1. Які операції з номенклатурою справ виконуються в кінці календарного року?
2. Вносимо зміни в актуальну номенклатуру справ
3. Як скласти номенклатуру справ?
4. заповнюємо графи

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Склад справ підрозділу, зазначений в номенклатурі справ, був актуальний рік тому. За минулі місяці він міг залишитися незмінним, а міг і змінитися. Організація розвивається, при цьому поступово і неминуче змінюються бізнес-процеси. Можливо, протягом року поява в підрозділі нових справ не було помітним. А якщо придивитися, то виявиться, що:

• з'явився новий контрагент, з яким ведеться активне листування;

• скасували державний орган, «спускав» накази;

• хтось із працівників створив реєстраційну форму, без якої тепер не може обійтися весь відділ.

Крім звичних виробничих і бізнес-процесів ці зміни знаходять відображення і в номенклатурі справ. Завдання діловода полягає в тому, щоб виявити такі зміни в складі справ всіх підрозділів організації і врахувати їх при складанні номенклатури справ на наступний календарний рік.

Які операції з номенклатурою справ виконуються в кінці календарного року?

З'ясуємо, що йдеться в нормативних документах.

У Правилах організації, зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, почали діяти 21.09.2015; далі - Правила 2015) [1] , Які носять нормативний, тобто обов'язковий, характер, міститься таке положення:

витяг

з Правил 2015

4.18. [...] Організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів один раз в 5 років <1> погоджують номенклатуру справ з ЦЕК (ЕК) організації та подають на погодження відповідних ЕПК або державного (муніципального) архіву, згідно з наданими йому повноваженнями.

--------------------------------

<1> В разі зміни функцій і структури організації номенклатура справ підлягає пересоставления, погодження та затвердження.

Організації, в діяльності яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, стверджують номенклатуру справ самостійно.

А ось що говориться в знайомих кожному, хто займається зберіганням документів, Основних правилах роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі - Основні правила):

витяг

з Основних правил

3.4.6. [...] Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року.

Узгоджена з архівною установою номенклатура справ в кінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Номенклатура справ погоджується з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій і структури організації розробляється нова номенклатура справ.

Відразу помітно, що в Правилах 2015 немає умови про те, що номенклатура справ оновлюється щорічно. Створюється враження, що цей документ, одного разу виданий, збережеться в первозданному вигляді, поки організація не «змінить свої функції та структуру». Однак це неможливо (ми вже говорили про те, що організація розвивається, і склад її справ змінюється повільно, але постійно).

Якщо звернутися до форми підсумкового запису до номенклатури справ, запропонованої в Правилах 2015 (див. Додаток № 25), то можна побачити, що заголовок до неї такий же, як і в Основних правилах: Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ________ році в організації.

Очевидно, що підсумковий запис, як і раніше, складається щороку. Умова про щорічне закриття номенклатури справ дотримано, а на заміну їй, як і раніше, має прийти чергова номенклатура на наступний календарний рік.

Старий документ новому не перешкода

Незважаючи на те що Основні правила є методичним, а не нормативним документом, фахівцям буде важко повністю відмовитися від їх використання в архівній справі. З виданням Правил 2015 Основні правила ніхто не відміняв, і немає причин для того, щоб не застосовувати цей докладний і звичний документ в другу чергу і за відсутності протиріч з Правилами 2015.

Таким чином, щорічно над номенклатурою справ проводяться наступні дії (див. Схему).

Всі ці дії виконуються в останньому кварталі календарного року. Як показує практика, зазвичай це відбувається в грудні (або в листопаді, якщо потрібне узгодження з ЕПК архівної установи). Розглянемо послідовно кожен з цих процесів.

Уточнення номенклатури справ

Під щорічним уточненням номенклатури справ мається на увазі:

• виявлення справ, заведених протягом року, та внесення їх в діючу номенклатуру справ;
• виявлення справ, які не вестимуться в наступному році.

Оскільки виконати цю роботу належить на рівні всієї організації, секретарю не обійтися без допомоги колег із структурних підрозділів. Вони знають склад справ свого відділу набагато краще, ніж секретар. Останній організовує збір інформації та її аналіз.

Збір інформації проводиться за допомогою службового листування (Приклад 1).

Термін виконання завдання, поставленого в цій службовій записці, стандартний. Якщо працівник не в перший раз бачить номенклатуру справ свого підрозділу і розуміє, що від нього вимагається, він виконає завдання протягом кількох годин.

Відповідь на службову записку, підготовлений юридичним відділом, наведено в Прімері 2.

Отриману інформацію працівники архіву врахують при складанні номенклатури справ на наступний рік і на її основі внесуть актуальні зміни в діючу номенклатуру. Це потрібно робити, якщо протягом року з'явилися нові справи, наприклад листування з новим контрагентом.

Вносимо зміни в актуальну номенклатуру справ

При складанні номенклатури справ на черговий рік настійно рекомендуємо залишати в документі місце для внесення нових справ, заведених протягом року. Порожні рядки залишають в кількості від трьох до п'яти в кінці кожного розділу і заповнюють від руки у всіх примірниках діючої номенклатури (Приклад 3). Нові відносини набувають індекси в порядку валової нумерації.

