Наше деловое партнерство www.banwar.org

СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

Продукт має відмінну функціональність, але чи впишеться він в корпоративну культуру російських підприємств?

До недавнього часу переважна більшість систем управління корпоративним контентом не мало розвинених вбудованих засобів забезпечення групової роботи з інформацією в режимі реального часу (collaboration). Як правило, вони не надавали засобів миттєвого обміну повідомленнями, чатів, дощок оголошень, можливостей для спільного використання додатків, обмежуючись управлінням блокуванням документів при їх вилученні з сховища для редагування, бізнес-процесами (workflow) і версіями.

Разом з тим в корпораціях, які працюють у високотехнологічних галузях (фармацевтичної, електронної, машинобудівної), і сервісних компаніях часто виникає необхідність створення розподілених проектних команд, взаємодіючих крос-функціонально, через кордони структурних підрозділів і самих фірм.

Ці територіально розподілені групи користувачів при виконанні спільного проекту потребують (теоретично) саме в засобах підтримки роботи в реальному часі, планування і управління спільними документами. Типові завдання, які вони вирішують, включають управління інноваційними процесами проектування виробів, взаємодією з постачальниками, планами продажів, маркетинговими акціями, надзвичайними ситуаціями, проектами створення ПО, а також розробку комерційних пропозицій і контроль взаємодії з замовниками.

В останні роки на ринку з'явилося багато продуктів, які допомагають вирішувати ці завдання. Найбільш відомі (в нашій країні) рішення компаній IBM (Lotus QuickPlaces, засноване на ПО Domino / Notes, і Lotus Sametime) і Microsoft SharePoint Portal Server and Team Services.

А зараз намітилася тенденція інтеграції подібних продуктів з системами управління документами. Головна перевага, яку вона забезпечує, - це можливість протоколювати всі спілкування користувачів в корпоративному репозиторії контенту, що відкриває дорогу для подальшого аналізу причин прийняття того чи іншого бізнес-рішення. Один із прикладів інтеграції дає компанія Documentum (www.documentum.com), яка анонсувала на минулому в травні в Ліоні конференції користувачів Momentum Europe'2003 сьому версію продукту eRoom, придбаного нею разом з однойменною фірмою в грудні минулого року.

Цей продукт дозволяє користувачам в лічені хвилини створити віртуальну робочу площадку - з план-графіками, робочими документами, сторінками віртуального спілкування, причому зв'язавши одні з цих об'єктів з іншими довільним чином. Існує дві його версії - eRoom і eRoom Enterprise. Перша більш орієнтована на робочу групу, одиночний сервер, більш проста в розгортанні, весь контент управляється самим eRoom. Другий - багатосерверних продукт, інтегрований з репозиторієм Documentum.

"Логічний союз"

eRoom - щонайменше третя спроба Documentum надати своїм користувачам засоби групової роботи. У 1999 р вона випустила проектний портал iTeam, що функціонує на платформі Documentum 4i, а в вересні минулого року представила ПЗ групової роботи Team Manager, включене в її систему управління контентом Documentum 5. У п'яту версію свого пакету фірма Documentum також додала і служби Collaboration Services , що дозволяють підключати до додатка управління контентом різні компоненти для спільної роботи, наприклад онлайновий чат.

Тепер же ставка зроблена на продукт eRoom, ймовірно, як більш популярний (продано понад мільйон ліцензій, з них - близько 230 тис. Ford Motor, 130 тис. - Hewlett-Packard, є багато клієнтів, що користуються eRoom в режимі хостингу). Клієнти, які розгорнули iTeam, будуть підтримуватися, але вся розробка зараз зосереджена на комбінованому продукті iTeam - eRoom. При цьому основні можливості iTeam планується включити в eRoom.

"У міру зростання ми виявляли, що те, чим ми зайняті, стосується ряду інших областей. Засоби collaboration як окрема категорія повинні незабаром зникнути, ставши частиною більш широкого спектру корпоративних рішень. І ми вирішили, що для нашої приватної компанії краще капіталізуватися на цьому, - прокоментував подію Джефрі Бейр, віце-президент компанії Documentum, що відповідає за кошти спільної роботи, раніше він очолював компанію eRoom. - Documentum дуже сильний в області створення інфраструктури корпоративного контенту, але був не такий сильний в засобах collaboration. І виникло логічне союз. [Наша пропозиція] зачіпає вже не просто collaboration, а ще контент і процеси. Ми намагаємося дати єдину платформу для управління неструктурованих контентом. І кошти онлайнового взаємодії - важлива її частина, як і тематичні сервіси, workflow і обробка; все це - інструменти для полегшення роботи людей в корпораціях ".

