Категории

Cуществуют следующие способы оплаты за занятия:

  • Абонемент на 8 посещений (срок действия 1 месяц) - 300 грн.;
  • Абонемент на 4 посещения (срок действия 1 месяц) - 200 грн.;
  • Абонемент на 12 посещений(срок действия 1 месяц) - 400 грн.;
  • Разовое посещение - 60 грн.
(ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЯТИЙ ПО 1,5 ЧАСА)

Накази: основні види та особливості оформлення

  1. Зі статті ви дізнаєтесь: Накази - розпорядчі документи, що видаються керівником компанії в рамках...
  2. Детальніше про накази читайте тут:
  3. Уніфіковані форми в кадровому діловодстві
  4. Як оформити і затвердити наказ?
  5. процедура реєстрації
  6. Журнал реєстрації наказів. Титульний аркуш
  7. Журнал реєстрації наказів.
  8. Систематизація та зберігання наказів з особового складу
  9. Помилки, часто допускаються при оформленні наказів
  10. Відповідь підготовлена спільно з редакцією журналу « кадрове справу »
  11. Скасування і виправлення наказів

Зі статті ви дізнаєтесь:

Накази - розпорядчі документи, що видаються керівником компанії в рамках його повноважень і обов'язкові для виконання підлеглими. В акціонерних товариствах посадовою особою, уповноваженою їх видавати, вважається генеральний директор, в медичних установах - головлікар, на підприємствах - директор і т. Д. Законну силу мають тільки правильно оформлені розпорядчі документи, що містять всі необхідні реквізити і завірені в належному порядку.

Наказ - найпоширеніший тип розпорядчої документації. Вони регулярно видаються навіть в порівняно невеликій компанії, штат якої обмежений кількома десятками співробітників; з їх допомогою керівництво вирішує поточні або стратегічно значущі завдання - виробничі, адміністративні, господарські або кадрові.

Навіть якщо у наказу немає встановленої форми, вкажіть в ньому все обов'язкові реквізити. Буває складно придумати правильний заголовок, відповідну преамбулу і інші елементи документа. Редакція практичного журналу «Кадрове справа» зібрала поради, які дозволять вам складати красиві і зрозумілі накази, коли немає зразків і не від чого відштовхнутися .

види наказів

Будь-який наказ, що видається в організації, з точки зору виконуваної функції можна віднести до однієї з двох великих категорій - по особовому складу і по основній діяльності. Накази по особовому складу видаються для документування кадрових процесів - прийому на роботу, переведення і звільнення, заохочення співробітників і застосування до них дисциплінарних стягнень, відряджень та інших процедур, без яких не обходяться трудові відносини.

Детальніше про накази читайте тут:

Накази з основної діяльності можуть видаватися як за ініціативою керівника (тому такі документи називають ініціативними), так і з метою виконання розпоряджень, які надійшли з вищих органів управління. Вони дозволяють здійснювати оперативне управління ключовими виробничими процесами, з їх допомогою оформляється затвердження графіку відпусток або штатного розкладу, зміна режиму роботи підприємства, внесення коректив в локальні нормативні акти, створення всіляких комісій та робочих груп, атестація і навчання співробітників.

Читайте статтю електронного журналу: Наказ про переведення

Накази по особовому складу зазвичай відразу ж починаються з розпорядчої частини (хоча в окремих випадках можуть містити і яка констатує) і складаються як у вільній формі, так і з застосуванням уніфікованих бланків Держкомстату або їх аналогів, розроблених роботодавцем - все залежить від типу, функціонального призначення та інших особливостей документа. Наприклад, для оформлення прийому на роботу або напряму співробітника у відрядження існують уніфіковані бланки, затверджені Держкомстатом, а ось розпорядження про встановлення надбавок, чергуваннях або залученні до надурочних робіт складаються в довільній формі.

Стандартний зразок наказу по основній діяльності складається з двох частин - вступної, або констатуючій, і розпорядчої. Як видно з назв, в першій частині констатується мета управлінського рішення, а в другій - викладається безпосереднє розпорядження керівника. Тому розпорядча частина зазвичай починається зі слова «наказую».

