронного документообігу та ECM», пропонуємо вам набір лекційних матеріалів, практичних і лабораторних завдань. Для його отримання Напишіть нам або телефонуйте +7 (3412) 72-65-01.

ECM - це просто або складно?

Сьогодні 100% документів в офісі створюється в електронному вигляді, але до сих пір більше 80% створених документів роздруковуються (для узгодження, ознайомлення, запуску в роботу)! Хіба може такий формат бути ефективним? Здається, що впровадження електронного документообігу - найрозумніше дію з боку осіб які приймають рішення ...

Але бізнес-потреба в поліпшення, в автоматизації формується не миттєво, і тільки отримавши ряд сигналів, керівництво та відповідальні фахівці приходять до висновку про те, що для вирішення поточних питань підприємству потрібна спеціальна інформаційна система для управління контентом (ECM- система). Тобто, потрібно управляти інформацією на всіх стадіях її існування, поки вона не старіє.

Щоб прийти до розуміння озвученої потреби, побачити прикладну користь від використання конкретного ІТ-рішення, необхідно не тільки «вирости», але ще й зрозуміти, яким же чином взагалі влаштована ECM-система. Які етапи роботи з інформацією охоплюються інфраструктурою ECM? Що можливо робити з інформацією на кожному з етапів? Які правила управляють процесами взаємодії з інформацією? Як велика теорія втілюється в практиці?

Даний розділ нашого інтернет-ресурсу зібрав і структурував матеріали, просто висвітлюють складні питання, пов'язані з управлінням корпоративними контентом.

Що таке електронний документ, СЕД, ECM

Існує безліч визначень того, що таке електронний документ, СЕД, ECM ... Ми постараємося дати вам самі зрозумілі і ємні з них.

Електронний документ - це якийсь набір інформації (текст, зображення, звукозапис), збережений на комп'ютері (файли Word, Excel і т.п.). Цей набір інформації супроводжується карткою з атрибутами, подібно до того, як книги в бібліотеці супроводжуються картотекою. За атрибутами (назва, автор, дата створення і т.д.). документ можна швидко знайти.

Workflow (потік робіт) - це послідовність дій співробітників в рамках певного бізнес-процесу. Наприклад: послідовність дій - це "отримання документа, реєстрація документа, розгляд документа, виконання документа", а бізнес-процес - "робота зі зверненнями громадян".

Електронний документообіг (ЕДО) - це спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів використовується в електронному вигляді і зберігається централізовано.

Система електронного документообігу (СЕД) - це комп'ютерна програма (програмне забезпечення, система), яка дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук), а також взаємодія між співробітниками (передачу документів, видачу завдань, відправлення повідомлень і т.п.).
Також СЕД називають EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управління електронними документами.

ECM

(Enterprise Content Management) - в перекладі цей термін звучить як "управління корпоративними інформаційними ресурсами (змістом, наповненням, контентом)". Це поняття дещо ширше, ніж СЕД. Під ECM-системою розуміють набір технологій, інструментів і методів, використовуваних для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації (контенту) всім споживачам усередині організації. Наприклад, для того щоб стати ECM-системою, СЕД повинна містити засоби сканування документів, гарантувати збереження документів, підтримувати правила зберігання документів і т.д.

Більш точні і "наукові" визначення цих та інших термінів можна знайти в глосарії . Рекомендуємо також ознайомитися з матеріалами рубрики Основи електронного документообігу .

Чи потрібна Вам ECM-система

Щоб оцінити, чи потрібна вам СЕД або ECM-система, дайте відповідь для себе на наступні питання:

• ви можете відразу знайти потрібний документ, розмовляючи по телефону з важливим партнером?
• ви можете точно сказати, які з виданих вами доручень на поточний момент не виконані, які прострочені?
• ви впевнені, що існуюча швидкість узгодження документів створює позитивний імідж вашої організації?
• вас влаштовує обсяг паперів, які лежать на вашому столі?
• ви можете впевнено сказати, де в даний момент знаходиться документ, випущений вами на узгодження?

Якщо на 3 або більше питання ви дали негативну відповідь, то вам пора всерйоз задуматися про придбання СЕД або ECM-системи.

Рекомендуємо вам також ознайомитися з матеріалами рубрик:

Переваги електронного документообігу

Прозорість бізнес-процесів. Система забезпечує можливість відстеження етапів виконання бізнес-процесів, що робить всю діяльність в організації абсолютно прозорою для керівництва і контрольованою.

Підвищення виконавської дисципліни. За статистикою 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. Надаючи повний контроль всіх етапів робіт для керівництва, ECM-система безпосередньо впливає на виконавську дисципліну працівників.