До єднання

На даний момент eRoom досить слабо інтегрований з платформою управління контентом Documentum. Наприклад, eRoom використовує Microsoft SQL Server, а Documentum більш орієнтований на СУБД Oracle. Також eRoom не підтримує мову Java - один з ключових елементів архітектури Documentum.

Зміна продукту планується виробляти поетапно. Спочатку кошти інтерактивного спілкування, роботи з контентом, управління виконанням проектів через Web зможуть зберігати весь контент централізовано в репозиторії Documentum. "Злиття відбулося три місяці тому, і зробити багато за цей час важко. Основним завданням було зробити так, щоб контент лише віртуально керувався eRoom, а насправді - Documentum. Це 75% того, що очікують споживачі ", - сказав пан Бейр.

Другий етап настане з випуском версії 7, попередній зразок якої демонструвався на конференції. У неї інтегровані засоби workflow - можливість стверджувати документи, управляти робочим циклом документа через eRoom. Можна буде також звертатися і до інших сервісів Documentum, зокрема, до управління файлами, мультимедіа-даними та ін.

На третій фазі Documentum 5i і eRoom дійсно зіллються. eRoom перетворюється в три речі - типи collaboration-контенту, керовані Documentum; вбудовані в ядро ​​Documentum web-сервіси, що надають функції підтримки групової роботи; поверх усього цього - інтерфейс для спільної роботи.

Уже зараз API-інтерфейс eRoom дозволяє підключати його до різних програм автоматизації підприємства. У міру інтеграції з Documentum 5i робити це стане простіше. З'являться потужніші коннектори між контент-сервером і корпоративними додатками. І можна буде перемикатися між даними транзакції і неструктурованих контентом, а також відстежувати взаємозв'язку на всьому життєвому циклі транзакційного додатки.

Ця можливість дозволить, наприклад, в ході виконання транзакції в ERP-системах поставляти користувачеві певний неструктурований контент або допомагати вирішувати виняткові ситуації бізнес-процесів, що обслуговуються транзакционной системою, за допомогою дискусій та обміну контентом. Подібні ситуації виникають, наприклад, при зміні креслень замовного вироби. (Треба сказати, що ERP-вендори, наприклад фірма SAP, вже самостійно інтегрують засоби collaboration зі своїми продуктами.)

Буде покращено і підтримка великих корпорацій - завдяки підтримці загальної інфраструктури, сучасних СУБД, WAP-серверів, порталів. Користувач зможе звертатися до collaboration-додатком так, як він того забажає, - через настільні додатки Microsoft, портал, через замовне Web-додаток.

Але ця фаза наступить не так скоро, по крайней мере, не в цьому році (див. Врізку).

виконання проектів

Одне з головних нововведень eRoom 7 - це поява в ньому розширених засобів управління проектами. У більш ранніх версіях проектні графіки можна було тільки переглядати, але не змінювати. Але і зараз eRoom сфокусований нема на управлінні проектами, а на їх виконанні. У ньому присутні менше 20% функціональності Microsoft Project, не кажучи вже про більш потужних пакетах типу Primavera. Як стверджують представники Documentum, завдання підміняти спеціалізовані системи у них не варто.

"Ми інтегруємо проектний графік з іншими частинами проекту - контентом, завданнями, кінцевими продуктами, людьми, задіяними в проекті, і синхронізуємо зміни з серверної основою проекту. Ми бачимо можливість кооперації з цими вендорами, а не конкуренції з ними ", - заявив містер Бейр.

Більш того, в подальшому планується поглибити інтеграцію із засобами управління проектами, щоб можна було планувати проект в Microsoft Project і далі керувати ним і порівнювати, як виконання проекту збігається з наміченими цілями, в eRoom. А за рахунок інтеграції з Exchange і Outlook дані про календарні події, завдання і повідомлення можуть бути прозоро синхронізовані і з ними, що істотно полегшить роботу користувачів.

