Бібліографічний опис:

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Сулейменова Г. Н. Процеси документування системи менеджменту якості у вузі: розробка та основні етапи [Текст] // Економіка, управління, фінанси: матеріали Міжнар. науч. конф. (г. Пермь, червень 2011 року). - Перм: Меркурій, 2011. - С. 103-107. - URL https://moluch.ru/conf/econ/archive/10/369/ (дата звернення: 19.07.2019).

У типовою схемою організації навчальної діяльності важливою ланкою є процес оцінки якості освітніх послуг, що включає: а) внутрішній аудит кафедр і підрозділів ВНЗ на відповідність вимогам СМК; б) самоконтроль на кафедрах і в підрозділах; в) рейтинг-контроль, атестацію, державні іспити, державну атестацію, опитування думки споживачів; процес управління системою якості освітніх послуг, який регламентує структуру управління освітнім процесом у вузі і структуру документообігу СМК.

Середа СМК є джерелом інформації, сукупністю змісту всього обсягу інформації, необхідної для документування системи менеджменту якості. Середа СМК включає не тільки структурні компоненти - організаційну структуру кафедр, факультетів та ВНЗ в цілому, але і ресурсні - людські (керівники, викладачі, навчально-допоміжний персонал), техніко-технологічні (комплекс програмних і апаратних засобів), матеріальні (будівлі та споруди ) та ін.

Актуальність цієї роботи зумовлена ​​вимогами до побудови та змiсту СМК, питаннями узгодження і несуперечності існуючої системи документації організації і знову розробляється документації СМЯ.

Документування супроводжує процес проектування і впровадження СУЯ на всьому шляху і є важливим інструментом управління якістю. Документи потрібні вже на етапі створення систем якості та забезпечення їх функціонування. Наприклад, управління невідповідною (бракованої) продукцією вимагає наступних документів:

• стандарту з аналізу, обліку та ізоляції шлюбу;

• стандарту щодо задоволення претензій споживачів;

• стандарту за дозволами на відступу від документації при виготовленні продукції.

Згідно п. 4.2 стандарту ISO 9001 документація системи якості, крім політики якості, настанови з якості та конкретних документованих процедур, повинна включати документи, необхідні для забезпечення ефективного планування, функціонування та контролю процесів ними.

Для служб якості, які розробляють і впроваджують СМК в вузі, важливо диференціювати документи. Одні повинні бути віднесені до системи якості, інші - до систем управління (виробництвом, персоналом та ін.), Які реально існують і діють поряд з системою якості. Це необхідно для закріплення певних документів за певними структурними підрозділами.

При впровадженні СМЯ важливо визначитися, що є система якості та сутність управління. Система якості як суб'єкт управління являє собою сукупність структур, кожна з яких виконує свої функції по управлінню якістю певними методами, впливаючи на процес створення продукції, який є об'єктом управління. Значить, документація системи якості, крім опису самої системи, повинна містити документи, які регламентують виконання функцій системи якості, якими вона впливає на процес створення продукції. До складу цієї документації не можуть входити документи, що стосуються виробництва - об'єкту, яким керують в інтересах забезпечення якості. Іншими словами, необхідно відокремити суб'єкт управління та його вплив від об'єкта управління.

Серед документів системи якості є діючі і ті, які потрібно буде розробити додатково. Не виключено також, що може знадобитися доопрацювання, об'єднання або скасування деяких діючих документів. Це дозволить визначити не тільки повний склад документації системи якості, а й її стан, коли буде потрібно розробляти нові або допрацьовувати існуючі документи, приводячи документацію у відповідність до вимог ISO 9001 та конкретними умовами підприємства.

Після визначення функцій системи якості та структурних підрозділів, які будуть їх виконувати, слід визначення складу і стану документації системи якості. Визначивши, хто і що повинен робити в системі якості, потрібно розподілити як, якими методами це повинно робитися, з якої документації. Цей вид роботи - один з найбільш складних при розробці системи якості. Для цього відділу управління якістю спільно зі службою стандартизації та відповідними підрозділами - авторами документів - необхідно розглянути склад всієї наявної нормативної документації і визначити ті документи, які служать для виконання підрозділами своїх функцій в системі якості.

Методи виконання функцій системи якості повинні бути викладені в нормативних документах. Це етап наповнення системи якості внутрішнім змістом. Основні труднощі даного етапу полягає в тому, щоб пристосувати не завжди зрозумілі, а часом і вельми специфічні рекомендації ІСО до реалій навчального закладу, упорядкувати і систематизувати застосовуються методи і документи з управління якістю відповідно до переліку елементів, рекомендованих ІСО. Для розробки і коректування нормативних документів відділу управління якістю потрібно скласти, затвердити у керівництва і відстежувати відповідний план-графік із зазначенням виконавців.

Для остаточного формування документації системи якості, крім нормативних документів щодо виконання окремих функцій управління якістю, необхідно розробити ще один, узагальнюючий документ, в якому давалося б загальний опис системи якості. Такий опис передбачається стандартом ISO 9001 у вигляді «Настанови з якості».

«Керівництво» служить як для внутрішнього використання, так і для подання замовникам при укладанні контрактів, а також - незалежним аудиторам при перевірках системи якості з метою її сертифікації. Методичні вказівки по розробці «Керівництва ...» наведені в стандарті ІСО 9001: 2000 (п. 4,2.2) і в міжнародному стандарті ISO / ТО 10013: 2001. Технічний звіт. Настанови для документації системи менеджменту якості.

Відповідно до цих вказівок «Керівництво ...» повинно містити:

• коротку характеристику організації і продукції, що випускається (якість надаваних освітніх послуг, вимоги до моделі випускника, кваліфікаційну характеристику молодого фахівця);

• відповідальність, повноваження і взаємовідносини керівників вузу в області якості;

• опис системи якості та її впровадження у ВНЗ із зазначенням сфери застосування системи якості та обґрунтування будь-яких винятків;

• структуру системи, структуру і функції служби якості;

• опис функцій (процесів) із зазначенням виконавців і їх взаємодій, задокументовані методики або посилання на них. Цей розділ становить основний обсяг «Керівництва».

Опис елементів рекомендується давати в тій же послідовності, в якій вони викладені в стандарті ІСО 9001-2000 роки. Це полегшить роботу при поданні системи якості замовникам, а також аудиторам при сертифікації системи на відповідність стандарту ІСО 9001. Якщо ж через особливості вузу в Посібнику з якості неможливо дотримати послідовність елементів по ISO 9000, то необхідно привести перехідну таблицю із зазначенням відповідності номерів елементів стандарту ІСО і «Настанови з якості». Крім цього, в Керівництво може бути включено заяву про політику і цілі в області якості.

У Керівництві має бути приведене також свідоцтво його затвердження і дати перегляду. При внесенні змін повинна бути здійснена їх реєстрація.

Керівництво також повинно містити список документів, згаданих, але не включених в керівництво.

Як ілюстраційні матеріалу в «Керівництві» необхідно привести структурну схему системи якості. За умови розробки в вузі функціональної схеми її доцільно включити в «Керівництво», що допоможе наочно показати не тільки «пристрій», а й «роботу» системи якості.

Ієрархія документації системи якості відображена на рисунку 1. Ця ієрархія описує систему якості, включаючи політику якості, стандарт організації, програми якості.

Мал. 1. Ієрархія документації системи якості

Однією із складових частин СМК є система документації (СД), що описує і враховує всі види діяльності вузу, що впливають не якість професійного навчання. Про це пишуть дослідники В.А. Кечин, М.В. Латишев, А.К. Сущев [1] Дослідники вказують такі завдання створення ЦД: адресного доступу до нормативної документації (НД); оперативного внесення змін в НТД; систематичного обліку результатів роботи СМК.

Створення ЦД з використанням паперових або електронних носіїв інформації без системи пошуку і обробки інформації не дозволяє виконати в повному обсязі жодну з цих завдань, вирішити які можна лише із застосуванням комп'ютеризованої СД, що вимагає розробки спеціального програмного забезпечення.
Для вирішення цих завдань згаданими дослідниками був розроблений програмний комплекс (ПК) системи якості, призначений для комп'ютерного супроводу розробки та функціонування СК і реалізує методику комплексного об'єднання НД, що регламентують алгоритми роботи СК і підрозділів вузу на основі комп'ютерного ведення документації. Дана програма була написана на мовах програмування НТМ 4.0, PERL і JavaScript. Програмний комплекс складається з п'яти розділів.

Розділ «Керівництво за якістю» містить стандартний перелік пунктів, що відповідає вимогам ДСТУ ISO 9001-2001. Кожен пункт містить нормативні документи різних рівнів. У розділі можна звернутися до необхідного документу і створити новий документ, що відноситься до вибраного пункту керівництва.

Розділ «Схема управління» містить візуальне зображення оперативної схеми управління якістю освітніх послуг. При натисканні на будь-який з елементів схеми відкривається меню, що містить склад, завдання в системі якості, документи, процеси, основні показники. Розділ «Внутрішній аудит» дозволяє здійснити планування, облік результатів і скласти зведений перелік заходів щодо усунення виявлених невідповідностей.

Обробка статистичних даних ведеться рядом функцій, що дозволяють проводити їх первинний аналіз: побудова графіків, гістограм, діаграм Парето, аналіз протікання процесів шляхом побудови карт Шухарта.

Розділ «Процеси» надає можливість створювати моделі процесів вузу. З цією метою заповнюються вихідні таблиці на вхідні і вихідні параметри процесу. Процес представляється у вигляді блокової структури.

