1. Про замовника
2. ситуація
3. вибір
4. аналіз завдань
5. платформа
6. Рішення
7. враження
8. перспективи

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Компанія Акелон успішно завершила проект по впровадженню ECM-системи DIRECTUM в ТОВ «Агентство по поверненню боргів», що є одним з великих гравців російського ринку колекторських послуг. В ході даного проекту були автоматизовані процеси узгодження службових записок і договорів, а також вдосконалена робота з вхідної, вихідної, організаційно-розпорядчою документацією. Проект був відзначений низкою цікавих технічних рішень за рамками стандартного функціоналу системи, що роблять роботу користувачів більш комфортної та ефективної.

Про замовника

Товариство з обмеженою відповідальністю «Агентство з Повернення Боргів» ( «АВТ») ( www.avddolg.ru ) - колекторське агентство, засноване в березні 2005 року. На сьогоднішній день Агентство має 108 підрозділів в більш ніж 60 Суб'єктів Федерації і здійснює заходи щодо повернення простроченої заборгованості практично на всій території Російської Федерації від Калінінграда до Владивостока. У штаті компанії працюють більше 1200 висококваліфікованих досвідчених фахівців різної функціональної спрямованості.

У сферу діяльності компанії входить надання професійних послуг зі стягнення проблемної заборгованості (в тому числі дебіторської) з фізичних та юридичних осіб; придбання прав вимоги за операціями (купівля боргів) поступки права вимоги з подальшою реалізацією придбаних прав; робота з заставами; фінансовий і юридичний консалтинг.

Основними замовниками «АВД» є комерційні банки, підприємства ЖКГ, стільникові оператори, страхові компанії, роздрібні торговельні мережі.

ситуація

Процеси по роботі з офіційними документами в компанії «АВТ» були налагоджені і строго регламентовані. Частина робіт здійснювалася в електронному вигляді: активно використовувалася електронна пошта для розсилки документів, велися журнали реєстрації документів, електронні образи документів зберігалися на мережевих дисках. Істотний обсяг робіт за погодженням, візуванню документів, контролю виконання документів виконувався без використання електронних носіїв, що викликало певні незручності при відстеженні ходу робіт по виконанню доручень, роботі з документами і формування звітності. Додатковий час і кошти витрачалися на друк і розповсюдження друкованих документів всередині компанії.

Важлива характеристика Компанії-замовника - наявність розгалуженої мережі філій, розташованих на території всієї країни. Їх географічна віддаленість від головного офісу часто приводила до додаткових тимчасових витратах при узгодженні договірних документів, а також службових записок.

Експрес-обстеження процесів роботи з документами в Компанії виявило потреби в:

• оптимізації процесів узгодження службових записок і договірних документів;
• систематизації електронного архіву документів Компанії;
• підвищення ефективності роботи з офіційними документами і дорученнями Генерального директора ТОВ «АВТ».

Для досягнення цих цілей, керівництвом компанії було прийнято рішення перевести документообіг в електронний вигляд, запровадивши систему, що дозволяє автоматизувати рутинні процедури традиційного діловодства і підвищити якість і швидкість внутрішньокорпоративних комунікацій.

вибір

ТОВ «АВТ» довірило рішення описаних вище завдань консультантам компанії Акелон. При виборі підрядника на проведення консалтинго-впроваджувальних робіт Клієнтом враховувалися такі критерії, як досвід аналогічних впроваджень, наявність позитивних відгуків від замовників і відпрацьованої технології впровадження в жорстко обмежений термін. Представлене нами рішення по впровадженню системи електронного документообігу найбільш повно відповідала потребам компанії-замовника.

В якості платформи для побудови системи електронного документообігу була обрана система вітчизняної розробки - DIRECTUM, визнаний лідер в Росії за кількістю успішних впроваджень на великих підприємствах. Серед достоїнств даної системи - орієнтація на потреби клієнта, база готових бізнес-рішень, адекватна вартість, масштабованість. Крім цього, перевага даної системи в її постійному вдосконаленні компанією-вендором ( «DIRECTUM»).

аналіз завдань

Проект по впровадженню системи DIRECTUM включав в себе розгортання програмного забезпечення, дослідження і опис бізнес-процесів Компанії, навчання співробітників роботі з системою, прикладну розробку, проектування типових маршрутів руху документів, проведення тестових випробувань і передачу системи в дослідну, а потім і в промислову експлуатацію .
Для зручності збору інформації по виконавській дисципліні була потрібна розробка спеціалізованого звіту, що містить вичерпну інформацію про хід робіт за погодженням і виконання службових записок в Компанії.

