1. Навіщо потрібен акт
2. Хто складає акт
3. Особливості складання документа
4. Тонкощі складання акта, зразок
5. На що звернути увагу при оформленні бланка
6. Як, де і скільки часу зберігати документ

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Формування акту повернення приміщення за договором оренди відбувається зазвичай у випадках, коли договір оренди з яких-небудь причин розривається. Акт не є самостійним документом, а служить додатком до основного договору, стаючи його невід'ємною частиною.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту повернення приміщення за договором оренди .doc Завантажити зразок акта повернення приміщення за договором оренди .doc

Навіщо потрібен акт

Повернення приміщення за договором оренди приміщення, будь то цілий будинок або невеликий офіс, житловий або нежитловий об'єкт, вимагає дотримання певної процедури.

Обов'язковою її етапом є перевірка орендованих площ на предмет:

• зовнішнього вигляду;
• стану віконних і дверних конструкцій, підлоги, стелі;
• стану систем комунікацій, в тому числі електропостачання, опалення і т.д.

Особливо це актуально, коли приміщення знаходилося в оренді тривалий термін - за минулий час будь-які зміни практично неминучі.

Всі параметри огляду обов'язково повинні бути зафіксовані в спеціальному документі - акті повернення приміщення.

Правильно складений і завірений документ дозволяє в подальшому уникнути можливих проблем, пов'язаних з розбіжностями сторін за договором оренди, особливо якщо справа дійде до судової інстанції. Саме тому до формування акту слід ставитися максимально уважно, прописуючи всі деталі огляду приміщення і, якщо виявляються якісь недоліки, фіксуючи їх детально і з усією ретельністю.

Хто складає акт

Безпосереднє завдання по формуванню акту зазвичай покладається на працівника підприємства, яке є орендодавцем. Це може бути юрисконсульт організації, або співробітник / керівника того структурного підрозділу, у веденні якого знаходяться договори оренди і їх виконання. Головне, щоб ця людина мала уявлення про те, як складати подібного роду паперу і був знайомий з законодавством РФ.
Акт повинен бути підписаний або керівником компанії-орендодавця, або особою, яка діє від його імені.

Особливості складання документа

Акт повернення приміщення за договором оренди, також як і сам договір, обов'язково повинен бути підписаний двома сторонами.

Заповнюватися він повинен до того, як договір припинить свою дію.

Інформацію, що стосується безпосередньо приміщення, можна оформляти як в текстовому вигляді, так і в формі таблиці (другий варіант найбільш доцільний, коли приміщення складається з декількох окремих кімнат).

Опис приміщення може носити як короткий, загальний характер, так і бути деталізованим, максимально докладним (другий варіант, з точки зору юриспруденції, звичайно, краще).

Тонкощі складання акта, зразок

Уніфікована, єдина форма акту повернення приміщення за договором оренди відсутній, так що представники організацій та підприємств можуть писати її у вільному вигляді або, якщо в компанії є розроблений і затверджений шаблон документа - за його зразком. Головне, що потрібно дотримати - щоб документ за своїм складом відповідав деяким стандартам діловодства, а за змістом включав в себе ряд певний відомостей.
За структурою акт умовно можна розділити на три частини: «шапка», основний розділ і висновок, тобто підписи.

У «шапку» вписується найменування документа, із зазначенням посилання на договір, до якого він складається, а також дата і номер формування акту.
В основну частину вносяться:

• назви організацій, між якими робиться акт;
• їх реквізити (всі ці дані повинні відповідати установчим документам фірм);
• посади, прізвища-імена та по батькові керівників або їх законних представників;
• причина складання акта (в даному випадку це розірвання договору оренди)
• адреса, за якою знаходиться приміщення
• описати стан, в якому майно повертається орендодавцю (в тому числі стан різних комунікацій)
• засвідчити факт відсутності претензій. Якщо ж претензії до орендаря є, їх слід описати максимально докладно (надалі на підставі акта можна вимагати відшкодування завданої матеріальної шкоди).

На завершення акт повинен бути підписаний обома сторонами, при цьому важливо, щоб підписи були тільки оригінальними, використання факсимільних автографів, тобто віддрукованих за допомогою різного роду кліше, неприпустимо.

Завіряти акт за допомогою печатки або штампа потрібно тільки тоді, коли застосування штемпельних виробів закріплено в локальних нормативно-правових паперах підприємства (це в рівній мірі ставитися до юридичних осіб та ВП).

На що звернути увагу при оформленні бланка

Оформляти бланк акта щодо повернення приміщення можна на звичайному аркуші будь-якого зручного формату (як правило, використовується формати А4 або А5) або на фірмовому бланку підприємства-орендодавця. Заповнювати його допускається як від руки, так і в друкованому вигляді.

Формується акт у двох примірниках - по одному для кожної зі сторін, які повинні бути ідентичні за змістом і рівнозначні по праву.

Після складання і візування, інформація про акт повинна вноситися до спеціального журналу обліку документації.

Як, де і скільки часу зберігати документ

Документ слід тримати разом з договором оренди, до якого він додається, в окремій папці.

Зберігати заповнений бланк необхідно період, встановлений законодавством РФ або протягом часу, прописаного у внутрішніх нормативних документах організації (не забуваючи про те, що позовні претензії можуть бути подані протягом трьох років після того, як договір оренди припинить свою дію).

Коли актуальність акта закінчиться, його можна утилізувати .