Уніфіковані форми в кадровому діловодстві

Уніфіковані «держкомстатівські» бланки широко застосовуються в кадровому діловодстві. До недавніх пір будь-якої альтернативи звичним уніфікованим формам не було, але після вступу в силу федерального закону №402-ФЗ від 6.12.2011г. ( «Про бухгалтерський облік») кожен роботодавець отримав законне право на розробку власних бланків на базі існуючих стандартів. Втім, багато компаній вирішили не винаходити велосипед і продовжили використовувати для оформлення основних кадрових процедур готові форми, в тому числі:

  • Т-1 і Т-1а (Про прийом на роботу);
  • Т-5 і Т-5а (Про переведення на іншу роботу);
  • Т-6 і Т-6а (Про надання відпустки);
  • Т-8 і Т-8а (Про припинення дії трудового договору);
  • Т-9 і Т-9а (Про направлення у відрядження).

Якщо мова йде про один працівника, заповнюється форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 або Т-9, якщо ж документ складається на декількох працівників (наприклад, коли у відрядження одночасно надсилається група фахівців), використовується форма з поміткою «а».

Як оформити і затвердити наказ?

Весь процес роботи з розпорядчої документацією зводиться до стандартною схемою:

  • підготовка проекту (попередній, «чорновий» варіант документа складається, обговорюється, надходить на узгодження і в разі потреби редагується);
  • затвердження остаточного варіанту;
  • реєстрація та тиражування;
  • передача копій зацікавлених посадових осіб або структурних підрозділах;
  • приміщення контрольного примірника в справу, а потім - передача на зберігання.

Читайте поради про те, як оформляти кадрові накази, від експертів « системи Кадри »

Одним з найбільш відповідальних етапів в цьому ланцюжку послідовних процедур вважаються підготовчі роботи. Найчастіше відповідальність за складання чорнового варіанту тексту покладається на секретаря, діловода, співробітника відділу кадрів (якщо мова йде про оформлення рішення по особовому складу) і т. Д. Готовий, перевірений на предмет недоробок і помилок документ передається керівнику для затвердження, а потім - на реєстрацію.

Читайте статтю електронного журналу: Наказ про надання відпустки працівнику

Деякі види розпорядчих документів візуються не тільки генеральним директором, а й іншими посадовими особами. Накази з питань направлення співробітників в відрядження , преміювання або виклику з відпустки можуть передаватися на підпис головному бухгалтеру, а пов'язані зі звільненням або накладенням дисциплінарного стягнення - юристу компанії. Зробити це необхідно до того, як документ надійде до директора на підпис. Загальний термін узгодження не повинен перевищувати п'яти робочих днів, якщо інший термін не зазначений виконавцем.

Структура тексту може бути простою (коли він стосується одного питання або особи) або складної, що нараховує кілька різних розпорядчих пунктів.

Накази повинні оформлятися відповідно до норм трудового законодавства РФ:

  • при звільненні працівника обов'язково вказується причина рішення роботодавця з посиланням на конкретну статтю, пункт або підпункт Трудового кодексу;
  • заохочення або накладення дисциплінарного стягнення необхідно лаконічно, але ясно обґрунтувати, вказавши причину і конкретний вид застосовуваного впливу (видача премії, оголошення догани, нагородження цінним подарунком і т. д.);
  • надаючи відпустку, потрібно вказати його вид, тривалість, а також точні дати початку і закінчення;
  • при перекладі на іншу роботу відображаються його причина і вид (тимчасовий або постійний), повне найменування нової посади співробітника і структурного підрозділу, до якого він переводиться, відомості про зміну оплати праці;
  • оформляючи прийом на роботу , Потрібно вказати основні умови працевлаштування (термін, наявність і тривалість випробування, розмір оплати праці);
  • при направленні у відрядження прописується її мета, тривалість, місце призначення, дати початку і закінчення.

Оформлення документа не повинно суперечити вимогам ГОСТ Р6.30-2003 ( «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Простежте, щоб кожен наказ, що видається в організації, містив обов'язкові реквізити:

  • найменування організації або установи;
  • назва виду документа;
  • дату і місце видання;
  • заголовок до тексту;
  • реєстраційний номер;
  • підпис керівника;
  • візи узгодження.