Для реалізації процесу узгодження документів в електронному вигляді була запланована розробка типових маршрутів, логіка яких би в повному обсязі відповідала усталеним процесам в Компанії. Додатково був запланований ряд удосконалень стандартного функціоналу системи DIRECTUM.

платформа

DIRECTUM - система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їх спільної діяльності.

DIRECTUM є повноцінною ECM-системою (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне «паперове» діловодство органічно вписується в електронний документообіг. DIRECTUM забезпечує ефективну організацію і контроль ділових процесів на основі workflow: узгодження документів, підготовка та проведення нарад і підтримка інших процесів взаємодії.

Організація і контроль ділових процесів на основі workflow, опора на російські стандарти в сфері діловодства, постійне вдосконалення технологій і партнерство з провідними розробниками і інтеграторами гарантують максимальний ефект від впровадження системи DIRECTUM.

На базі системи DIRECTUM розробляється широкий набір бізнес-рішень, спрямованих на вирішення бізнес-завдань з певним бізнес-ефектом.

Рішення

Для вирішення поставлених завдань було використано функціонал базових модулів системи, модуля « Канцелярія »І модуля« управління договорами ». Були розроблені рішення, що автоматизують роботу з вхідною, вихідною кореспонденцією, наказами, службовими записками та договірними документами.

Велике значення в проекті віддавалося автоматизації роботи зі службовими записками. Для типових службових записок був розроблений спеціалізований довідник «Типи службових записок», що дозволяє задавати параметри узгодження для кожного типу службових записок такі як: список узгоджувальних (із зазначенням послідовності узгодження), який стверджує, шаблон документа, список виконавців.

Для спрощеного створення і відправки типових службових записок був розроблений майстер дій, що виконує ці операції за користувача автоматично.

Розроблено і налаштовані п'ять типових маршрутів по роботі з документами:

• розгляд вхідного документа;
• узгодження вихідного листа;
• узгодження наказу (розпорядження);
• узгодження службової записки;
• узгодження договірних документів.

враження

результати

Компанія Акелон успішно виконала повний комплекс робіт по впровадженню ECM-системи DIRECTUM в ТОВ «АВТ».

У період проведення робіт по впровадженню DIRECTUM викладачами компанії Акелон були навчені роботі з базовим функціоналом системи більш 40 співробітників ТОВ «АВТ». Навчання включало базові курси по роботі з системою з практичної складової, семінари та індивідуальне навчання для вищого керівництва Компанії.

З 1 жовтня 2012 року вся вхідна, вихідна кореспонденція та ОРД заноситься і зберігається тільки в DIRECTUM і реєструється в електронних журналах системи. Всі доручення Генерального директора видаються виконавцям в електронному вигляді, а контроль їх виконання здійснюється в системі DIRECTUM.

Уже в період дослідно-промислової експлуатації користувачами системи були відзначені істотні переваги електронного документообігу в порівнянні з попереднім, паперовим. Впровадження DIRECTUM дозволило співробітникам отримати зручний доступ до інформації, а також швидко знаходити документи за реквізитами і змістом.

Використання системи DIRECTUM дозволяє істотно скоротити терміни підготовки та узгодження документів, за рахунок організації електронного узгодження документів з використанням ЕЦП і застосування автоматично заповнюються шаблонів електронних документів. Завдяки DIRECTUM зацікавлена ​​особа може оперативно отримати доступ до електронної версії документа в системі, визначити поточний статус робіт по документу, переглянути список співробітників, які підписали документ ЕЦП.

перспективи

Керівництво компанії «АВТ» проявляє високу зацікавленість у подальшому розвитку системи DIRECTUM - розширення її функціоналу та автоматизації нових бізнес-процесів. В даний час ведуться переговори по ряду перспективних напрямків, як: впровадження бізнес-рішень « Акелон: Управління сервісом »,« DIRECTUM: Узгодження рахунків на оплату »,« DIRECTUM: Управління нарадами і засіданнями »,« Управління претензіями і позовами ». Також подальший розвиток системи можливе шляхом інтеграції DIRECTUM з іншими інформаційними системами Підприємства: інтеграцією DIRECTUM і системи кадрового обліку на базі 1С, інтеграцією DIRECTUM і Active Directory, інтеграцією DIRECTUM і фінансово-облікової системи Компанії.

Компанія «АВТ» планує продовжувати розвивати систему, в тому числі і своїми силами - планується навчити другого адміністратора системи, а також направити фахівця ТОВ «АВТ» на курси розробки та модифікації системи DIRECTUM, щоб доопрацьовувати систему самостійно.

З успішним завершенням проекту в центральному офісі ТОВ «АВТ» почалося підключення до системи DIRECTUM керівників регіональних філій, а в найближчому майбутньому планується охопити всіх співробітників Компанії.