Наше деловое партнерство www.banwar.org

3443 перегляду

Для багатьох великих ритейл-компаній актуальне завдання з управління процесами формування бонусних планів і розрахунку премій на їх основі - Bonus Management System (BMS), особливо, якщо мова йде про автоматизацію цих процесів для торгових представників, які працюють віддалено, поза офісами своїх компаній. Велика потреба в простому і надійному програмному рішенні, здатному акумулювати розрізнені дані, пов'язувати людей в процесі узгодження KPI, розраховувати фактичний бонус працівника відповідно до виконання плану. Такі можливості надає російська система управління персоналом Бос-кадровик

Проект впровадження системи проходив в російському представництві однієї з провідних європейських торгово-виробничих компаній, загальна чисельність персоналу в якій більше 18 тис. Чоловік, що працюють в 146 країнах світу. Число торгових представників в московському офісі - близько 1000 співробітників.

Цілями проекту були автоматизація процесів формування типових і індивідуальних бонусних схем, оцінка виконання співробітниками KPI , Розрахунок і затвердження бонусів і виплата преміальних. На участь в бонусної програмі замовника мали право всі співробітники компанії, але в першу чергу акцент ставився на управлінні процесом преміювання польових співробітників (торгових представників) бізнес-юнітів і виплати їм квартальних і піврічних премій.

Завдання ставилося так, щоб знайти на ринку інформаційну систему, яка не буде ламати звичну схему нарахувань, а зможе гнучко підлаштовуватися під будь-які її варіації. В рамках тендеру був вивчений ряд рішень великих компаній. Вибір був зроблений на користь HRM-системи Бос-кадровик . Її розробник - компанія «БОС. Кадрові системи » - має великий досвід впровадження, як типових, так і суто спеціалізованих HR-рішень на базі свого програмного забезпечення. Система БОСС-Кадровик експлуатується в найбільших компаніях країни, на багатьох об'єктах вже більше 20-ти років.

Особливістю проекту було створення системи управління винагородами в руслі сучасної концепції Digital HR. В першу чергу ставилося завдання з обслуговування саме віддалених співробітників. Торгові представники найчастіше не сидять в офісах за комп'ютерами, вони працюють в «поле», використовуючи дозволені для роботи з корпоративними даними гаджети. У процесі формування типових бонусних схем, індивідуальних бонусних планів задіяні як HR-менеджери, відповідальні за реалізацію мотиваційної політики, так і керівники, які безпосередньо відповідають за роботу торгових представників. В результаті процесу узгодження планів на всіх рівнях, включаючи ознайомлення з ними безпосередніх виконавців, народжуються остаточні бонусні угоди на майбутній період. Процеси відстеження результатів виконання планів, підбиття підсумків в кінці періоду і узгодження фактичних досягнутих показників для подальшого нарахування бонусу вимагають залучення в роботу з системою тих же учасників.

Для автоматизації процесів в системі насамперед були визначені ролі з відповідним функціональним наповненням і правами доступу. Були сформовані групи користувачів, що відносяться до цих ролей. Був розроблений і алгоритмизировать порядок делегування прав. Наприклад, коли керівник у відпустці, а в організації підводяться підсумки роботи за квартал, хтось повинен брати цю функцію на себе. Бос-кадровик, будучи майстер-системою за обліковими персональних даних, здатний автоматично передати повноваження заміщає особі.

Далі були визначені періоди планування, за які підводяться підсумки, виставляються бали і виплачуються премії. В системі ними можуть бути як квартал - півріччя - рік, так і, взагалі кажучи, будь-які інші періоди, які може побажати налаштувати замовник. Важливий момент в будь-який BMS - шкали для розрахунку бонусів. В системі Бос-кадровик є можливість використання двох типів шкал: кількісних і якісних. Кількісні шкали по суті є функціями, які визначають належну величину бонуса в залежності від реально досягнутого результату у відсотках від мети. Якісні шкали зазвичай зводяться до альтернативи платити по ним бонус в розмірі номіналу або не платити зовсім в залежності від простої діаметрально протилежної оцінки результату керівником: так / ні (досягнуто / не досягнуто).

В BMS Бос-кадровик в індивідуальному бонусному плані співробітника може збиратися будь-яку кількість цілей, як загальнокорпоративних (наприклад, загальний план продажів компанії в цілому), колективних, групових (наприклад, план продажів регіонального офісу), так і суто індивідуальних (наприклад, особистий план продажів). Всі вони можуть оцінюватися за різними заздалегідь налаштованим шкалами і мати при цьому різну вагу. Причому, кажучи про продажі, цілі можуть ставитися в розрізі будь-якої номенклатури продукції, що продається, категорії покупців і інше - в розрізі будь-аналітики, яка може завантажуватися в програму з інших цільових систем.

В обговорюваному проекті KPI групувалися в блоки. Перший блок - це основні завдання: цілі продажів, розвитку клієнтської бази і т. Д. Другий - це спецзадачі, які виражаються в певних заходах, їх проведенні та участі в них співробітників. І третій - це додаткові індивідуальні завдання, які ставляться співробітнику на конкретний період.

Особливою вимогою замовника було складання звітності по бонусним винагород на двох мовах - російською та англійською. Це означало, що цілі повинні були відразу формулюватися на двох мовах. Бос-кадровик успішно впорався із завданням - крім можливості отримання двомовної звітності, надав функції пошуку і можливості сортування за програмними цілями відразу на двох мовах.

Дистанційні працівники є повноцінними учасниками бізнес-процесів компанії. Торгові представники знаходяться поза офісом і тому їх робочим інструментом стає планшет з попередньо «особистим кабінетом» системи Бос-кадровик, в який крім іншого інтегрована функціональність BMS, доступна кожному користувачеві відповідно до його рольовими повноваженнями.

В рамках проекту було виконано налаштування імпорту в Бос-кадровик фактичних даних з системи обліку продажів Замовника по всій компанії, філіям, конкретним торговим представникам в розрізі номенклатурних груп продукції. Ці дані були достатні для визначення фактично досягнутих значень KPI за основним блоку продажів. Працівник контролює облік своїх досягнень за іншими блокам цілей, керівник підтверджує ці показники. Є можливості депреміювання або, навпаки, застосування підвищувального коефіцієнта для преміювання співробітників, або уточнення індивідуальних цілей. Завершення процесу - це не тільки розрахунок премій відповідно до шкалами і вагами, але і складання зведених звітів за типовими і індивідуальними бонусним схемами.

В системі автоматизований розрахунок бонусів з урахуванням особливих випадків: наприклад, співробітниця пішла в декрет, не допрацював період. Система БОСС-Кадровик знає про це і може зробити перерахунок, виходячи з фактично відпрацьованого періоду і досягнутих цілей.

Отже, завдяки наявності в системі Бос-кадровик вбудованих механізмів процесного рівня (BPM-inside) , Процес формування бонусних схем та фактичних нарахувань став «розумним». Тепер коректність формованих схем і проходження самого процесу контролюється вбудованими в систему автоматичними перевірочними процедурами. Стало можливим проводити багатоаспектний аналіз інформації, приймати на його основі управлінські рішення щодо зміни схем, ліквідації диспропорцій, а головне - скоротити терміни планування і виплачувати премії без помилок.

Поділитися публікацією: Підписуйтесь на наш канал в Telegram і Яндекс.Дзен , Щоб першим бути в курсі головних новин Retail.ru.