Категории

Cуществуют следующие способы оплаты за занятия:

  • Абонемент на 8 посещений (срок действия 1 месяц) - 300 грн.;
  • Абонемент на 4 посещения (срок действия 1 месяц) - 200 грн.;
  • Абонемент на 12 посещений(срок действия 1 месяц) - 400 грн.;
  • Разовое посещение - 60 грн.
(ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЯТИЙ ПО 1,5 ЧАСА)

Що значить автоматизація управління спільною роботою?

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Клієнти до нас звертаються з проханням допомогти у вирішенні їхніх завдань, в першу чергу, таких як підвищення прозорості, контролю і керованості спільної роботи за рахунок автоматизації. При цьому часто по-різному називається те, що потрібно зробити прозорим і керованим - завдання, проекти, процеси, документообіг та ін. В цій статті я спробую показати відмінності між цим видами спільної діяльності, і розповісти які продукти автоматизації більше підходять для кожного з них . Сподіваюся, стане зрозуміліше, що і як автоматизувати, і як краще орієнтуватися на ринку рішень для автоматизації спільної роботи. А також як клієнтам і компаніям, що пропонують свої послуги автоматизації операційної та проектної діяльності, краще розуміти один одного.


А також як клієнтам і компаніям, що пропонують свої послуги автоматизації операційної та проектної діяльності, краще розуміти один одного



Внутрішню діяльність будь-якої організації можна розділити на 2 великих види: операційна і проектна. Операційна діяльність спрямована на підтримку роботи організації на заданому рівні. Частина організацій займається операційною діяльністю як зовнішньої, тобто це їх бізнес - надавати послуги з ведення операційної діяльності іншим організаціям - аутсорсинг бухобліку, ІТ-підтримки, підбору персоналу і т.д. Проектна діяльність спрямована на зміни в компанії - оптимізацію операційної діяльності, створення нових напрямків / філій / продуктів і т.д. Також як і операційна, проектна діяльність у організації може бути її бізнесом - впровадження ІТ-систем, консалтинг, будівництво і т.д.


Співробітники, які беруть участь в цих видах діяльності, працюють спільно для досягнення запланованих результатів. Ефективна організація спільної роботи дозволяє істотно знизити витрати, підвищити лояльність внутрішніх і зовнішніх клієнтів за рахунок постійного якості, передбачуваності результатів і прозорості послуг, що надаються, а в підсумку прибуток і капіталізацію компанії.


Щоб ефективніше управляти спільною роботою, варто розібратися, що це таке, з чого вона складається. Тут я розгляну не предметна область спільної роботи - вона унікальна в кожному випадку, - а подивлюся в розрізі видів роботи, видів діяльності. З цих видів, як з кубиків, можна скласти саме Ваше рішення для спільної роботи.


Саме найпростіше становить в діяльності - це завдання. У завдання як мінімум є такі властивості, як термін виконання, виконавець, дата створення, творець.


Завдання існують як окремо - і тоді їх ще можна назвати доручень, так і в рамках проектної та операційної діяльності. Можна сказати, це базовий елемент спільної діяльності.


Окремі завдання (доручення) - є в будь-якій організації - і в транснаціональних корпораціях, і в мікро-компаніях. Вони ставляться керівництвом, колегами, один одному, партнерам, підрядникам, позаштатники. Ставляться поштою, телефоном, на зустрічах, в чатах. Ставляться і ... забуваються. Як постановником, так і виконавцем - втрачається сама задача, або її суть, або термін, або деталі, або все разом. В результаті людям доводиться витрачати багато зусиль, щоб знайти інформацію. Мета автоматизації - поставив завдання і забув, але вона при цьому не загубилася, а більш того, вся пов'язана інформація зберігається в ній: коротка суть - назва, опис, термін, виконавець, історія змін, обговорення (а не розкидані по поштових скриньках), файли, статус, дата завершення, результат. Завдання можуть бути пов'язані з клієнтом, проектом, нарадою і ін.


Завдання можуть розбиватися на підзадачі, коли необхідно делегувати всі або частину повноважень. Крім виконавця і постановника у завдань можуть бути спостерігачі - експерти в питанні, співробітники, зацікавлені в результаті, або ті, хто повинен бути в курсі змін по завданню.


До спеціалізованих рішень для управління завданнями можна віднести Megaplan, Bitrix24, Papirus. Ці рішення підходять для невеликих компаній або як тимчасове рішення для відділів великих компаній, до впровадження корпоративних систем управління спільною роботою. Вони зручні тим, що включають безліч функцій, необхідних невеликим компаніям - і оформлення первинної документації, і міні-CRM, дозволяючи їм заощадити на придбанні спеціалізованих рішень; не вимагають складної настройки, і тому в них не закладено достатню гнучкість - це коробкові продукти. У середніх і великих компаній, а також деяких невеликих компаній, більше специфічних вимог, які не можуть бути задоволені коробковими продуктами.


