Наше деловое партнерство www.banwar.org

Панченко Е.Г.1, Трифонова О.Н.2

1Магістрант, 2магістрант, Санкт-Петербурзький Державний Економічний Університет

ВИБІР автоматизована система ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В проектної ОРГАНІЗАЦІЇ МЕТОДОМ АНАЛІЗУ ІЄРАРХІЇ Т.СААТІ

анотація

Проводиться аналіз автоматизованих систем електронного документообігу з метою вибору програмного забезпечення, що задовольняє потребам проектної організації, з використанням методики аналізу ієрархії Т. Сааті.

Ключові слова: автоматизована система електронного документообігу, проектна організація, метод аналізу ієрархій Т.Сааті, підтримка паперового документообігу.

Panchenko EG1, Trifonova ON2

1The master degree, 2the master degree, St. Petersburg State University of economics

CHOICE OF THE AUTOMATED SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT FLOW IN THE DESIGN ORGANIZATION BY ANALYTIC HERACHY PROGRESS OF T. SAATI

Abstract

The analysis of the automated systems of electronic document flow for the purpose of a choice of the software satisfying to requirements of the design organization with use of a technique of the analysis of hierarchy of T. Saati is carried out .

Keywords: the automated system of electronic document flow, the design organization, Analytic Herachy Progress of T. Saati, support of paper document flow.

У сучасних умовах зростає необхідність автоматизації внутрішнього і зовнішнього процесу документообігу як для оптимізації та підвищення продуктивності проектної організації, так і для підтримки своєї конкурентоспроможності на ринку подібних послуг.

Безліч чинників наводять на думку про те, що необхідно автоматизувати документообіг в проектних організаціях. По-перше, інформаційні потоки в проектних організаціях не менш важливі, ніж матеріальні, тому необхідно швидко і якісно обробляти вже наявну і знову надходить, проводити своєчасний аналіз даних. По-друге, важливим є забезпечення надійного зберігання та конфіденційності інформації.

Проектні організації, що працюють з документацією традиційним способом, стикаються з рядом проблем:

• документи губляться
• Документи займають багато місця
• Документація, представлена ​​в паперовому вигляді, часто приходить в непридатність
• Важко дотримуватися конфіденційності матеріалів
• Часто зберігаються не потрібні документи (чернетки, ескізи)
• Документи дублюються (створюється зайвий обсяг, на папір і копіювання документів витрачатися чимало коштів)
• Виникають труднощі з пошуком необхідної інформації і формуванням тематичної добірки документів
• На підготовку і узгодження документів витрачається багато часу

Впровадження системи електронного документообігу сприятиме вирішенню зазначених вище проблем, а також допоможе в реалізації інших завдань:

• Забезпечить злагоджену роботу відділів і філій проектної організації
• Зробить процес роботи з документацією простішим, прозорим і ефективним
• Підвищить продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки і пошуку документів
• Дозволить забезпечити оперативний доступ до інформації
• Забезпечить розмежування прав доступу співробітників до проектної документації відповідно до службових обов'язків співробітників

Ринок інформаційних технологій пропонує різні системи електронного документообігу. Для проведення порівняння і аналізу були обрані найбільш характерні системи: 1С: Документообіг, DocsVision і Directum. Для більш зрозумілого і наочного уявлення даних, характеристики систем були зведені в таблицю 1.

Таблиця 1

Вибір автоматизованої системи електронного документообігу в проектній організації виконується за методикою аналізу ієрархії Т.Сааті.

Ієрархічна структура вибору системи електронного документообігу (СЕД), що задовольняє потребам проектної організації, представлена ​​у вигляді {Мета} - {Критерії} - {Альтернативи} на малюнку 1.

Метою дослідження є вибір відповідної СЕД організації.

Пропонуються наступні основні критерії вибору альтернативи СЕД:

• Реєстр. док. - Реєстрація та введення документів
• Раб. з док. - Робота з документами
• Бумаж. док. - Підтримка паперового документообігу
• Права - права доступу
• Безпечне. - Інформаційна безпека
• Навчання - Навчання

Об'єктами - альтернативами дослідження є наступні автоматизовані системи електронного документообігу:

• 1С: Документообіг
• DocsVision
• Directum

Мал. 1 - Ієрархічна структура вибору системи електронного документообігу (СЕД)

Для складання матриць попарного порівняння за методикою аналізу ієрархій Т. Сааті існує безліч програмних продуктів. В ході дослідження була використана проста і легкодоступна програма СППР Вибір, що дозволяє не тільки заповнити матриці попарного порівняння критеріїв і альтернатив, але і провести розрахунок загального індексу узгодженості і побудувати діаграму результатів.

При заповненні матриці попарного порівняння критеріїв вибору за методикою аналізу ієрархій Т.Сааті враховувалися наступні судження:

Реєстрація та введення документів помірно перевершує підтримку паперового документообігу і права доступу

Реєстрація та введення документів істотно перевершує інформаційну безпеку

Реєстрація та введення документів, робота з документами значно перевершують навчання

Робота з документами помірно перевершує реєстрацію та введення документів, підтримку паперового документообігу, права доступу та інформаційну безпеку

Права доступу та інформаційна безпека помірно перевершують підтримку паперового документообігу і навчання

Інформаційна безпека помірно перевершує права доступу

За допомогою програми СППР Вибір був зроблений розрахунок, в результаті якого загальний індекс узгодженості дорівнює 7,8%, що говорить про узгодженість отриманих матриць. Результати дослідження представлені у вигляді діаграми вибору СЕД, малюнок 2.

Мал. 2. Діаграма вибору СЕД

Результати дослідження показують, що розглянуті системи електронного документа знаходяться приблизно на одному рівні при порівнянні за загальними характеристиками. При виборі системи електронного документообігу проектним організаціям слід керуватися функціональністю і вартістю даних програмних продуктів, а так само здатністю і готовністю технічної бази до впровадження програмного забезпечення того чи іншого.

література

1. Саати Т. Прийняття рішень. Метод аналізу ієрархій. М .: Радио и связь. - 1993. 278 с.
2. http://www.directum.ru/425833.aspx (дата звернення 20.01.2015).

References

1. Saati T. Prinjatie reshenij. Metod analiza ierarhij. M .: Radio i svjaz '. - 1993. 278 s.
2. http://www.directum.ru/425833.aspx (data obrashhenija 20.01.2015).