1. Правило 1. Розставте все правильно
2. Правило 2. Використовуйте канцтовари раціонально
3. Правило 3. Користуйтеся стікерами для нотаток без фанатизму
4. Правило 4. Не переборщіть з особистими речами
5. Правило 5. регламентується «спілкування» з електронною поштою
6. Правило 6. Залишайте вільне місце для паперової роботи
7. Правило 7. Упорядкуйте робочі процеси
8. Правило 8. Наводите порядок якомога частіше

Наше деловое партнерство www.banwar.org

На Заході є спеціальність «фаховий організатор». Він допомагає клієнтам навести порядок в кімнатах і офісах, в паперових і електронних файлах, а також розробити персоналізовану систему планування.

Ліза Заслав (Lisa Zaslow) - один з таких фахівців.

Дослідження показують, що в середньому людина втрачає годину в день через дезорганізації. При цьому люди страшенно дратуються, коли щось не можуть знайти. Але ж для того, щоб навести порядок, потрібно набагато менше часу.

Ось як Ліза і інші експерти рекомендують організовувати робочий простір, щоб домагатися максимальної продуктивності.

Правило 1. Розставте все правильно

Монітор повинен знаходитися на рівні очей і на відстані 43-45 см від вас.

Розташовуйте часто використовувані предмети, наприклад телефон або канцелярське приладдя, з боку переважної руки. Це зручно: не потрібно тягнутися, звалюючи все навколо.

Правило 2. Використовуйте канцтовари раціонально

Вам дійсно потрібні 10 ручок, ніж для паперів і степлер кожен день? Тримайте на столі тільки ті канцелярське приладдя, якими користуєтеся щодня. Решта складіть в пенал і приберіть в стіл, а краще кудись подалі.

Вставши з-за столу за олівцем або скріпкою, ви на час вимкніть мозок від проекту, над яким працюєте. Це дозволить поглянути на нього під новим кутом, коли ви повернетеся.

Інший експерт, Ендрю Меллен (Andrew Mellen), підкреслює, що краще, коли співробітники зберігають запаси офісних канцтоварів в одному місці (загальний комод або стелаж), а не кожен за своїми скриньках.

Правило 3. Користуйтеся стікерами для нотаток без фанатизму

Обклеювати монітор різнокольоровими папірцями, як дошку оголошень, не корисно і не продуктивно.

Коли напоминалок занадто багато, вони не приносять користі.

Будьте помірні - робіть стікери тільки з важливими короткостроковими нагадуваннями.

Правило 4. Не переборщіть з особистими речами

Важливо дотримуватися балансу між професійним і особистим життям на робочому місці. Це важко.

Сімейні фотографії, сувеніри з відпочинку та інші приємні дрібниці гріють душу і піднімають настрій протягом робочого дня. Однак надто пам'ятні речі, що викликають бурю спогадів, надто відволікають.

Погляд ковзає по предметам, а мозок обробляє інформацію, навіть якщо ми не усвідомлюємо цього.

Ліза Заслав

Тримайте на робочому столі не більше трьох особистих речей.

Правило 5. регламентується «спілкування» з електронною поштою

Email - це як і раніше найзручніший спосіб комунікації в інтернеті . Але він може нанести удар по продуктивності, якщо постійно відволікатися на листи.

Інфія і професійні організатори рекомендують : Перевіряйте пошту два рази в день в певні години. Весь інший час має бути зайнято роботою.

Так! І вимкніть повідомлення, щоб не руйнувати стан потоку.

Правило 6. Залишайте вільне місце для паперової роботи

Часом робочий стіл настільки завантажений, що ніде розписатися або скласти документ від руки.

Майте справа або зліва (в залежності від того, правша ви чи лівша) нічим не зайнятий острівець. Не обов'язково великий - для паперової роботи цілком достатньо прямокутника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядкуйте робочі процеси

Не тримайте під рукою документи, що не належать до поточної роботи. Коли стіл завалений паперами по позаминулому, минулому, сьогодення та майбуття проектам, настає хаос. Щоб уникнути цього, експерти рекомендують групувати документи по папках:

• важливі і термінові;
• термінові і неважливі;
• важливі і нетермінові;
• нетермінові й неважливі.

Зберігайте ці папки в спеціальному органайзері, а не в стосі один на одному, щоб спростити документообіг.

Правило 8. Наводите порядок якомога частіше

Безлад допомагав творити Алану Тьюрингу і Олександру Флемінгу . Але такі приклади поодинокі.

На більшість людей безлад діє негативно , Знижуючи концентрацію і продуктивність. Регулярно задавайтеся питанням, чи всі предмети на своїх місцях на вашому столі?

Навіть якщо людина не помічає безладу, він все одно впливає на нього.

Ендрю Меллен

Для наочності ми висловили описані хакі в графіку. Роздрукуйте і повісьте НАД робочим столом.

Наостанок ще кілька порад щодо організації робочого простору: