Наше деловое партнерство www.banwar.org

Ми читаємо статті про особисту ефективність, використовуємо сучасні гаджети і застосовуємо кращі методики в управлінні часом. Але продовжуємо зустрічати світанок за комп'ютером. фахівці компанії "Мегаплан" - розробника CRM-системи з вбудованим планувальником завдань, спробували виправити ситуацію.

Від паперу до електронних технологій

Іноді на роботі навалюється стільки справ, що не знаєш за що хапатися. Але не всі завдання однакові за важливістю і терміновості. Слід навчитися планувати робочий час і заздалегідь складати список справ, визначаючи пріоритет для кожного завдання. Це і є тайм-менеджмент, мета якого - перетворювати складні справи в прості, а не дуже потрібні просто усувати з життя.

Останнім часом автоматизація стала платформою для створення інструментів, які зробили процес планування більш зручним і взяли на себе додаткову функцію нагадувань. Звичайно, можна і раніше записувати все в щоденник, позначаючи важливі справи галочками або записуючи їх в окрему колонку. А можна користуватися додатками для тайм-менеджменту або CRM-системою, в якій вже включені онлайн-планувальник з календарем.

Паперові блокноти забуваються і губляться - телефон або планшет з нами завжди! Щоб тайм-менеджмент сьогодні працював інструменти планування повинні бути максимально простими, перебувати на периферії уваги і не відволікати від основної роботи. Давайте подивимося, за рахунок яких "фішок" виграють електронні планувальники.

короткі форми

Перед розробниками Мегаплан стояла мета - зробити так, щоб створити нове завдання або запланувати справа в системі було простіше, ніж потягнутися за блокнотом і ручкою. Так з'явилася концепція коротких форм, в яких тільки два обов'язкових поля.

Ви створюєте чернетку завдання: описуєте суть і призначаєте виконавця - цього цілком достатньо, щоб почати роботу. Вже потім можна додати співвиконавців і аудиторів, розписати список справ в рамках завдання і розподілити їх в календарі.

Такий підхід чимось нагадує принцип прогресивного джіпег, який часто використовується в розробці програмного забезпечення. Він говорить про те, що краще в будь-який момент мати на руках чернетка, ніж довго готуватися, а потім робити роботу в поспіху.

Всі завдання в одному списку

Список завдань - це ваші найближчі цілі і, ймовірно, майбутні досягнення. Коли завдань багато, легко розгубитися і щось випустити з уваги. Для початку треба зрозуміти, що важливо прямо зараз, а що може і почекати. Зазвичай планувальники показують всі ваші завдання одним довгим списком. У ньому видно головне: хто постановник і відповідальний, коли дедлайн і чи є непрочитані коментарі. Причому ви самі налаштовуєте, яку інформацію за завданнями потрібно показувати.

візуалізація завдань

Деякі люди, щоб краще зрозуміти завдання, малюють її майбутній результат на папері. Якщо ви в їх числі, вам сподобається ідея кольорових завдань. В планувальник колір грає дуже важливу роль. Наприклад, в Мегаплане колір завдання допомагає зрозуміти її статус: чорний - актуальна, зелений - призначена, сірий -Завершення, червоний - прострочена і помаранчева - завдання на паузі.

Колір завдання говорить сам за себе. Вам не потрібно витрачати час і заходити в кожну задачу, щоб дізнатися, яка "горить" і вимагає уваги прямо зараз, а яка відкладена. Паузу зручно брати в ситуації, коли очевидно, що неактуальну завдання закривати не можна, але поняття про терміни (коли вона стане актуальною) немає ніяких.

Щоб швидко знаходити і сортувати завдання, використовують мітки і пріоритетність. Мітки допомагають краще орієнтуватися, наприклад, в термінах або предмет завдання. Пріоритет проставляють, щоб вибудувати для себе і колег необхідну послідовність дій. До речі, важливі завдання можна відправляти повідомлення, і тоді вони завжди будуть під рукою.

Фільтри для задач

Фільтри допомагають розділяти завдання на групи за певними ознаками. Наприклад, ви можете зібрати разом завдання, пов'язані з певним клієнтом, або завдання з терміном виконання до кінця тижня. Ознаки можна комбінувати - варіантів безліч.

"Розумна" рядок

Щоб запланувати справу на якийсь день, не потрібно згадувати, яке це буде число, і уточнювати деталі. Наприклад, "розумна" рядок в Мегаплане допоможе створити подію в два кліка. Вона зрозуміє, що ви хочете - зателефонувати, зустрітися або запланувати справу. Досить почати друкувати коментар - Мегаплан сам визначить тип події і встановить для нього дату і час. Одночасно ця подія з'явиться в онлайн-календарі, де можна легко перевірити, наскільки рівномірно завантажений той чи інший день.

Прозора ієрархія завдань

В електронних задачниках зручно розбивати об'ємну задачу на більш дрібні, створюючи з них підзадачі. Таким чином, ви будуєте чіткий процес і краще його контролюєте. Ви формулюєте завдання, всередині прописуєте етапи рішення, прикидаєте необхідні ресурси, ставите терміни. Якщо завдання стане масштабнішою, її можна перетворити в проект.

Наочно відобразити список підзадач в структурі проекту, їх послідовність, тривалість і синхронізацію дозволяє діаграма Ганта. Таку діаграму можна побачити в кожному завданні Мегаплан.

система нагадувань

Мабуть, головна перевага планування роботи в CRM - це багатоканальна система повідомлень. Ви можете самостійно встановити, які нагадування і коли хочете отримувати на пошту, а які - в інформер. Так ви не забудете про важливу зустріч або дзвінок клієнту і зможете гарненько підготуватися.

Незважаючи на зручність повідомлень, все ж намагайтеся тримати ключові завдання в голові. А нагадування сприймайте як додаткову підтримку на час цейтноту. Так ви краще збережіть пам'ять і не впадете в залежність від мобільних пристроїв.

автоматична завдання

Не у всіх планувальник можна поставити задачу на повтор. Мегаплан був створений для того, щоб взяти на себе всю рутину! Щоб одна і та ж завдання повторювалася з певним інтервалом, потрібно один раз створити шаблон зі змінними, в які будуть підставлятися правильні значення. Тоді задача буде з'являтися у виконавця за розкладом, який ви самі встановіть в шаблоні.

Онлайн-календар

Існує велика спокуса розписати час на зустрічі і дзвінки аж до хвилин. Але життя вносить свої корективи: люди часто запізнюються, зустрічі переносяться, завдання змінюють важливість. Чи не забивайте день під зав'язку, залишаючи в онлайн-календарі порожні клітинки. Обов'язково з'являться термінові справи, які не були заплановані, але потребують вашої уваги.

У Мегаплане онлайн-календар зручний тим, що події можна просто перетягувати з одного осередку в іншу, встановлюючи новий час. До того ж він синхронізований з календарем Google, тому ви можете планувати справи в одному з них, а відображатися вони будуть в обох.

На закінчення

Онлайн-календар, електронна таблиця, паперовий щоденник - що з цього вибрати для планування, вирішувати вам. Головне, щоб вести це саме планування з повноцінним списком завдань було зручно. В CRM Мегаплан всі завдання, справи і важливі події знаходяться в одному місці, а значить вам не потрібно купувати арсенал гаджетів і завантажувати додатки на всі пристрої. Плануйте життя з задоволенням!

Підготовлено спеціально для Платформи ЛІГА: ЗАКОН