1. 1. Для чого потрібна автоматизація обліку в магазині автозапчастин
2. 2. Плюси автоматизованого обліку
3. Читайте також: Відкриття магазину запчастин: з чого почати підприємцю
4. 4. Про що питати фахівців, що автоматизують облік
5. 5. Вимоги, що пред'являються до програм обліку для автомагазину

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Організація обліку автозапчастин в магазині має особливості: одна і та ж запасна частина підходить до декількох моделях, маркам авто, або навпаки, жорстко прив'язана до моделі двигуна або кузова. Поодинокі продажу, велика кількість постачальників, що пропонують ідентичні автозапчастини від різних виробників з різною маркуванням, довідник номенклатури, що нараховує сотні позицій, необхідність пошуку аналогів, наявність на складі або робота «під замовлення».

1. Для чого потрібна автоматизація обліку в магазині автозапчастин
2. Плюси автоматизованого обліку
3. З чого починати?
4. Про що питати фахівців, що автоматизують облік
5. Вимоги, що пред'являються до програм обліку для автомагазину

1. Для чого потрібна автоматизація обліку в магазині автозапчастин

Програми допомагають:

• Вести облік одночасно на декількох складах, приклад: окрема роздрібна точка має окремий віртуальний склад, але фізично автозапчастини знаходяться на одній території зберігання. Віртуальних складів можна зробити необмежену кількість, навіть кожному продавцеві окремий. Незалежно від кількості складів, програма веде єдиний облік приходу, наявності, витрати автозапчастин;
• Створювати віртуальні ремкомплекти, включаючи в них необхідні деталі. Ця функція дасть можливість продавцеві задати пошук, наприклад, по «ремонт стабілізаторів поперечної стійкості» і отримати повний перелік необхідного;
• Оприбуткувати товар з зазначенням детальної інформації, з фіксацією часу, дати поставки;
• Вести «стіл замовлень», тобто приймати заявку від покупців на доставку «під замовлення»;
• Аналізувати роботу магазину: формувати звіти з продажу, аналізувати рух товару по групах, виробникам, формувати звіти по роботі продавців та касирів і т.п .;
• Відстежувати повернення товарів, грошей, надходження кредитних або безготівкових коштів. Видно оплачені повністю або частково замовлення, постачання, спрощується розподіл грошей;
• Автоматично прив'язувати грошові надходження до первинної документації. Платежі постачальникам або надходження від клієнтів прив'язуються до накладної, замовлення. Приклад: замовлення №5, оплачений частково готівкою. При надходженні грошей на розрахунковий рахунок, інформація імпортується в облікову програму, замовлення відображається як повністю оплачений. Дана схема полегшує роботу з дебіторською заборгованістю.

Це далеко не повний перелік можливостей програм обліку. Можна вибрати ПО, розраховане на колектив з декількох десятків людей або на 1-2, що працює зі стаціонарного або віддаленого сервера.

Читайте також: Нічна інвентаризація: чому вона ефективніше?

2. Плюси автоматизованого обліку

Починаючи глобальний процес, що вимагає фінансових, часових, нервових витрат, хочеться знати: заради чого?
Плюси автоматизованого обліку:

• Жорсткий контроль наявності товарних позицій, внутрішнього, зовнішнього товарообігу. Повторимо: контроль попереджає злодійство.
• Полегшення роботи продавців: пошуку товарів, аналогів, заміни, швидке формування рахунків. Швидко працюють продавці - задоволені покупці, які залучають друзів, сусідів, знайомих.
• Можливість докладного опису і завантаження зображень кожної позиції.
• Ведення аналогового каталогу.
• Контроль продажів, поставок, внутрішніх переміщень.
• Можливість аналізу роботи автомагазину за різними параметрами, складання звітів, діаграм.
• Отримання конкурентних переваг: компетентні, швидко працюють продавці, готівковий і безготівковий розрахунок.
• Порядок в документообігу. На кожну деталь є прибуткові документи, дані про реалізацію. Власник магазину знає, що вона продана, а не зникла в надрах складу.

