1. Витрати на відрядження: зміни в 2016 році
2. Що входить до витрат на відрядження
3. Яка сума витрат на відрядження встановлено на 2015 рік
4. Які документи вимагати для звіту за відрядження
5. Як розрахувати витрати на відрядження
6. Оплата витрат на відрядження, що обкладаються ПДВ
7. Які робити проводки з бухобліку витрат на відрядження
8. Подивимося тепер, як зазначені операції будуть відображені в обліку бухгалтерією:
9. Як мінімізувати витрати на відрядження
10. Визначте ліміт витрат на відрядження
11. Введіть стандарти доступного сервісу
12. Знижуємо витрати на відрядження керівника
13. Інформація про автора і компанії

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Менеджери часто їздять у відрядження, тому питання про витрати на відрядження для комерційного відділу актуальний завжди. Все, що потрібно знати про витрати на відрядження, а також які зміни в цьому питанні очікуються в 2016 році - детально в нашій статті.

У цій статті ви прочитаєте:

• Які зміни на відрядження зазнають в 2016-му році
• Як розрахувати добові витрати на відрядження
• Як проводиться оплата витрат на відрядження
• Як встановлюється сума витрат на відрядження
• Якими документами відрядження регламентуються

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

Витрати на відрядження: зміни в 2016 році

З ініціативи Міністерства фінансів РФ, пропонується позбавити рядових співробітників добових коштів за витратами на відрядження. Відомство пропонує такі зміни витрат на відрядження з початку 2016- го року.

Експерти одноголосно стверджують, що подібні зміни витрат на відрядження приведуть тільки до негативу. Адже співробітники не будуть їздити у відрядження, почнуть відмовлятися. Це призведе до негативних наслідків для репутації компаній.

Але представники Міністерства стверджують - завдяки цьому рішенню вдасться підвищити загальний прибуток організацій, з яких проводиться сплата податків до федерального бюджету, що сприятливо позначиться на економіці країни.

Варто враховувати, що зміни витрат на відрядження, з ініціативи Мінфіну, припускають скасування даних виплат лише для поїздок всередині країни, а добові при закордонних відрядженнях збережуться.

Що входить до витрат на відрядження

Щоб краще розуміти ситуацію, слід розібратися - чим є відрядження по службовій необхідності. Цей термін, відповідно до ТК РФ, передбачає певний виїзд працівника за межі місця проживання - для вирішення службових завдань.

Відповідно до положень законодавства, добові витрати на відрядження в 2016-му році будуть включати:

- витрати на проїзд до місця відрядження, покупка квитків у зворотний бік;

- витрати на оренду житла на місці відрядження;

- виплата добових - кишенькових грошей працівникові, які йому потрібні для різних потреб, в тому числі для оплати послуг зв'язку;

- оформлення різних документів.

На відрядження оплачуються лише для компенсації цільових витрат, а також мають бути підтверджені відповідними документами - включаючи чеки, спеціальні документи та ін.

Розмір добових витрат на відрядження в кожній організації визначається відповідно до своїх нормам - з урахуванням прийнятих норм на підприємстві, значущості відрядження, статусу співробітника і безлічі інших критеріїв.

Яка сума витрат на відрядження встановлено на 2015 рік

У російській практиці встановлено максимальний розмір добових у 2015-му році на рівні 700 рублів. Однак актуальним дане правило слід вважати лише для державних компаній, які виплачують для співробітників відрядження з бюджетних коштів. У приватних організацій зазвичай є право самостійно визначати розмір відрядних, які виявляються вищими від встановлених законом для муніципальних.

Для закордонних відрядження сума в добу не повинна бути більше 2,5 тисяч рублів. Однак це також регламентується лише для державних підприємств. У приватних компаній є право самостійно вибирати потрібну суму.

Але при визначенні власних добових сум потрібно врахувати - якщо суми будуть вищими від встановлених законом, потрібно сплата податку 13% на гроші понад зазначеної суми.

