1. Що вважається канцелярськими товарами
2. Хто може застосовувати даний акт
3. Навіщо складати акт на списання канцтоварів
4. Етапи процесу оформлення набуття канцелярських товарів
5. Порядок застосування акта
6. Правила складання документа
7. Правила оформлення акту на списання канцтоварів
8. Зразок акту на списання канцтоварів

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Оформлення акта на списання канцтоварів - необхідна частина процедури обгрунтування витрат, вироблених на канцелярське приладдя. Акт відноситься до пакету первинної бухгалтерської документації.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта на списання канцтоварів .xls Завантажити зразок заповнення акту на списання канцтоварів .xls

Що вважається канцелярськими товарами

До канцелярським приладдя відносяться всі предмети, необхідні при написанні, оформленні документів (ручки, олівці, фломастери, маркери, папір і т.п.), а також деякі види найпростішої оргтехніки (друкарські машинки, калькулятори). Сюди ж включаються кріпильні матеріали (папки, скріпки, скоби, штемпелі тощо), креслярські вироби (наприклад, готовальні), пенали, портфелі (але тільки шкільні) та інші види товарів.

Всі вони відносяться до категорії матеріальних запасів підприємства та входять до складу основних засобів, які при необхідності слід списувати в установленому законом порядку.

Окремо варто відзначити, що списування підлягає і рекламна канцелярська продукція, призначена для зовнішніх рекламних акцій, але видається співробітникам для внутрішнього користування (наприклад, блокноти, календарі, ручки з логотипами і т.п.).

Хто може застосовувати даний акт

Всі підприємства так чи інакше використовують у своїй діяльності канцелярське приладдя, тому застосування акта на списання канцтоварів має саме широке поширення. Він використовується і малими підприємствами та представниками середнього та великого бізнесу, при цьому система оподаткування не має значення.

Навіщо складати акт на списання канцтоварів

Поширеною помилкою багатьох компаній є те, що регулярне придбання канцтоварів відноситься до витрат безпосередньо під час їх купівлі. Це неправильно, оскільки в разі раптової податкової перевірки, інспектор наглядової служби не визнає витрати на канцелярські товари, оформлені таким способом, що в свою чергу призведе до донарахування податку на прибуток. Знову ж правильним підставою для списання цієї категорії товарно-матеріальних цінностей, буде укласти окремі акта.

Таким чином, акт на списання канцтоварів дозволяє законно віднести витрачені на покупку «канцелярка» кошти до витрат підприємства і виправдати зняття матеріальних цінностей з обліку. Він же дозволяє знизити базу оподаткування організації на всю суму зроблених на канцтовари витрат.

Етапи процесу оформлення набуття канцелярських товарів

Процедура оформлення витрат на канцелярське приладдя складається з декількох етапів.

1. Спочатку придбання, при якому обов'язково повинен бути отриманий касовий і товарний чек , а також прибутковий ордер .
2. Далі відбувається відправлення канцтоварів в ті відділи, які їх потребують (тут застосовується вимога-накладна, без вказівки призначення товарно-матеріальних цінностей).
3. Завершальним етапом стає сам акт списання канцтоварів.

Порядок застосування акта

Для того, щоб правильно оформити списання канцелярського приладдя, на підприємстві повинна бути створена спеціальна комісія в складі не менше двох осіб (це може бути, наприклад, сам керівник компанії і бухгалтер). Вона призначається окремим наказом, що йде від імені директора фірми. Потім комісія реєструє всі категорій канцелярських товарів в акті і фіксує їх списання.

Правила складання документа

Єдиного уніфікованого, обов'язкового до застосування, зразка акту на списання не існує. Підприємства та організації можуть вибрати один з двох варіантів:

• кожен раз при необхідності складати акт у довільній формі (що не зовсім зручно),
• розробити шаблон документа самостійно і виходячи зі своїх потреб (в цьому випадку його треба затвердити в обліковій політиці фірми).

При цьому, незалежно від того, який саме спосіб оформлення бланка акта для списання канцтоварів буде обраний, в його заповненні потрібно дотримуватися деяких норм. Зокрема, в ньому слід обов'язково вказувати

• дату складання,
• найменування підприємства - набувача канцелярського приладдя,
• повний перелік списаних товарів (із зазначенням кількості і ціни),
• підписи головного бухгалтера і керівника підприємства.

До заповнення акта слід ставитися дуже уважно, потрібно уникати помилок і тим більше не вносити в документ недостовірні або завідомо неправдиві відомості, які можуть привести до покарання з боку контролюючих служб.

Правила оформлення акту на списання канцтоварів

Акт може бути оформлений на фірмовому бланку організації або ж не звичайному аркуші А4 формату - це значення не має, як і те, складений він в рукописному вигляді або ж надрукований на комп'ютері.

Єдина умова: він повинен містити «живі підписи» відповідальних за списання осіб.

Друк ставити необов'язково, так як з 2016 року юридичні особи звільнені від необхідності їх застосування в своїй діяльності.

Після складання акту і визнання витрат на канцтовари в бухгалтерському та податковому обліку підприємства, документ передається на зберігання до архіву підприємства, де він повинен міститися не менше трьох років.

Зразок акту на списання канцтоварів

Даний акт має цілком стандартну структуру.

1. Спочатку зверху пишеться повне найменування організації, її адреса, а також відводиться місце для затвердження директором.
2. Потім в документі фіксується період, за який він складається, а також склад комісії, яка проводить списання.
3. Після цього в акт вноситься перелік списаних товарно-матеріальних цінностей.

Ці відомості найкраще оформити у вигляді таблиці. У ній потрібно вказати

• Найменування продукції,
• кількість (по всіх позиціях),
• вартість однієї штуки,
• загальну суму за партію тієї чи іншої категорії канцтоварів,
• рахунок, по якому проходять дані товарно-матеріальні цінності
• в рядок «Разом» вносяться остаточні цифри по кількості і вартості канцтоварів.