Читайте статтю електронного журналу: Наказ про призначення відповідального за обробку персональних даних

Якщо розпорядча частина містить конкретне завдання, потрібно вказати ПІБ та посаду особи, відповідальної за його виконання, а також відведені керівництвом терміни. Порядок виконання постійного доручення визначається не конкретним термінами, а заданою періодичністю реалізації заходів: наприклад, можна зобов'язати співробітника надавати щотижневу зведення або щомісячний звіт про виконання робіт. Кількість виконавців при цьому може бути будь-яким. Деталі доручення (схеми, графіки, інструкції, таблиці) зазвичай оформляються у вигляді додатку. Накази вступають в силу з дати видання (за винятком документів, в яких міститься інші відомості).

процедура реєстрації

Кожному розпорядчого документа в обов'язковому порядку надається реєстраційний індекс відповідно до затвердженої роботодавцем номенклатурою, в межах календарного року. У більшості випадків такий індекс являє собою порядковий номер з коротким літерним позначенням (наприклад, «112-Л», де перша частина - порядковий номер, а друга свідчить про приналежність документа до групи наказів по особовому складу). В ході реєстрації реквізити кожного документа переносяться в спеціальну форму - картку, книгу, журнал, електронну базу даних.

Реєстрація наказів в журнальній формі широко застосовується роботодавцями (особливо невеликими компаніями з обмеженим обсягом внутрішнього документообігу), оскільки вважається найбільш доступною, зручною і простою. Для перенесення даних про видаваних на підприємстві наказах заводиться як мінімум два журнали (для розпоряджень з особового складу та з основної діяльності).

Читайте статтю Система Кадри: Наказ про присвоєння розряду

Відомості вносяться в журнал в хронологічному порядку, так що за останньою запису відразу можна встановити загальну кількість зареєстрованих роботодавцем документів певного типу. Додатковий плюс такої форми реєстрації - неможливість вилучити інформацію про зареєстроване наказі або внести її «заднім числом». З цієї точки зору навіть найсучасніші електронні системи автоматизованої реєстрації і зберігання даних вважаються менш безпечними, оскільки дозволяють безслідно видалити відомості про документ.

Якщо обсяг кадрового документообігу стає дедалі більше, з'являється потреба в більш докладної систематизації реєстраційних даних. Для таких випадків рекомендується завести кілька додаткових журналів - наприклад, окремі журнали реєстрації наказів про надання відпустки, припинення трудових відносин і т. Д. На обкладинці кожного журналу необхідно вказати дату, з якої він ведеться, і найменування організації. Журнал ведуть до повного заповнення, а коли в ньому вже не залишиться вільних граф, на обкладинці проставляється дата закінчення і заводиться новий екземпляр. Якщо за період ведення реєстрації змінилися реквізити компанії (наприклад, організаційно-правова форма), зовсім не обов'язково заводити новий журнал: досить оновити дані на обкладинці.

Читайте статтю Система Кадри: Наказ про визнання тимчасового переведення постійним

Журнал реєстрації наказів. Титульний аркуш

Завантажити журнал реєстрації наказів. Титульний лист >>>

Журнал реєстрації наказів.

Завантажити журнал реєстрації наказів >>>

Систематизація та зберігання наказів з особового складу

Зберігання кадрової документації здійснюється відповідно до «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» (затверджений рішенням Міністерства культури РФ в 2010 році).

Згідно з вимогами законодавця, накази, які оформляють трудові відносини і відображають важливі факти трудової біографії працівника, необхідно зберігати протягом 75 років. Але є й інша група розпорядчих документів, призначених для оперативного регулювання виконання працівником трудової функції і підлягають набагато менш тривалому зберіганню (5 років). Тому перед тим, як відправити документи в архів, їх необхідно поділити на дві групи - по термінами зберігання .

Група тривалого зберігання включає накази:

  • про прийом на роботу;
  • про переведення на іншу роботу;
  • про заохочення, нагородження подарунком і преміювання;
  • про припинення трудового договору;
  • про надання відпустки по догляду за дитиною;
  • про встановлення доплат і надбавок до посадового окладу (за стаж, суміщення, особливі умови праці або характер роботи), а також будь-яку іншу зміну розміру зарплати як одного з істотних умов трудового договору;
  • про надання відпустки без збереження заробітної плати;
  • про направлення в закордонне відрядження або тривалу (понад один місяць) відрядження в межах країни.

Читайте статтю Система Кадри: Наказ про направлення працівника у відрядження

Оригінали в майбутньому можуть знадобитися для задоволення соціально-правових запитів громадян про стаж роботи, отримані нагороди, розмір заробітної плати та інших важливих аспектах трудової діяльності. Тому потрібно чітко дотримуватися термінів і умови їх зберігання. До другої групи належать накази:

  • про надання чергового або навчального відпустки;
  • про застосування дисциплінарного стягнення;
  • про направлення в короткострокову відрядження;
  • про направлення співробітника на перепідготовку, курси підвищення кваліфікації і т. д.

Документи такого типу формуються в справи з п'ятирічним терміном зберігання, після закінчення якого вони знищуються зі складанням відповідного акта. Пам'ятайте, що для організацій, що належать до окремих сфер діяльності, затверджені відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання. Додатки зберігаються разом з наказами, на відміну від документів-підстав (службових і доповідних записок, заяв, копій особистих документів співробітників компанії), які поміщаються в архів окремо.

Помилки, часто допускаються при оформленні наказів

Незважаючи на існування досить чітких стандартів оформлення розпорядчих документів, діловоди нерідко допускають прикрі помилки - процедурні або правові. Процедурні помилки обумовлені умисним або випадковим відступом від загальноприйнятої схеми роботи і зазвичай зводяться до недотримання вимог, що висуваються законодавцем і локальними нормами самої організації до змісту і форми наказу.

Найчастіше допускаються неточності в вказуються відомості (паспортних даних, найменування структурних підрозділів і посад, реквізити компанії), не заповнюються обов'язкові пункти, передбачені розробником форми ( «Дата складання», «Табельний номер», «Місце складання», «Номер документа» і т. д.) Помилкою вважається також відмова від використання бланка встановленого роботодавцем зразка або застосування нелогічних, розмитих формулювань. Текст повинен бути гранично чітким і лаконічним. Використання оборотів, властивих повествовательному стилю або здатних трактуватися двояко, неприпустимо.

Читайте статтю Система Кадри: Наказ на затвердження форми розрахункового листка

Візування посадовою особою, яка не наділена відповідними повноваженнями, або посилання на неналежним чином оформлений документ-підставу - менш поширені, але все ж допускаються в кадровій практиці помилки. Наприклад, в загальних випадках наказ про працевлаштування працівника видається з посиланням на трудовий договір. Якщо договір з якихось причин визнаний недійсним, виданий на його підставі розпорядчий документ вважається таким, що втратив силу, а що міститься в ньому управлінське рішення - що не підлягає виконанню. Будь-які інші розпорядження, при складанні яких роботодавець посилається на угоди, акти та інші документи, оформлені з порушеннями актуальних правових норм, аналогічно втрачають юридичну силу.

Найактуальніші статті по темі з практичного журналу « кадрове справу »

На жаль, при проведенні перевірок інспектори ГИТ нерідко виявляють накази, на яких відсутній віза начальника юридичної або кадрової служби, хоча структура і зміст документа припускають її наявність. Іноді роботодавець не встигає або просто не вважає за потрібне під розпис ознайомити працівника з розпорядженням по особовому складу, які мають до нього безпосереднє відношення і зачіпають його законні права. Тим часом, трудовим законодавством визначено конкретний перелік розпорядчих документів, які обов'язково потрібно доводити до відома працівників із зазначенням дати ознайомлення - до них відносяться накази про прийом на роботу (ст.68 ТК РФ), застосування дисциплінарного стягнення (ст.193 ТК РФ), звільнення (ст.84.1 ТК РФ). При оформленні постійних або тимчасових перекладів на іншу роботу в якості документа-підстави не вказується ні заяву, ні згода працівника на переведення, а іноді навіть не конкретизуються причини такого кадрового рішення.