Законодавство не обмежує мінімальний розмір витрат на відрядження в 2016-му році. Але все ж бухгалтери повинні враховувати певні орієнтири, основою сьогодні стають середні показники наступного характеру:

- добові при відрядженнях усередині свого регіону рівні 200-300 рублів;

- в інші регіони країни - 500 рублів;

- поїздка за кордон по мінімуму для підприємства обійдеться в 1 тис. Рублів;

Як і раніше, для норми відшкодування витрат на відрядження 2016- го року необхідно коректно оформити відповідні документи. Без цього не вдасться отримати всі належні кошти.

Які документи вимагати для звіту за відрядження

Керівнику спочатку потрібно опублікувати наказ, з пропискою і обгрунтуванням в ньому необхідності відрядних поїздки для співробітника. Потім буде визначено розмір належних добових, інших витрат, які можуть виникнути в рамках поїздки. Далі співробітнику буде видано спеціальний посвідчення про відрядження - з його допомогою працівник зможе документально підтвердити своє перебування на роботі. По завершенні відрядження співробітник повинен надати пакет документів:

- чеки на покупки;

- документи, які засвідчують витрати певного характеру, зазначені в звіті.

Однак бухгалтерії необхідно розуміння, що в готелі з 3-разовим харчуванням можуть не оплачуватися надмірності понад норму - адже йому і так надані гроші на їжу.

Якщо говорити про добових витрат на відрядження 2016 року для закордонних поїздок, то тут існують деякі відмінності. Наприклад, для відшкодування витрат на оренду житла необхідно надання закордонного паспорта з відміткою про перетин кордону двічі.

Як розрахувати витрати на відрядження

Встановлено порядок розрахунку законодавством, проводиться таким чином:

• визначення суми, яка нараховується працівнику як зарплату за останній рік до поїздки у відрядження;
• відрахування з розрахованої суми різних виплат, що не входять в основний розмір зарплати - відпускні, лікарняні тощо;
• коригування сум, які співробітник отримав у вигляді різних премій;
• обчислення числа днів, відпрацьованих працівником за фактом - віднімаючи з усього числа робочого часу годин відсутності з різних причин;
• отримана в результаті сума заробітку ділиться на число днів, протягом яких працівник був на робочому місці. Виходячи з цієї цифри виходить результат, нарахована працівникам як на відрядження виплати.

Оплата витрат на відрядження, що обкладаються ПДВ

Оплата транспортних витрат. Витрати на проїзд до місця відрядження і в зворотному напрямку, до місця постійної роботи, відшкодовуються в розмірі вартості проїзду транспортом загального призначення (за винятком таксі), в тому числі сплату страхових платежів, по державному обов'язковому страхуванню, оплату послуг за попередньою оплатою проїзних документів, також за використання постільних речей.

Відшкодування витрат по найму житлового приміщення. Оплата витрат по найму житлового приміщення в повному розмірі провадиться співробітнику відповідно до підтверджуючих документів. Не включаються розміри даної оплати в доходи працівника, отже, не проводиться нарахування податків з них. Чи не відбувається нарахування з даних сум ЄСП і страхових внесків до Пенсійного фонду. Можна зменшити свою базу оподаткування на розмір витрат по оплаті житла.

Якщо співробітник документально не зміг підтвердити свої витрати на оплату житла, тоді передбачається відшкодування грошей за нормативами. Чи не передбачається оподаткування «нормативних» виплат в даному випадку ПДФО, не нараховуються на них ЄСП і страхові внески до Пенсійного фонду.

Потрібно також врахувати, що не входять до числа витрат по найму житлового приміщення витрати за користування саунами, міні-барами і інші відповідні витрати. Якщо вони не були окремо виділені в рахунку.

Суми за харчування та інші особисті послуги, які включені до рахунків на наймання житла, підлягають оплаті в рахунок добових.

Витрати по найму житла відшкодовуються в межах встановлених норм за кожну добу без заліку перевитрати в окремі відрядження дні, і по цій країні, і в інших державах.