Надалі продукт намічається вивести на новий рівень. "Сьогодні eRoom концентрується на проектах. Але що, якщо у вас багато проектів або щось, що знаходиться над проектом, скажімо, корпоративна програма? У версії 7 ми вводимо поняття таких програм, можливість виконувати багато проектів. Ми можемо відобразити всю корпорацію або розширену корпорацію, зробити зріз по проектам ", - сказав містер Бейр.

У нас свій шлях?

eRoom має відмінну функціональність, але чи буде вона затребувана в Росії? Ціна продукту і його ідеологія гарантують, що потенційним ринком для нього стануть тільки великі компанії. Але дивлячись на те, з якими труднощами прищеплюються у нас будь-які електронні системи, що вимагають структуризації управління бізнесом (і ERP, і СДОУ, і B2B), ми можемо вважати, що тут його затребуваність буде відносно вузької. На багатьох російських підприємствах культура організації робіт менеджерів середньої ланки, заснована на використанні цифрових інструментів, поки слабка. Часто продуктивність праці можна в рази підвищити просто правильною організацією справ, без застосування ІТ зовсім.

Крім того, для успіху засобів collaboration необхідні надійні канали зв'язку. Якщо вони відсутні, то це призводить до необхідності кешування даних на портативних пристроях. Справді, навряд чи хто захоче, щоб під час ділових переговорів його ноутбук видав повідомлення, що сервер з потрібним документом недоступний.

Втім, додатки IBM / Lotus QuickPlace (по функціональності аналогічні Room, але вони базуються на інший технологічній основі - загальних сервісах Domino / Notes) і Sametime першими потрапили на вітчизняний ринок, і вже є певний досвід, що дозволяє оцінити поточну затребуваність цього технологічного напряму в цілому .

"Невеликі російські компанії не готові платити за використання віртуальних робочих груп, створюваних в режимі хостингу. Розпочаті кілька років тому на нашому ринку проекти в цій галузі були заморожені, - розповів Андрій Линів, генеральний директор компанії "Інтертраст", що займається впровадженням рішень документообіг а на базі технологій IBM / Lotus. - Для забезпечення взаємодії компаній на відкритому ринку в абсолютній більшості випадків виявилося досить пошти. Усередині ж великих корпорацій вистачає тих можливостей, що дає Notes / Domino і телефонний зв'язок. Сформована в них культура погано узгоджується з додатками для віртуальних робочих груп. Але частково ці технології можуть успішно застосовуватися для організації оперативної підтримки користувачів. Наприклад, клієнти компанії "Інтертраст" можуть задати питання в її службу підтримки і оперативно отримати відповідь за допомогою програми Lotus Sametime. Ця послуга виявилася затребуваною ".

Інша компанія, LinuxLabs, деякий час назад призупинила проект з надання послуг на базі хостингу QuickPlaces, розпочатий пару років назад. Однак сама IBM бачить і позитивні тенденції, оцінюючи перспективи російського ринку систем collaboration не менше оптимістично, ніж Documentum.

"Ми спостерігаємо зростання інтересу до подібних продуктів. Вони вже використовуються для організації віртуальних робочих груп в ряді корпоративних проектів, наприклад в Аерофлоті і Пенсійному фонді. Знайшли застосування і засоби віртуальної спільної роботи, вбудовані в портали, - зазначив Микола Дубовицький, менеджер з продажу ПЗ Lotus московського представництва IBM. - І хоча основна частка бізнесу ПО Lotus * 1 доводиться на рішення Domino / Notes, частка, пов'язана з QuickPlaces і Sametime, швидко зростає. IBM вважає їх настільки перспективними, що на липень запланований випуск русифікованої версії QuickPlaces. Локалізація Sametime закінчиться в III кварталі цього року, а за нею підуть локалізовані версії Lotus WorkPlace Messaging System, Lotus Learning Space. IBM робить локалізацію тільки тоді, коли абсолютно впевнена, що ринок дозрів до роботи з подібними рішеннями ".

_____

* 1. По всій видимості, більше 95%.

розвиток eRoom

До кінця року - Версія 7

I квартал 2004 - Project Dashboard, підтримка Oracle, сервіси спільної роботи для платформи Documentum

II квартал 2004 - Уніфікована платформа, eRoom на базі технології портлетів, розширення можливостей для розробників

Версія для друку

Тільки зареєстровані користувачі можуть залишати коментарі.