Скорочення витрат часу керівників і співробітників. Використання системи скорочує тимчасові витрати практично на всі рутинні операції з документами (створення, пошук, узгодження і т.д.). Крім того, відбувається прискорення документообігу і, як наслідок, всіх процесів в організації.

Забезпечення конфіденційності інформації. Витік конфіденційної інформації може спричинити за собою мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного "паперового" документообігу, ECM-система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначеними правами користувачів, всі дії над документом (читання, зміна, підписання), протоколюються.

Виконання вимог стандартів ISO 9000. Постановка менеджменту якості в даний час стала одним із пріоритетних завдань, що вирішуються російськими компаніями. Одна з вимог до системи управління якістю (СУЯ) - це прозоро поставлений документообіг і інформаційну взаємодію. Переваги використання ECM-системи при постановці СМК:

• забезпечення суворого виконання розділів стандарту ISO 9001: 2000 з управління документами і записами;
• підтримка виконання регламентів співробітниками в рамках описаних бізнес-процесів;
• надання коштів для контролю з боку керівництва за функціонуванням СМК.

Легкість впровадження інновацій та навчання. Завдяки системі оповіщення, побудованої на базі ECM-системи можна швидко довести нові правила роботи до всіх співробітників. Скорочуються терміни навчання нових співробітників за рахунок можливості швидкого пошуку необхідної для роботи інформації (положень, інструкцій і т.п.). Легко змінюються маршрути проходження і шаблони документів, після чого співробітники автоматично починають працювати по-новому.

Розвиток корпоративної культури. Процес впровадження ECM-системи налагоджує і підтримує корпоративну культуру. Оптимізація взаємодії співробітників і розвиток горизонтальних зв'язків призводять до згуртування команди. У той же час зростає відповідальність кожного співробітника за якісне виконання виданого йому завдання.

Зростання конкурентних переваг. Впровадження ECM-системи безпосередньо відбивається на конкурентних перевагах компанії перед іншими гравцями ринку. Підвищується швидкість і якість обслуговування клієнтів за рахунок прискорення руху інформаційних потоків і чіткого контролю всіх процесів. Функціонування навіть великого підприємства стає більш мобільним і менше залежить від конкретних "незамінних" співробітників.

технології ECM

До управління корпоративною інформацією (або контентом) можна підійти і з боку практики, і з боку теорії. Безсумнівно, практичні аспекти ECM цікаві перш за все в силу своєї бізнес-спрямованості. Однак, щоб різноманітні практичні питання склалися в структуровану систему знань, необхідний теоретичний базис з технічної складової. Для цього потрібно звернути увагу, на складові життєвого циклу, зазначені в канонічному визначенні з глосарію AIIM (Association for Information and Image Management): захоплення (Capture), управління (Manage), зберігання (Store), захист (Preserve) і доставка інформації ( Deliver).

Управління інформацією проводиться протягом усього життєвого циклу інформації: від її створення або надходження в організацію, до доставляння кінцевому споживачеві або знищення після закінчення терміну зберігання. Інформація пронизує всі процеси організації, вона створюється і обробляється в різних інформаційних системах і за допомогою різних додатків, але тільки ECM робить акцент на тому, що має бути єдиний підхід до управління інформацією, протягом усього її життєвого циклу.

Варто звернути увагу на те, що з точки зору бізнесу в життєвому циклі документа важливі етапи, які безпосередньо впливають на бізнес-процеси, коли документ бере участь в потоках робіт (workflow). З чисто технічної ж точки зору ці етапи не несуть вираженою смислового навантаження, вони позначені загальним терміном «управління документом».

Детальніше про технології управління інформацією читайте в статтях:

Функціонал і класифікація СЕД і ECM-систем

За заявами дослідницької компанії Gartner, до ECM можуть бути віднесені системи, що підтримують не менше трьох з шести функцій:

• управління документами (виписка / повернення, контроль версій, безпеку, угруповання документів і т.д.);
• спільна робота над спільними документами та підтримка проектних команд;
• сканування документів і управління образами паперових документів;
• управління записами для довгострокового архівного зберігання, автоматизації правил і нормативів зберігання, гарантування відповідності записів законодавству і регулюючим правилам;
• workflow для підтримки бізнес-процесів, маршрутизації контенту, призначення робочих завдань і станів, трасування маршрутів і контроль виконання;
• управління веб-контентом для автоматизації публікацій, управління динамічним контентом і взаємодією користувачів для цих завдань.