Читайте статтю Система Кадри: Наказ про організацію протипожежних інструктажів

Для наказів про припинення трудового договору характерна невідповідність зазначеного в них підстави звільнення формулювань, що містяться в Трудовому кодексі РФ, і відсутність посилань на конкретні статті, пункти та підпункти. Надаючи співробітнику відпустку, роботодавці часто забувають вказати його вид (підстава) або тривалість.

практична ситуація

Як оформити кадрові накази в складних ситуаціях
Як оформити кадрові накази в складних ситуаціях

Відповідь підготовлена спільно з редакцією журналу « кадрове справу »

Відповідає Вероніка ШАТРОВА,
експерт по трудовому законодавству, директор і головний редактор Системи Кадри

З працівником стався інсульт, він паралізований. Родичі принесли документи, які підтверджують інвалідність. Припиняємо трудові відносини в зв'язку з повною непрацездатністю. Хто має право підпису замість працівника, якщо він зробити це не може?

Олександр Виноградов, начальник відділу кадрів (м Мурманськ)

Графи під підпис співробітника в наказі і особистій картці залиште незаповненими. Вкажіть «неможливо ознайомити під підпис за медичними показаннями» і внесіть реквізити документа про інвалідність. Пояснює запис завірте своїм підписом з розшифровкою і поставте дату ( ч. друга ст. 84.1 ТК РФ ) ...


Повна версія відповіді доступна після безкоштовної реєстрації

Скасування і виправлення наказів

Як вчинити, якщо виробнича ситуація змінилася, і раптово виникла необхідність у скасуванні або зміні кадрового рішення, яке вже встигло набути чинності? В цьому випадку доведеться видати новий наказ, який скасовує попереднє розпорядження або змінює його окремі пункти. У ньому необхідно вказати:

  • номер, дату і назву документа, що підлягає скасуванню або зміні;
  • підстави для скасування (зміни) рішення з коротким викладом обставин, що стали причиною його перегляду;
  • порядок дій, яких заходів необхідно вжити виконавцям в зв'язку з новими обставинами;
  • ПІБ та посада особи, уповноваженої контролювати виконання розпорядження.

Читайте статтю Система Кадри: Журнал реєстрації наказів по особовому складу

Тема може виглядати наступним чином: «Про визнання таким, що втратив чинність, наказ по особовому складу (основної діяльності)». Як тільки нова директива набере чинності, дія попереднього документа (або окремих його пунктів, якщо мова йде про часткові зміни) припиниться.

Читайте на сайті:

перевірте себе

1. Який вид наказів не передбачений чинними нормативними актами:

  • a. по особовому складу;
  • b. по господарсько-адміністративної діяльності;
  • c. по основній діяльності.

2. Який з документів складається у довільній формі за відсутності затвердженого уніфікованого бланка:

  • a. наказ про притягнення до понаднормової роботи;
  • b. наказ про прийом на роботу;
  • c. наказ про направлення працівника у відрядження.

3. Що обов'язково присвоюється кожному розпорядчого документа:

  • a. реєстраційний індекс відповідно до затвердженої роботодавцем номенклатурою, в межах календарного року;
  • b. порядковий номер в об'єднаному журналі наказів в організації;
  • c. реєстраційний індекс відповідно до законодавчо затверджених журналом індексів.

4. Які накази необхідно зберігати протягом 75 років:

  • a. про надання навчальної відпустки;
  • b. про застосування дисциплінарного стягнення;
  • c. про надання відпустки по догляду за дитиною.

5. Який наказ необхідно обов'язково доводити до відома співробітників із зазначенням дати ознайомлення:

  • a. про направлення в щорічну основну оплачувану відпустку;
  • b. про надання відпустки по догляду за дитиною;
  • c. про застосування дисциплінарного стягнення.
Як оформити і затвердити наказ?
Хто має право підпису замість працівника, якщо він зробити це не може?