1. Посадові інструкції менеджера зі закупівель
2. Посадова інструкція менеджера відділу закупівель
3. Посадова інструкція менеджера по закупкам: зразок

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Сфера закупівель рясніє найменуванням посад, іноді не сильно відрізняються по функціоналу. Кандидату складно розібратися з чітким колом обов'язків. Посадова інструкція менеджера по закупкам - документ, що містить розгорнутий перелік обов'язків по даній посаді.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• як правильно складаються посадові інструкції менеджера зі закупівель;
• як розмежовуються обов'язки співробітників одного відділу закупівель і які особливості має посадова інструкція менеджера відділу закупівель.

Посадові інструкції менеджера зі закупівель

Варто тільки відкрити ресурси з пошуку роботи, як найбільшу кількість вакансій пропонується саме в сфері продажів і закупівель. Але знайти підходящого працівника - це ще не вирішення проблеми. Необхідно грамотно і чітко окреслити коло його обов'язків.

При однаковому найменуванні даної посади функціонал, а часом і завдання, можуть істотно відрізнятися. Це безпосередньо залежить від розміру компанії, від її діяльності, чи є вона торгової або виробничої, і ще від багатьох чинників організації юридичної особи - роботодавця.

Посадова інструкція - інструкція, яка вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, що займає дану посаду. Буде великою помилкою підходити до опису функціоналу несерйозно. Якщо роботодавець ставить перед працівником певні цілі в сфері закупівель, планує здійснювати контроль за виконанням завдань, то опис його обов'язків - перший і дуже важливий крок.

Найбільш повне включення інформації до посадових інструкцій менеджера зі закупівель важливо ще й тому, що такі працівники теоретично можуть виконувати дуже багато різних видів робіт. Навряд чи можна знайти дві організації, де менеджери із закупівель здійснюють один і той же набір дій і робіт.

У великих компаніях, що займаються торгівлею, функціонал менеджера зі закупівель часто розділяється на ряд інших посад - бренд-менеджери, менеджери по напрямках. У дрібних компаніях або підприємствах, де сфера закупівель не є основною, ці посади можуть бути суміщені в одну.

Якщо сфера закупівель передбачає роботу зі специфічними товарними позиціями, то до менеджера можуть висуватися вимоги про знання процесу виробництва, розуміння технології. Як правило, посадові інструкції менеджера зі закупівель містять розділ про вимоги до працівника по даній посаді.

Тому чим більш відповідально підійде роботодавець до складання посадової інструкції, тим більше він може запитати з працівника.

Насамперед необхідно розуміння, які завдання будуть ставитися перед менеджером зі закупівель, а також які результати хоче бачити роботодавець від роботи менеджера. Менеджер може займатися пошуком нових постачальників, а може вести базу наявних. Роботодавець може ставити завдання розширення цієї бази, а може і не ставити.

Відстеження динаміки цін також може входити в функціонал менеджера зі закупівель, а може на підприємстві цим займатися інший співробітник, спеціально прийнятий на цю ділянку роботи.

Вимоги щодо відстеження якості закуповуваного сировини, вимоги щодо обліку залишків, відстеження виконання укладених контрактів на поставку - все це може входити в коло обов'язків менеджера зі закупівель. Однак це ж може бути розподілено серед інших працівників, в залежності від завдань і бачення процесу ведення бізнесу роботодавцем.

Таким чином, типової форми посадових інструкцій менеджера по закупкам просто не буває. Доцільно і правильно складати цей документ стосовно конкретної організації і виходячи з поставлених завдань.

Посадова інструкція менеджера відділу закупівель

Як вже говорилося вище, сфера закупівель на підприємстві може мати важливе значення або займати глобальний обсяг роботи. Тоді створюються відділи, де функціонал по всьому процесу закупівлі ділиться між співробітниками. На кожну посаду в такому відділі необхідно мати окрему посадову інструкцію.