Відповідно до кількості реалізованих функцій СЕД діляться на:

• системи діловодства
• електронні архіви
• workflow-системи
• комплексні або ECM-системи.

Детальніше з даною темою ви можете ознайомитися в рубриках розділу "Функціонал СЕД і ECM":

Приклад бізнес-процесу в ECM-системи

нижче наводиться схема бізнес-процесу в нотації BPMN , Яка розглядає приклад роботи в ECM-системи з вхідними документами (реєстрація, візування, виконання), які надходять в організацію поштою, факсом, електронною поштою і підлягають реєстрації. Документ заноситься в систему відразу при надходженні в організацію і далі "рухається" в електронному вигляді.

Кращі практики організації бізнес-процесів в ECM-системи

Для організацій, що працюють в СЕД / ECM, з'являється можливість вести спрощений діловодство і зосередитися на бізнес-процесах. Тобто реєстрація документів і контроль доручень секретарем в цьому випадку використовується тільки при роботі з вихідним і вхідною кореспонденцією, для внутрішніх документів ці етапи виключаються. Це не означає, що всі бізнес-процеси зупиняються, і ніхто нічого не робить і не контролює. Виконання тих чи інших доручень здійснюється в рамках завдань і завдань (workflow), відстежуючи стан яких можна також контролювати проходження процесу. При цьому зростає кількість горизонтальних завдань, в рамках типових бізнес-процесів або «кейсів», при яких не потрібно проходження ланцюжків узгодження з вищестоящими керівниками.

ECM-система часто стає «кровоносної» системою підприємства і зачіпає багато бізнес-процеси, дозволяючи зробити їх ефективніше. Про кращі практики організації такої роботи поговоримо детальніше.

Практики організації діловодства та документообігу на сучасному підприємстві

Роль ECM-систем в управлінні договорами

Документообіг в маркетингу і продажах

Проектно-кошторисна документація в СЕД

Як подружити ERP і ECM-системи

ERP (Enterprise Resource Planning) - стратегія управління підприємством, орієнтована на оптимізацію ресурсів (виробничих, фінансових, трудових) за допомогою інформаційної системи.

Хоча і ERP, і ECM-системи працюють з корпоративною інформацією, але характер цієї інформації зовсім різний. Основу даних ERP-систем становить добре структурована інформація. Документ ERP-системи є чітко задану форму (яка описувала один з ресурсів - фінанси, матеріальні цінності, виробничі потужності), де набору реквізитів відповідають їх значення і певна логіка обробки.

Документ ECM-системи (одиниця контенту) - це в першу чергу інформація неструктурована. Для ECM-системи немає різниці це текстовий документ, таблиця, відео-файл або креслення. Система однаково добре буде включати такі документи в бізнес-процеси узгодження, призначити права або здійснювати пошук потрібного документа.

Інтеграція ERP і ECM на підприємстві - це, мабуть, найбільш природний і найменш ризикований шлях об'єднання функціоналу цих систем.

Детальніше про інтеграцію ERP і ECM-систем читайте:

Чи є місце ERP всередині ECM?

Чому СЕД повинна працювати в тісній інтеграції з ERP, CRM, BPM і іншими системами і додатками?

ECM-платформа як інструмент структурування корпоративної інформації

Рекомендуємо

Дізнайтеся більше про електронний архів документів

Чого не варто чекати від ECM-системи

В даний час комплексна автоматизація підприємств будується шляхом інтеграції декількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо правильно визначити, що саме повинно реалізовуватися в рамках кожної системи.

СЕД і ECM-система в першу чергу орієнтовані на роботу з неструктурованою інформацією, тому спроби вирішення в ній деяких завдань будуть малоефективні.

Розглянемо найбільш часто зустрічаються вимоги замовників, реаліз ація яких в СЕД і ECM-системи повинна бути розумною.

Кадрове діловодство. Незважаючи на те, що кадрове діловодство прямо пов'язане з документами, завдання даного напрямку - не в управлінні самими документами, а в обліку і управлінні кадрами. Необхідно отримувати різні вибірки по персоналу (за освітою, статтю, спеціальностями, дату прийому / звільнення і т.д.), для цього інформація має зберігатися в структурованому вигляді в базі даних, а не у вигляді окремих неструктурованих документів. Створення кожного документа має відображатися на зміну стану персоналу, тому для автоматизації кадрового діловодства доцільніше використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з ECM-системою для зберігання неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т.д.). Крім того корисно автоматизувати в ECM-системі процеси узгодження цих документів.