Співробітник при відправці в країни СНД може сам вибирати для себе житло, оскільки законодавчо не обмежений вибір готелю, компанія не повинна виробляти відшкодування витрат, які пов'язані з наймом житла, якщо ціна даних послуг не була окремо виділена в рахунку готелю.

Відшкодування інших витрат. При видачі в якості авансу дорожніх і банківських чеків в іноземній валюті з метою оплати витрат, які пов'язані з закордонним відрядженням, передбачається відшкодування для працівника комісійних, які утримані при їх обміні за готівкову валюту.

У співробітника є право відшкодування та інших витрат, які не включені в дохід, оподатковуваний прибутковим податком, якщо пов'язані з виконанням завдання роботодавця.

Замість добових відшкодування харчування. Деякі компанії не виробляють виплату для співробітників у відрядженні добових, однак положеннями внутрішнього положення закріплюють власну обов'язок відшкодовувати витрати по харчуванню працівнику під час службових поїздок в повній сумі. Таку практику зазвичай використовують «західні» компанії.

У таких ситуаціях, найімовірніше, податківці не дозволять облік суми витрат на відшкодування вартості харчування працівника у відрядженні, при оподаткуванні прибутку. Також вони дану суму розцінять як дохід, який підлягає сплаті ПДФО.

По податку на прибуток навряд чи вдасться оскаржити претензії з боку податківців. Оскільки компанія добровільно вирішила відшкодувати витрати на харчування співробітника у відрядженні, хоча такий обов'язок законодавчо не встановлюється.

У випадку з ПДФО передбачається інша ситуація - з напрямком співробітників у відрядження за ініціативою роботодавця. Відповідно, саме він повинен нести витрати на харчування в кафе-ресторанах в силу виконання трудових обов'язків. Тому під визначення «доходу» за статтею 41 НК РФ відшкодування витрат на харчування не підпадає.

Цікаво почитати: матеріали по темі

Які робити проводки з бухобліку витрат на відрядження

1. Відрядження по Росії. Видача на відрядження для співробітника під звіт з каси. Аванс, наданий співробітнику, відбивається проводкою в обліку.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - готівкові кошти, які видані співробітнику з метою оплати відрядних витрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 - перерахування грошових коштів на спеціальний картковий рахунок.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 - облік суми авансу, який працівникові видано з метою оплати відрядних витрат.

У співробітника після повернення з відрядження є 3 дні для звіту про витрачені фінансових коштах. Він повинен надати звіт з пакетом документів, які підтверджують витрати. Також необхідний звіт про виконання завдання на відрядження.

Отже, ситуація після звіту буде наступною: або співробітник залишиться повинен організації, або буде перевитрата. Зокрема, припустимо - витрачено співробітником менше коштів, ніж передбачалося до відрядження. У нього в такому випадку будуть 3 робочих дня для повернення залишку - готівкою в касу компанії.

Подивимося тепер, як зазначені операції будуть відображені в обліку бухгалтерією:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - готівкові гроші надані співробітнику з метою оплати відрядних витрат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 - здано авансовий звіт;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 - отримання невитрачених коштів від співробітника.

Якщо протилежний випадок, зокрема, під час відрядження було витрачено більше наданого авансу, то ситуація складається інакше. Адже закон не закріплює термін, за який потрібно погашення компанією заборгованості перед співробітником. Тому такий порядок потрібно закріпити у внутрішньому документі компанії. У цьому випадку буде набагато простіше розрахуватися зі співробітником. Можна перерахувати кошти на особистий банківський рахунок співробітнику.

Якщо плануєте компенсацію через зарплатну карту, потрібно пам'ятати - необхідно перевірити, що в договорі з банком прописана можливість нарахування на карту не тільки заробітної плати, але також інших виплат.

1. Працівника направили у відрядження за кордон. Аванс для іноземної відрядження може видаватися і в рублях, і в іноземній валюті. Однак потрібно пам'ятати - працівник може оплатити рублями витрати лише в даній валюті.

