1. Постановка задачі Маємо таблицю в Microsoft Excel, в якій зберігається інформація про ключових клієнтів...
2. Створюємо повідомлення в Word і підключаємо Excel

Постановка задачі

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Маємо таблицю в Microsoft Excel, в якій зберігається інформація про ключових клієнтів нашої компанії (адреси ел.пошти, імена, назви компаній і т.д.), яких ми хочемо привітати з черговим святом.

Вітати будемо за допомогою простого, але зворушливого повідомлення, що містить ім'я клієнта і назва його компанії. Причому все треба зробити так, щоб одержувач (не дай бог!) Не подумав, що лист зроблено автоматично, а був упевнений, що лист було ретельно написано заради нього вручну.

В кінці всі створені повідомлення треба:

• або відправити через Outlook кожного клієнта на його e-mail
• або роздрукувати для подальшої відправки звичайною поштою
• або закинути в новий файл, де кожен лист буде окремим листом (розділом)

У термінах Microsoft Office така процедура називається Злиттям (Mail Merge). Поїхали ...

Підготовка списку клієнтів в Excel

Таблиця зі списком клієнтів для розсилки повинна задовольняти декільком простим умовам:

• Шапка таблиці повинна бути простою - один рядок з унікальними назвами стовпців (без повторень і порожніх клітинок).
• У таблиці не повинно бути об'єднаних осередків.
• У таблиці не повинно бути порожніх рядків або стовпців (окремі порожні клітинки допускаються).

Якщо планується відправка по електронній пошті, то, само-собою, в таблиці повинен бути стовпець з адресами одержувачів.

Оскільки Excel і Word не зможу самі визначити стать клієнта по імені, то має сенс зробити окремий стовпець із зверненням (пан, пані та т.п.) або з родовим закінченням (-ий або -а) для звернення "Шановний (а). .. "Як варіант, можливо напівавтоматичне визначення статі в залежності від закінчення батькові (" а "або" ч "), реалізоване функцією ПРАВСИМВ (RIGHT).

У нових версіях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиць дуже зручно використовувати інструмент Форматувати як таблицю (Format as Table) з вкладки Головна (Home). Детальніше про такі "розумні таблиці" можна почитати тут .

Створюємо повідомлення в Word і підключаємо Excel

Відкриваємо новий порожній документ в Microsoft Word і набираємо туди текст нашого повідомлення, залишаючи в ньому порожні місця для майбутньої вставки імені клієнта і його компанії.

Потім запускаємо покроковий Майстер Злиття на вкладці Розсилки (Mailings) кнопкою Почати злиття (Start Mail Merge) - Покроковий майстер злиття (Step-by-Step Merge Wizard):

У Word 2003 і старше ця команда була доступна в меню Сервіс - Листи і розсилки - Майстер злиття (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge).

Далі слідує процес з 6 етапів (перемикання між ними - за допомогою кнопок Уперед (Next) і Назад (Back) в правому нижньому кутку в області завдань).

Етап 1. Вибір типу документа.

На цьому кроці користувач повинен вибрати тип тих документів, які він хоче отримати на виході після злиття. Наш варіант - Листи (Letters), якщо ми хочемо на виході відправити створені листи на принтер або Електронне повідомлення (E-mail), якщо хочемо розіслати їх поштою.

Етап 2. Вибір документа

На цьому кроці необхідно визначити, який документ буде основою (заготівлею) для всіх майбутніх однотипних повідомлень. Ми вибираємо - Поточний документ (Current document).

Етап 3. Вибір одержувачів

На цьому кроці ми підключаємо список клієнтів в Excel до документа Word. Вибираємо Використання списку і тиснемо на Огляд (Browse), після чого в діалоговому вікні відкриття файлу вказуємо де лежить наш файл зі списком клієнтів.

Після вибору джерела даних, Word дозволяє провести фільтрацію, сортування і ручний відбір записів за допомогою вікна Одержувачі злиття:

Етап 4. Створення листи

На цьому етапі користувач повинен вказати - куди саме в документ повинні потрапити дані з підключеного списку. Для цього необхідно встановити курсор в точку вставки в листі і використовувати посилання Інші елементи - вона виводить повний набір всіх полів списку, з якого ми і вибираємо потрібне поле для вставки:

У підсумку, після вставки всіх полів злиття у нас повинно вийти щось схоже (вставлені поля виділені червоним):

Якщо у вихідній таблиці не було спеціального стовпця для закінчення "ий" / "а" до слова "поважаємо" (як в нашому прикладі), але був звичайний стовпчик "Пол" з класичними "чоловік" і "дружин", то можна скористатися кнопкою Правила (Rules) на вкладці Розсилки (Mailings):

Ця кнопка відкриває список правил (функцій і полів), доступних для вставки в документ при створенні розсилки. Для підстановки потрібного закінчення до слова "шановний / а" виберемо третій пункт IF ... THEN ... ELSE. У відкритому потім вікні задамо правило підстановки правильного закінчення в залежності від статі:

Етап 5. Перегляд листів

На цьому етапі ми вже можемо попередньо ознайомитись з результатами злиття, використовуючи кнопки зі стрілками. При необхідності, також, можна виключити будь-якого одержувача зі списку.

Етап 6. Завершення злиття

На завершальному етапі можливі кілька варіантів:

Натискання посилання Друк (Print) призведе до негайної відправки всіх результатів злиття на принтер без виведення на екран.

Якщо необхідно зберегти створені в результаті злиття документи для подальшого використання або потрібно внести ручну правку до деяких з документів, то краще використовувати посилання Змінити частину листів (Edit individual letters), яка виведе результати злиття в окремий файл:

Якщо ви на Кроці 1 вибирали опцію Електронні повідомлення (E-mail), то на Кроці 6 вам запропонують ввести тему для повідомлень і вибрати стовпець таблиці, що містить адреси електронної пошти для розсилки. Потім все створені повідомлення будуть поміщені в папку Вихідні (Outbox) вашого поштового клієнта Outlook.

Для перевірки правильності створених повідомлень можна заздалегідь тимчасово відключити Outlook від сервера, щоб листи відразу не пішли і ви могли їх подивитися і переконатися, що з ними все в порядку. Для цього в меню Microsoft Outlook можна вибрати команду Файл - Автономний режим або навіть тимчасово відключити мережеве підключення до вашого комп'ютера. Листи тимчасово "застрягнуть" в папці Вихідні (Outbox) і ви зможете їх відкрити і перевірити перед відправкою.

Посилання по темі