Звичайно, такі зміни потрібно вносити в реальному часі: між закладом в підрозділі справи і доповненням номенклатури справ не повинні проходити місяці. Але, як показує практика, про це зазвичай забувають.

Зверніть увагу

Якщо зміни номенклатури справ, що відбулися протягом року, стосуються тільки припинення, «закриття» справ, ніяких закреслень та приміток в документі проводити не потрібно.

Підготовка нової номенклатури справ

Номенклатура справ на наступний рік складається в останньому кварталі поточного року. Організації, які є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, повинні бути особливо уважними і враховувати, що деякий час займе узгодження номенклатури з експертно-перевірочною комісією архівної установи. Вище ми з'ясували, що це узгодження слід проводити не рідше ніж один раз на п'ять років. Таким організаціям рекомендується мати готову номенклатуру справ уже до кінця листопада, щоб отримати узгоджену номенклатуру від архівної установи в стандартний тридцятиденний термін (як раз до Нового року), швидко затвердити її в останніх числах грудня, роздати підрозділам виписки, після чого зі спокійною совістю відправитися на канікули.

Компанії, яким не потрібно взаємодіяти з державними архівами, мають для роботи над новою номенклатурою трохи більше часу. Але і їм потрібно завершити всю роботу над нею до настання свят, щоб з першого ж робочого дня нового року справи в підрозділах формувалися відповідно до нової номенклатури.

Якщо ніяких глобальних змін в структурі і функціонал підрозділи не відбулося і основний склад справ залишається колишнім, то за основу нової номенклатури справ можна взяти діючу і елементарно видалити з неї анульовані справи і вписати нові. При цьому важливо звертати увагу на т.зв. перехідні справи і в міру можливості на те, щоб якомога більше справ зберегли свої індекси незмінними.

наш словничок

Перехідними називаються заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року. Вони повинні бути внесені в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом [2] .

Наприклад, якщо компанія в 2014 р вплуталася в судову тяжбу, яка триває досі і явно перейде ще й в 2016 р, то справа, в яке поміщаються документи з цього суду, буде перехідним. І якщо в 2014 р йому було присвоєно індекс 24-15.07, то він таким і залишиться до тих пір, поки суд не винесе остаточне рішення.

Якщо в організації з'явився новий відділ

Якщо протягом року в штатній структурі організації відбудуться зміни і з'явиться новий відділ, то склад його справ повинен бути внесений в номенклатуру. Для цього в кінці документа спеціально залишають лист з незаповненою формою номенклатури справ, яку в разі потреби заповнюють від руки. Новий підрозділ отримує черговий (крайній) порядковий номер в номенклатурі справ того року, в якому було створено. Можливо, в номенклатурі справ на наступний рік розділ переміститься відповідно до логіки штатної структури підприємства.

приклад

Новоутворена в 2015 р в Дирекції з правових питань відділ реєстрації майна буде внесений в номенклатуру під номером 36 за умови, що до цього в документі було 35 розділів. А в номенклатурі справ на 2016 рік розділ «Відділ реєстрації майна» встає в один ряд з відділами всередині Дирекції з правових питань і отримає відповідний порядковий номер.

При цьому нумерація всіх подальших розділів зрушиться на одну цифру вперед, і якщо в цих розділах були перехідні справи, то їх індекси зміняться. Це допустимо. У таких випадках на перехідні справи ставиться відмітка: 25-06. До 2016 року 24-06.

Як скласти номенклатуру справ?

Правила 2015 не містять алгоритму складання цього документа, зате цей процес дуже докладно описаний в Основних правилах (див. Розділ 3.4).

Складання номенклатури справ складається з декількох етапів.

Перший етап - дослідження документального фонду організації. Воно може бути повномасштабним і описує всі документи, створювані в усіх підрозділах компанії. До такого вдаються при складанні номенклатури вперше. А в наступні роки потрібно лише уточнювати і відстежувати зміни документального фонду, про що ми і говоримо в цій статті. Робота над номенклатурою справ в будь-якому випадку починається зі збору інформації.

Другий етап - заповнення форми номенклатури справ (Додаток № 25 до Правил 2015; Приклад 4).

заповнюємо графи

Графа 1 «Індекс справи» [3] . Індекс складається, як правило, з двох частин:

• порядковий номер структурного підрозділу, прийнятий в організації;
• порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.

Однак якщо всередині однієї справи присутня додатковий поділ, то індекс може складатися і з трьох частин, як в Прімері 2: 24-15-06 «Арбітражне провадження. Справа № В36-448093 / 2014 ».

Графа 2 «Заголовок справи». Заголовок справи - формулювання, в повній мірі відображає склад документів справи, наприклад: Накази з основної діяльності, Розпорядження головного інженера, Листування з ТОВ «Світанок-АВТО», Документи (довідки, пропозиції, обгрунтування, рекомендації) про стан і заходи щодо поліпшення умов і охорони праці.