Облік фінансових документів. Аналогічно виглядає ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками-фактурами, накладними, актами виконаних робіт та ін. Для ведення податкового і бухгалтерського обліку, які ґрунтуються на первинних документах, призначені спеціалізовані бухгалтерські системи, а також спеціалізовані модулі ERP-системи. ECM-система не може їх замінити, хоча сканування і організація електронного архіву скан-образів фінансових документів - це завдання СЕД. Необхідність впровадження подібних рішень зазвичай виникає при великих обсягах документів і учасників бізнес-процесів, які будуть працювати з фінансовими документами як з документами СЕД з урахуванням прав доступу, ЕЦП і т.д.

Спільне використання ECM і ERP-систем корисно на наступних рівнях:

• зберігання образів документів в ECM, облік яких ведеться в ERP;
• зберігання звітів ERP в ECM, в т.ч. підписаних ЕЦП;
• узгодження документів і записів довідників ERP за допомогою ECM-системи.

Крім того, тепер можна здійснювати обмін фінансовими документами (рахунками-фактурами, договорами, накладними та актами) з контрагентами в електронному вигляді. І зберігання таких документів в СЕД дасть додаткову перевагу. Детальніше .

Корисними для вивчення цієї теми будуть матеріали:

Аналіз і моделювання бізнес-процесів.

Як правило, для АНАЛІЗУ и моделювання бізнес-процесів Використовують системи класу BPM ( Business Process Management ). Це спеціалізовані інструменти бізнес-аналітика підприємства або зовнішньої консалтингової фірми. У модельованих бізнес-процесах можуть бути присутніми дії, не пов'язані з документами, що виконуються вручну (наприклад, доставка документів кур'єром), зовнішніми суб'єктами (наприклад, постачальниками) або з підтримкою інших класів систем (ERP, CRM).

Класична СЕД може дати певний обсяг інформації для аналізу бізнес-процесів (наприклад, у вигляді звітів про затримки виконання певних типів завдань). Але це тільки невелика частина даних необхідних для повноцінного аналізу.

Доцільно реалізовувати інтеграцію СЕД і систем моделювання за довідковими даними, наприклад, видам документів або оргструктуре. Крім того, ефективним буде використання СЕД, як постачальника даних для аналізу існуючих бізнес-процесів, які виконуються в СЕД.

З іншого боку, наявні на ринку системи управління документами часто виходять за рамки СЕД і зближуються з класом BPM-систем, тоді можливості можуть включати той чи інший функціонал для аналізу і моделювання.

Детальніше про позиціонування ECM-системи ви можете почитати в рубриці Місце ECM в інформаційній системі підприємства .

Впровадження ECM системи

Ефект від впровадження

Оцінка ефекту від ECM-проекту по своїй суті нічим не відрізняється від оцінки ефективності ІТ-проекту, а оцінка ІТ-проекту - від оцінки будь-якого проекту компанії.

Іноді компанії можуть впроваджувати інформаційні технології, практично не замислюючись про економічний ефект. Це можливо у випадках, коли закриваються ІТ-проблеми очевидні і не потребують додаткових обгрунтувань. Наприклад, покупка комп'ютера для секретаря або розгортання бухгалтерської системи. Тут мотивом виступає зрілість технологій компанії, без якої підприємство просто не може вважатися ефективним. В інших випадках ефект порахувати практично неможливо, хоча необхідність впровадження сумнівів не викликає. А іноді підрахунок ефекту обходиться дорожче самої технології (як, наприклад, надання співробітникам необмеженого доступу в Інтернет). У всіх перерахованих випадках увага приділяється швидше витрат на проект і потенціалу рішення, наприклад того, наскільки легко за допомогою впровадженої системи будуть вирішуватися інші завдання компанії.

СЕД і рішення на її основі далеко не завжди можна віднести до систем, щодо ефекту яких все зрозуміло. Традиційні методики аналізу ефективності використання активів до інформації незастосовні, так само як і формула «відношення прибутку до загальних витрат є ефективність». Обумовлено це тим, що інформація - нематеріальний актив, який бере участь у виробництві спільно з матеріальними і трудовими ресурсами. Впровадження ECM-системи при цьому супроводжується зміною бізнес-процесів і трудовитрат. Витрати на інформаційні системи, включаючи і ECM, - в більшості випадків витрати непрямі, обчислити які на одиницю продукції можна тільки за допомогою деякої моделі економічного планування, яку формалізувати часто досить складно.

Ми пропонуємо вам опис декількох методик, для оцінки ефективності ECM-проектів:

Що таке впровадження ECM-системи

Вибір і придбання ECM-системи - це тільки перший крок на шляху побудови електронного документообігу в організації. Перш ніж система запрацює і реально почне приносити ефект, має бути процес впровадження. Якщо ви ще жодного разу не впроваджували ніяку інформаційну систему, то пояснимо, що таке впровадження і для чого воно потрібне.