Якщо плануєте видачу авансу в іноземній валюті, його потрібно перерахувати в безготівковому порядку.

Для зручності можна видати співробітникові корпоративну картку в рублях і іноземній валюті. Або гроші будуть переведені йому в іноземній валюті для іноземних витрат в безготівковому порядку. Тут досить відправити кошти на особистий рахунок працівника, з оформленням довідки про валютної операції.

Для прийняття до обліку коштів в іноземній валюті, слід для початку їх перерахувати в рублі, зробивши запис про рублевої оцінці в обліку. Здійснюється перерахунок лише по курсу ЦБ РФ на дату операції. Розуміється під даною датою день, коли пішли гроші з валютного рахунку компанії. Все зафіксовано в банківській виплати.

Зокрема, розглянемо ситуацію - працівник відправляється в тривале відрядження, протягом якої курс валюти зазнав змін.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 - перераховано на відрядження співробітника.

Виріс курс євро. Виникла курсова різниця відображається наступним записом:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субрахунок «Інші доходи» - відображення курсової різниці.

Записується сума затверджених видатків проводкою:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 - відображення витрат підзвітної особи.

Як мінімізувати витрати на відрядження

1. Визначте стратегічні принципи організації відряджень

Основне - отримання максимальної віддачі за рахунок знаходження співробітників у відрядженнях. Повинні встановлюватися наступні пріоритети - ефективна робота під час поїздки, з швидким поверненням в офіс. Тому більш кращі авіаперельоти, а не залізничні поїздки, незважаючи на більший розмір витрат. При поїздці в поїзді варто купувати лише квитки в купе, щоб забезпечити комфорт для співробітників.

Потрібно заздалегідь визначити основні плани співробітників компанії під час відрядження, роблячи їх по можливості більш насиченим. Маршрут слід розраховувати таким чином, щоб кожен працівник за час поїздки забезпечив виконання максимуму роботи. Компанія може допомогти співробітникові, роблячи його відрядження ефективніше, якщо забезпечить не тільки корпоративну стільниковий зв'язок, але також мобільний Інтернет.

Інший важливий обставини - не повинні постраждати робочі процеси, поки співробітник перебуватиме у відрядженні. Тому слід максимально безболісно вибудовувати взаємодію, встановивши «графік відсутностей» на сторінках корпоративного порталу.

2. Ведіть віртуальні переговори

Якщо потреби у фізичному присутності співробітника під час переговорів немає, можна скористатися варіантом з віртуальними переговорами. Для цього сьогодні доступні різні ефективні технології. Тепер участь у відрядженнях не буде залежати від державних кордонів, вартості авіаперельотів, відстаней тощо.

3. Призначте відповідального

Відповідає за організацію відряджень в компанії офіс-менеджер. Йому належить займатися плануванням поїздок, підбором часу відправлення, замовленням найбільш економічних квитків, готелів, оформленням віз.

При цьому не усувається від процесу підготовки і сам співробітник. Якщо планується відрядження в іншу країну або в дуже віддалений регіон країни, співробітник сам може з'ясувати прогнозовану погоду, з вивченням місцевих особливостей, підготовкою плану переміщень, карт тощо.

Завдяки цьому буде краще представляти ситуацію, комфортніше відчуваючи себе безпосередньо на місці.

Головне для планування відрядження - по можливості раніше повідомити офіс-менеджеру про плановану поїздку, з оформленням заявки. Подаватися заявка може через корпоративний електронний портал компанії.

Оптимально буде подавати заявку за 2 тижні до поїздки. Часом через різні форс-мажорів доводиться оформляти заявку за пару днів до поїздки.

В такому випадку безсумнівна перевага полягає в наявності людини, який володіє всіма потрібними контактами і відповідною інформацією - для швидкої і якісної підготовки поїздки.

Визначте ліміт витрат на відрядження

Андрій Медведєв, генеральний директор, «Промислові силові машини», Москва

Діють в нашій організації такі ліміти для відрядження по території країни. Добові витрати на відрядження встановлюються на позначці 1500 рублів, з оплатою готелю максимум 5 тис. Рублів на добу.