Інтерфейс програми виконаний у вигляді фреймової структури вікон з розташованими в них кнопками, поясненнями і оригінальною графікою. Вибір розділу здійснюється на головній сторінці.

Областю застосування ПК можуть бути навчальні заклади, а також виробничі підприємства будь-якої форми власності, в тому числі малі та середні, що не мають власних комп'ютерних служб, які створили або початківці розробляти СМК відповідно до стандарту ДСТУ ISO 9001: 2001.

Програмний комплекс дозволяє класифікувати НД СУЯ ВНЗ; забезпечити адресний доступ до НД СУЯ; здійснити статистичний облік показників роботи підрозділів підприємства щодо впровадження СУЯ.

Для застосування ПК необхідна наявність I ВМ PC сумісних комп'ютерів з базовим програмним забезпеченням М S Windows, MS Office. Для користувача ПК досить знання загальних правил роботи з персональним комп'ютером. Для внесення в програму нових НТД від оператора вимагається знання основ роботи з MS Windows і MS Office.

Впровадження даного програмного комплексу дозволяє запустити процес створення СМК, сприяє навчанню працівників методам роботи в нових умовах, організовує облік і контроль результатів роботи підрозділів по впровадженню СМЯ [2].

Сьогодні для системи професійної вищої освіти стає актуальною проблема підготовки документознавців для системи впровадження СУЯ в вузі. В основі даної проблеми лежать зберігаються суперечності між зростаючими потребами в побудові СМК (в вузах, на підприємствах і в організаціях) і наявністю кваліфікованих фахівцях в області ДСМК, відсутністю системи підготовки документознавців (фахівців з ДСМК) і недостатньою теоретико-практичної та методичної розробленістю підготовки студентів до ДСМК [3]. Проблема підготовки студентів до документування системи менеджменту якості в рамках спеціальності 032001 (350800) «Документознавство та документаційне забезпечення управління» ( «Документознавство та ДОП») привернула увагу дослідників.

Цікавий підхід, заснований на підготовці студентів до ДСМК як процесно-діяльнісної системі (ПДС), суть якої полягає в сукупності і цілісності взаємопов'язаних засобів, методів і процесів, необхідних для створення організованого, цілеспрямованого педагогічного впливу на розвиток особистості студента в середовищі СМК, т. е. тих коштів, методів і процесів, які використовуються при впровадженні самої СМК. До особливостей ПДС автором віднесені: використання принципів СМК, адаптованих до освітньому середовищі вищого навчального закладу; висування конкретних, чітких вимог (до мінімуму змісту та рівня підготовки, рішенням документознавчих завдань, документування процесів і ін.); здійснення системно-процесної діяльності (викладача і студентів) в середовищі СМК; цілісність ПДС, яка забезпечується взаємозв'язком її структурних і змістовних компонентів. Крім того, нами виявлено і теоретично обґрунтовано педагогічні умови, необхідні для реалізації розробленої ПДС, а також впроваджені науково-методичні та практичні рекомендації щодо підготовки студентів спеціальності 032001 «Документознавство та ДОП» до ДСМК в процесі вивчення спеціальних дисциплін. Документационная діяльність обгрунтована в статті як діяльність студентів, спрямована на вирішення конкретних завдань і оволодіння комплексом.

Проектування СМК в вузі і розробка структури управління якістю має величезне практичне значення. По-перше, це формування наступних умінь:

• встановлювати та вимірювання характеристик, що визначають якість процесів і результатів освітньої діяльності;

• розробляти і впроваджувати СУЯ в навчальних закладах, включаючи їх організаційну структуру та документацію;

• готувати і оформляти необхідну нормативну документацію для сертифікації СМЯ;

• готувати і проводити внутрішні аудити СУЯ організації;

• розробляти плани по поліпшенню процесів;

• планувати і проводити самооцінку навчального закладу відповідно до критеріїв премій в області якості;

• застосовувати основні інструменти менеджменту якості для контролю і поліпшення процесів діяльності освітніх установ.

Такий підхід вимагає серйозних знань: володіти прийнятої термінологією в області СМК; загальними питаннями теорії і практики розробки та впровадження СУЯ організації, забезпечення її результативного функціонування; мати уявлення про національні стандарти в області СМК, про порядок і правила проведення сертифікації СМЯ організації.

література:

1. Кечин В.А., Латишев М.В., Сущев А.К. Інформаційне забезпечення системи менеджменту якості вищої освіти // http://www.quality.edu.ru/quality/sk/element/384/ 22.09.2006

2. Там же

3. Тельманова Е.Документірованние процедури // Стандарти і якість. - 2007. - №2. - С.4

Основні терміни (генеруються автоматично): система якості, документ, Керівництво, програмний комплекс, якість, стандарт, вуз, навчальний заклад, PERL, документація системи якості.