Впровадження ECM-системи зазвичай складається з наступних етапів:

• організація проекту, виділення персоналу (керівник проекту і робоча група);
• дослідження підприємства і проектування рішень по використанню ECM-системи;
• настройка і адаптація ECM-системи;
• навчання персоналу;
• дослідна експлуатація.

Організувати процес впровадження підприємство може самостійно або із залученням сторонньої фірми-впроваджувача. У першому випадку буде потрібно більше часу і зусиль з боку власних співробітників, терміни впровадження швидше за все затягнуться. У другому випадку будуть потрібні значні фінансові витрати на оплату послуг сторонньої організації, але терміни і результат проекту буду більш гарантовані.

У будь-якому випадку обов'язковими для успішного впровадження є наступні правила:

• активну участь керівництва в процесі впровадження і використання ECM-системи;
• виділення і поглиблене навчання ключових співробітників для впровадження і підтримки ECM-системи;
• організація навчання всіх користувачів і надання інструкцій по роботі з системою.

Детальніше про процес впровадження - П'ять типових кроків для впровадження ECM-системи .

Постійно поповнюються рекомендації про організацію процесу впровадження ви можете знайти в нашій рубриці Впровадження електронного документообігу .

Проблеми та ризики впровадження ECM-системи

Багато в чому проблеми і ризики впровадження ECM-системи збігаються з проектами впровадження інших інформаційних систем масштабу підприємства і призводять до наступних негативних наслідків:

• порушення термінів проекту;
• порушення бюджету проекту;
• неповне досягнення поставлених цілей (система працює, але не в повному обсязі: менше / гірше, ніж було заплановано);
• повний зрив впровадження (після впровадження система реально не працює).

Специфіка ризиків при впровадженні ECM-системи пов'язана з тим, що за короткий термін необхідно більшу частину співробітників підприємства перевести на абсолютно нові для них методи роботи (читання документів в електронному вигляді, отримання в електронному вигляді резолюцій і підписів керівництва і т.д.). До найбільш характерних ризиків впровадження ECM-системи варто віднести:

• консервативність користувачів, неприйняття нових методів роботи;
• низька комп'ютерна грамотність рядових користувачів і вищого керівництва;
• неструктурованість процесів (відсутність регламентів);
• недостатнє / невідповідне технічне оснащення;
• нечітке управління проектом.

Шляхи запобігання ризикам у загальному-то стандартні:

• детальне попереднє проектування роботи ECM-системи на даному підприємстві;
• чіткі директиви і особистий приклад керівництва;
• навчання персоналу і оперативна підтримка у вирішенні проблем.
• поетапність впровадження.

Достовірність і законність електронного документа

Сфера управління електронним контентом і електронну взаємодію зараз активно розвивається. Розвивається і законодавство, якісь норми фіксуються в ньому після того, як устоялися в життя, якісь навпаки з'являються з введенням законодавчих актів.

Визначення достовірності та юридичної значимості паперового документа - всім зрозуміла процедура: документ повинен мати необхідні підписи і печатки. Але як визначити достовірність електронного документа?

Для цього створена електронна підпис (ЕП) - це реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки. ЕП дозволяє ідентифікувати власника підпису, а також встановити відсутність змін в електронному документі після його підписання.

У найпростішому поданні механізм ЕП працює наступним чином. Виділяється засвідчує центр (підрозділ або зовнішня організація), який за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення генерує так звані «сертифікати ключів» для кожного користувача. Ключ ЕП - це унікальна послідовність символів. Він складається із закритого ключа (він доступний тільки своєму власнику, з його допомогою власник може підписати документ ЕП) і відкритого ключа (він доступний всім, з його допомогою можна визначити, хто і коли підписав електронний документ).

При використанні ECM-системи все «складності», з якими може зіткнутися користувач, ховаються. Користувач, як правило, повинен просто вибрати потрібну функцію: «Підписати документ» (документ, підписаний ЕП, буде одночасно закритий для змін) або «Отримати інформацію про підписи». Легітимність електронних документів визнається судами і третіми сторонами .

напуття

Сподіваємося, цей розділ допоміг вам зрозуміти, що значить електронний документообіг і чи прийшла пора запровадити ECM-систему в вашій організації.

Ми бажаємо вам успіхів у освоєнні нових технологій, а матеріали нашого ресурсу www.ECM-Journal.ru завжди допоможуть вам знайти відповіді на питання в сфері ЕДО.