Як особливий підклас завдань можна виділити зустрічі - наради, планерки, комітети, зборів, вебінари, конференц-дзвінки. Особливість їх у кілька іншій термінології (назв властивостей) щодо звичайної завдання:


  • Тема - назва завдання
  • Питання - опис завдання
  • Учасники - в термінах задачі це можуть бути Спостерігачі
  • Результати / рішення і доручення (завдання) за підсумками - фактично підзадачі
  • Місце зустрічі
  • Час з ... по ...

Процеси (бізнес-процеси, робочі процеси, workflow) - повторювана послідовність завдань. Процеси можуть галузитися самим химерним чином, мати умовні переходи. Для опису бізнес-процесів використовують спеціальні нотації - методології опису процесів. Мета об'єднання завдань в процеси - підвищити якість та швидкість їх виконання, при цьому мінімізувавши витрати. Класика - документообіг, кредитний конвеєр, технічна підтримка, всілякі заявки - відпустки, премії, відрядження, закупівлі, оплати, оформлення перепусток, паркування, гарантійний ремонт, доступи, матеріальні цінності та багато іншого. Для контролю і досягнення цілей використовують різні ключові показники (KPI) - час обробки на кожному етапі (виконання завдання).


Документообіг - це підклас бізнес-процесів, виділений в окремий вид, оскільки має свою специфіку в автоматизації - обробку великої кількості одноманітних електронних і паперових документів і, як наслідок, - наявність функцій ЕЦП, штрих / QR-кодування, вбудоване або інтегроване сканування для автоматизації масових операцій.


У чому відмінність від проектів (див.нижче):

  • Постійні учасники (команда)
  • Постійна послідовність завдань і відсутність менеджера проектів
  • Постійний повторюється результат

Спеціалізовані рішення - Comindware Tracker, IBM BPM, Oracle BPM, BonitaSoft, ProcessMaker, BizAgi, ELMA, K2, Nintex.


Проекти - унікальний набір послідовних і паралельних завдань, обмежений кінцевою метою, датою, бюджетом, вимогами і ресурсами. Завдання в проектах, крім описаних вище властивостей у окремих завдань, як правило, містять час (в годинах, днях, тижнях) їх виконання з датою початку і датою закінчення, а не просто кінцеву дату. Тому для візуалізації завдань проекту в календарі застосовують діаграму Ганта. Характерні відмітні особливості проектної діяльності від описаного вище управління за допомогою завдань і процесів наступні:


  • Наявність або необхідність менеджера (ів) проекту (ів)
  • унікальна команда
  • Конкуренція за час учасників команди в проектах
  • унікальна мета

Приклади проектної діяльності - реорганізація компанії, будівництво котеджу, впровадження CRM, створення нового продукту, послуги, товару і т.д.


Спеціалізовані рішення управління проектами - Comindware Project, Primavera, MS Project, Wrike. Такі рішення варто застосовувати, якщо компанія займається проектною діяльністю - проектні інститути, ІТ-інтегратори, консалтингові компанії, медіа-компанії. Або якщо всередині компанії постійно відбуваються зміни, в які залучені десятки людей. Тоді в компаніях з'являються проектні підрозділи, часто їх називають «проектні офіси». Їх основна функція - професійне управління проектами в будь-якій області, яка необхідна в компанії. Проектні офіси озброюються спеціальними знаннями - методологіями і підходами до управління проектами, які допомагають підтримувати прийнятний для підприємства рівень якості проектів. Деякі найвідоміші методології та підходи, застосовувані в РФ - PMBoK, Prince2, Agile (Scrum). У будь-якому випадку необхідність управляти проектами виникає, коли для участі в проектах залучаються дефіцитні дорогі фахівці і ресурси - програмісти, експерти, дизайнери, артисти і т.д., або, коли самих проектів, учасників проектів і ресурсів багато - десятки, сотні і тисячі .


Багато продуктів автоматизації крім вузько-спеціального функціоналу надають ще додаткові можливості, наприклад, управління завданнями розширюється до управління проектами. Такі системи найчастіше непрофесійно вирішують додаткові завдання, але дозволяють клієнтам якийсь час використовувати ці функції без придбання окремих професійних продуктів.


Звичайно, кожна ситуація унікальна, але сподіваюся дана класифікація допоможе краще розуміти що Вам необхідно для підвищення ефективності та керованості спільної роботи співробітників.


Вдалих впроваджень!

Дмитро Богданов, консультант по автоматизації бізнес-процесів і управління проектами на основі рішень Comindware. Має більш ніж 20-ти річний досвід оптимізації бізнес-процесів, впровадження систем управління підприємством та управління ІТ-проектами. Google plus