Практика підтверджує, що це середні витрати тарифи, яких достатньо менеджерам для комфортних відчуттів, не виходячи за розумні рамки.

З урахуванням даної информации и числа необхідніх діловіх поїздок, и формується бюджет Нашої компании на відрядження поїздкі. Ми не урізуємо Кількість відрядніх поїздок - Кількість, Достатньо для Нашої ДІЯЛЬНОСТІ. Витратили в 2012-му році для проведення відряджень 0.2% річного обороту організації в 1.6 мільярда рублів.

4. Контролюйте витрати і звітність

Керівнику потрібно забезпечувати контроль поїздок працівників, обґрунтованості витрат. Співробітникам необхідно усвідомлювати список обов'язкових документів для звіту про свою відрядженні. У положенні про відрядження потрібно закріпити, де вказуються ліміти поїздок, також загальний порядок їх оформлення.

Введіть стандарти доступного сервісу

Юлія Кутіна, виконавчий директор, Асоціація бізнес-туризму, Москва

Тревел-політика є обов'язковою умовою ефективного управління корпоративними поїздками. Зазвичай в кожній компанії закріплена документально стаття рівня добових, варіюватися який може в залежності від посади фахівця і напрямки ділової поїздки.

Рекомендую йти далі і в тревел-політики фіксувати допустимі ліміти витрат на ділові поїздки, жорстко регламентуючи верхню межу ціни в готелі, клас готелю, розмір представницьких витрат та інше. Подібні стандарти повинні бути єдиними для всіх рівнів, щоб уникнути проблеми демотивації.

Знижуємо витрати на відрядження керівника

Ян Заєць, заступник генерального директора з розвитку корпоративного бізнесу, Travel Management Consulting

Сучасний бізнес складно уявити без відряджень, незважаючи на розвинені телекомунікації. Завдяки оптимальному розподілу ресурсів вдається знизити тревел-бюджет.

Слід, в першу чергу, сформувати регламент ділових поїздок. Корисним він буде навіть за умови, якщо співробітники в поїздки відправляються лише кілька разів на рік. Необхідно закріпити в документі правила проживання, планування тревел-бюджету.

Допустимі витрати нерідко залежать від посади фахівця. У топ-менеджерів є можливість польоту в літаках класу преміум, проживаючи в 5-зіркових готелях. Для середніх менеджерів діють більш економічні варіанти.

Може бути й інший варіант - встановлюючи обмеження на бюджет поїздки, і вже з урахуванням цієї суми будуть визначатися умови проживання та ін.

Інформація про автора і компанії

Андрій Медведєв, генеральний директор, «Промислові силові машини», Москва. Закінчив Ярославський державний університет ім. П. Г. Демидова (факультети інформатики та обчислювальної техніки і економічний). Працював в ТД «Автодизель» провідним спеціалістом відділу продажів і заступником начальника відділу маркетингу. Один з ініціаторів створення в 2005 році інжинірингової групи «Промислові силові машини». ГК «Промислові силові машини» спеціалізується на інжинірингу і виробництві спеціального обладнання на базі дизельних двигунів. Заснована в 2005 році. Штат - 300 співробітників. Офіційний сайт -www.powerunit.ru.

Юлія Кутіна, виконавчий директор, Асоціація бізнес-туризму, Москва. Асоціація бізнес-туризму - незалежне об'єднання корпоративних покупців тревел-послуг. Партнер Асоціації корпоративних керуючих діловими поїздками (ACTE) і німецької Асоціації бізнес-туризму (VDR). Співпрацює з провідними постачальниками бізнес-тревел-послуг. Офіційний сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заєць, заступник генерального директора з розвитку корпоративного бізнесу, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) - один з лідерів російського ринку ділового туризму. Компанія пропонує своїм клієнтам професійне рішення комплексу завдань, пов'язаних з організацією бізнес турів і ділових поїздок.