Таким чином, посадова інструкція менеджера відділу закупівель - це опис функціональних обов'язків одного з працівників відділу. Завдання і плани в даному випадку ставляться перед усім відділом в цілому. А відділ доцільніше збудувати на принципах взаємозамінності.

З огляду на, що сфера закупівель регулюється зараз окремими законодавчими нормами, то ряд компаній, що підпадають під дію законодавства про закупівлі, бажають мати в своєму штаті окремих вузьких фахівців.

Такі менеджери із закупівель повинні володіти знаннями та досвідом на стику професій юриста і менеджера. Тобто відслідковувати правову сторону процесу закупівель може як єдиний менеджер, так і співробітник відділу закупівель, спеціально наділений таким функціоналом по посадовій інструкції.

Посадова інструкція менеджера по закупкам: зразок

Посадова інструкція менеджера по закупкам складається з декількох розділів:

1. вимоги до працівника за рівнем освіти
2. вимоги наявності знань в певних областях
3. перерахування нормативних актів і локальних актів, якими повинен керуватися працівник по даній посаді
4. інформація кому підпорядковується працівник, як відбувається взаємозамінність
5. безпосереднє опис функціональних обов'язків
6. права менеджера зі закупівель
7. відповідальність.

При складанні посадової інструкції менеджера зі закупівель необхідно враховувати, що 10 вересня 2015 року Міністерством праці та соціального захисту затверджений професійний стандарт фахівця в сфері закупівель (Наказ № 625н). Його необхідно використовувати при складанні посадової інструкції для співробітника, діяльність якого пов'язана із здійсненням, контролем і управлінням закупівлями для забезпечення державних, муніципальних і корпоративних потреб.

Таким чином, коли діяльність підприємства пов'язана з законодавчо регульованими закупівлями, повинна складатися відповідна посадова інструкція менеджера по закупкам: зразок її можна знайти у всіх довідково-правових системах. Опис трудових обов'язків тут не може суперечити обов'язковим дій, зазначених у Законі № 44-ФЗ і № 223-ФЗ.

Скачайте документи по темі:

У загальних рисах опис функціоналу звичайного менеджера (постачальника) може виглядати, наприклад, так:

1. розробляє плани закупівель, здійснює підготовку змін для внесення в плани закупівель, обґрунтовує необхідність закупівлі
2. здійснює пошук постачальників
3. веде базу постачальників
4. проводить аналіз цін, готує звіти про ціни
5. готує і коригує переддоговірну документацію
6. контролює виконання укладених договорів поставки
7. бере участь у прийманні продукції
8. складає акти про якість матеріально-технічних ресурсів та прийнятої продукції
9. готує пропозиції щодо зниження витрат на забезпечення матеріально-технічними ресурсами

Розділи про необхідні знання також будуть відрізнятися. Важливо визначити, для кого ця інструкція - для працюючого з законодавчо регульованими закупівлями, або для співробітника звичайного відділу постачання.

Так, менеджер із закупівель (фахівець з постачання) повинен знати:

• структуру підприємства,
• порядок прийому та здачі вантажів,
• правила оформлення і форми документів на прийом і відправку вантажів,
• правила документообігу при здійсненні постачання,
• особливості транспортування, зберігання, приймання вантажів для конкретного підприємства.

Менеджер по централізованим закупівлям повинен знати вимоги законодавства, що регулює сферу закупівель, основи антимонопольного законодавства. Необхідно також розуміти особливості ціноутворення на ринку, основи інформатики в частині застосування до закупівель, форми документів, що застосовуються в сфері закупівель та ін.

Таким чином, посаду менеджера зі закупівель передбачає великий обсяг різного функціоналу, в залежності від завдань юридичної особи та багатьох інших факторів. Грамотно і коректно складена посадова інструкція даного фахівця допоможе уникнути конфліктних ситуацій при контролі, оплаті праці, оцінці результатів роботи.

Дивитися бланк >>>