Не допускається вносити в номенклатуру справ заголовки типу «Різне», «Інше», «Цікаві документи» і т.п.

Графа 3 «Кількість справ». Графа, яка заповнюється після закінчення календарного року. У ній відбивається фактична кількість заведених протягом року справ (томів, частин).

Графа 4 «Термін зберігання і № статті за переліком». Це, мабуть, ключова графа номенклатури, інформує нас про те, скільки років зберігається кожне з цих справ. Терміни зберігання документів встановлено в переліках документів, використовувати які зобов'язана кожна організація незалежно від того, державна вона чи ні. До них відносяться:

• Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (зі зм. Від 04.02.2015));
• Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182 (в ред. Від 28.04.2011)).

Крім зазначених переліків, терміни зберігання документів можуть міститися в галузевих нормативних правових актах, тому вкрай важливо, щоб над номенклатурою справ структурних підрозділів працювали їхні співробітники, а секретар займався сведéніем і перевіркою представленої колегами інформації.

Графа 5 «Примітка». Графа, в якій вказується додаткова інформація щодо справ. Тут може бути позначка про те, що справа електронне або що конкретно в цьому відділі справа являє собою копії документів. У цій же графі пишеться, де знаходяться оригінальні екземпляри документів.

Коли всі графи номенклатури будуть заповнені і вивірені, проект документа візується працівником, відповідальним за архів, і підписується керівником служби ДОУ організації. Якщо такої посади в компанії немає, проект підписує безпосередній начальник працівника-упорядника. Починається процедура узгодження.

Узгодження номенклатури справ з ЕК організації

Зведена номенклатура справ повинна пройти як мінімум процедуру узгодження з ЕК організації.

Готова зведена номенклатура справ на наступний рік направляється для узгодження членам експертної комісії. Якщо все в порядку і ніяких змін в проект документа вносити не потрібно (або після того, як за зауваженнями членів ЕК номенклатура була відкоригована), на спеціальному засіданні комісії номенклатура справ погоджується. Рішення про це відбивається в протоколі засідання ЕК.

Узгодження з ЕПК архівної установи

Один раз в п'ять років організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів повинні узгоджувати свою номенклатуру справ з експертно-перевірочною комісією державного архіву.

На узгодження до державного архіву направляється підписаний і узгоджений з ЕК організації проект номенклатури справ.

Важливо!

Гриф обмеження доступу до в проекті залишається незаповненим.

Проект номенклатури справ прикладається до супровідного листа і направляється в архів. Стандартний термін відповіді на лист - 30 календарних днів.

Затвердження номенклатури справ

Тільки після того як будуть зібрані всі підписи і візи узгодження, проект номенклатури справ затверджується керівником організації.

Гриф обмеження доступу до оформлюється відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і виглядає так:

СТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

Нікольський М.К. Нікольський

28.12.2015

Датою номенклатури справ буде вважатися дата її затвердження. У наведеному нами прикладі такою є 28 грудня.

Передача структурних підрозділах виписок з номенклатур справ на наступний рік

Після того як зведену номенклатуру справ затвердить генеральний директор, секретар повинен підготувати і передати в підрозділи виписки з неї. Кожен структурний підрозділ ще в році, що минає має отримати власну номенклатуру справ і приступити до роботи відповідно до неї з першого ж дня нового робочого року.

РЕЗЮМЕ

1. Номенклатура справ уточнюється і перезатверджуватися щорічно. Приступати до цієї роботи слід в четвертому кварталі і завершити її слід до кінця грудня.
2. Під уточненням номенклатури справ мається на увазі збір інформації про справи, які:

• знову заведені в році, що минає;
• не вестимуться в підрозділах в майбутньому році.

1. Якщо будуть виявлені заведені протягом року і які знайшли відображення в актуальною номенклатурі справи, то вони вносяться в діючу номенклатуру від руки, в спеціально залишені для цього рядка.
2. На випадок, якщо протягом наступного року в організації буде утворено новий структурний підрозділ, в кінці номенклатури справ залишається лист з чистими графами таблиці для внесення змін від руки.
3. Організації, які є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, повинні погоджувати свою номенклатуру справ з експертно-перевірочною комісією архівної установи не рідше ніж один раз на п'ять років.
4. З новозатвердженою номенклатури справ секретар (діловод) робить виписки і передає їх до структурних підрозділів до кінця грудня.

[1] Детальніше див .: Янкова В.Ф. Новий нормативний документ: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів в архівах організацій // Секретар-референт. 2015. № 11. С. 68-74; Тіханович С.В. Коментар до нових Правил організації зберігання архівних документів: розділи I-II // Секретар-референт. 2015. № 12. С. 76-86.

[2] Пункт 3.4.9 Основних правил.

[3] Детальніше про заповнення граф номенклатури справ див .: Бахарєва М.М. Як виключити помилки при складанні номенклатури справ? // Секретар-референт. 2014. № 10. С. 59-66.

Е.Н. Кожанова,
фахівець з ДОУ і кадрового діловодства