Звичайно, ви зіткнетеся з труднощами при виборі програми, але результат того вартий!

Читайте також: Відкриття магазину запчастин: з чого почати підприємцю

3. З чого починати?

Вибираючи програму для обліку запчастин, необхідно розуміти: це не просто контроль продажів і впорядкування документообігу. Установка ПО - автоматизація бізнес-процесів, а розуміння що і як відбувається в магазині автозапчастин, досягається поділом операцій на складові, використання процесного підходу. Бізнес-процеси автомагазину можна розділити на:

• основні: закупівля , Реалізація запасних частин, сервісні послуги;
• допоміжні: доставка, зберігання;
• адміністративні: облік (Товарний, бухгалтерський, податковий, кадровий), організація роботи;
• розвиваючі: вдосконалення технологій, використання нового обладнання ..

Кожен бізнес-процес виконується в кілька кроків. Наприклад, закупівля болтів: пошук постачальника, формування замовлення, оплата, транспортування, перевірка комплектності поставки, постановка на облік. Покрокова перевірка процесу дозволяє визначити які операції потрібні, скільки ресурсів на них витрачається, як можна заощадити.

Корисні документи для скачування

завантажити

До початку автоматизації з'ясуйте:

• Які бізнес-процеси задіяні у вашому магазині (склад, надходження, продаж, повернення і т. П.). Від них залежить необхідний функціонал ПО. Приклад: щоб під замовлення поставити автозапчастин клієнту, необхідно прийняти заявку, сформувати замовлення постачальнику, прийняти передоплату (часткову або повну), отримати деталь, відвантажити її клієнту. В процесі задіяний віртуальний склад, обмін інформацією з банківською програмою, база постачальників, покупців.
• Посадові обов'язки та повноваження учасників, виконавців кожної операції. Розподіл повноважень і чіткі посадові інструкції дозволять поставити конкретні завдання продавцям, оперативно відстежувати їх виконання. Приклад: доручили обдзвонити покупців, які зверталися в магазин в минулому році, менеджерам торгового залу. Облікова програма дозволяє відстежити скільки дзвінків хто зробив, скільки тривала розмова.
• Перелік ресурсів, які забезпечують безперебійну роботу: від фінансових до технічних (принтерів штрих-кодів, сканерів ярликів, комп'ютерної техніки і т.д.). Наприклад, якщо складський облік ведеться за допомогою маркування товарів штрих-кодами, то необхідна програма, сумісна з наявними сканерами, принтерами етикеток.
• Для кожного бізнес-процесу визначити з чого починається і чим закінчується робота. Приклад: закупівля товарів починається з дзвінка постачальнику, закінчується поставкою придбаних автозапчастин на склад. Потрібно ПЗ, що дозволяє вести базу постачальників, експортувати дані з електронних накладних, розносити платежі по замовленнях.

Коли цілі, завдання автоматизації визначені, необхідно переходити до вибору програми, впровадження її в життя.

Читайте також: Як знайти надійного постачальника для свого магазину автозапчастин

4. Про що питати фахівців, що автоматизують облік

Складний момент в процесі автоматизації - вибрати компанію, здатну зробити роботу якісно, ​​укластися в терміни. Розмовляючи з фахівцями, з'ясуйте у них:

• Наявність технічної підтримки, графік її роботи. Перші дні вдаватися до її послуг доведеться часто, тому клієнтський сервіс, який працює в один час з магазином, - додатковий плюс.
• З яких підсистем складається ПО. Оптимальний набір: торгівля, склад, аналітика, постачальники, клієнти, облік грошових коштів. Кожна підсистема відповідає за окрему ділянку роботи магазину: торгівля - робоче місця продавця (повинен бути варіант роботи з непостійним інтернетом), склад - ведення необмеженої кількості віртуальних складів, постачальники - база постачальників з їх координатами і прайсами.
• Наявність додаткових можливостей: завантаження сторонніх прайсів з коректним відображенням в каталозі; зв'язок між завантаженими каталогами та внутрішньої номенклатурою; формування попереднього замовлення; автоматичне оновлення статусу замовлення і т.п. Все перераховане прискорить роботу магазину, мінімізує помилки продавців. Приклад: накладна постачальника, експортована з програми, виключає помилки, друкарські помилки, при постановці на облік вручну.
• Технічні вимоги: які параметри комп'ютерів потрібні, базове ПО. Підбирати облікової ПО треба так, щоб не довелося закуповувати в магазин нове обладнання. Один з варіантів - використання хмарного сервісу, такого як «бизнес.Ру Торгівля і Склад
• Його установка не вимагає додаткових потужностей від комп'ютерів, програма сумісна з вагами, сканерами штрих-коду, касовими апаратами, принтерами чеків.
• Вартість покупки, кількість користувачів, ціна сервісного обслуговування.

Це перелік, що дозволяє скласти враження про професіоналізм команди, розміри витрат, можливості автоматизованого обліку того чи іншого розробника.

5. Вимоги, що пред'являються до програм обліку для автомагазину

З огляду на специфіку автомагазинів, експерти рекомендують не адаптувати під програму обліку автозапчастин загальне складське ПО, таке як 1С, а вибирати серед програм, що мають додаткові опції. Оцінити функціонал програми, допоможе знання особливостей ПО для магазину автозапчастин:

• Ведення обліку в декількох валютах, автоматична конвертація по заданому курсу. При роботі з іноземними контрагентами прайс-листи, цінники, бухгалтерські документи, ведуться в необхідній валюті. Можлива автоматична конвертація по курсу валют ЦБ РФ або внутрішньому.
• Номенклатурний довідник з візуалізацією (картинка запчастини з проставленими розмірами, назвою, артикулом), пошуком аналогів, замін, перехресних, пов'язаних позицій. Товарна картка містить інформацію для легкого підбору сумісних запасних частин. Продавець може запропонувати клієнту відповідний варіант, що відрізняється в меншу сторону ціною, підібрати заміну відсутньої позиції з наявних.
• Регламентовані права доступу декількох користувачів. Кілька співробітників, працюючи одночасно не бачать клієнтів один одного, блокування скачування бази даних.
• Сумісність з контрольно-касової технікою, терміналами оплати, принтерами і сканерами штрих-кодів, терміналами збору даних. Після підключення облікової програми не доведеться повністю переоснащувати автомагазин.
• Можливість роботи при відключеному інтернеті і перебоях в електроживленні: робота касової програми в автономному режимі без доступу до інтернету необмежену кількість часу. При появі зв'язку автоматично проходить обмін даними з хмарою. Ця опція дозволяє повністю відключити для продавців використання інтернету, виключити втрату робочого часу на соціальні мережі, онлайн ігри.
• Пошук товарів за кількома параметрами: назва деталі, маркування кузова, двигуна, марки авто, моделі, артикулу виробника запчастини, артикулу виробника авто, зменшує час обслуговування покупця.
• Призначення декількох цін на один товар: дилерських, оптових, роздрібних. Прайс-лист з кількома варіантами вартості дозволяє вибудувати гнучку цінову політику, створювати кращі умови привілейованим клієнтам (які купують великі обсяги, вчасно оплачують замовлення і т.п.).
• Оформлення бухгалтерських проводок, документів, сумісність з бухгалтерськими програмами, клієнт-банком. Бухгалтерія ведеться на тій програмі, до якої звик співробітник, нею займається. Актуальна інформація вивантажується з облікової програми в бухгалтерську, після синхронізації з клієнт-банком, платежі «прив'язуються» до замовлень, рахунками автоматично. Подібний функціонал передбачають як хмарні сервіси, наприклад "бизнес.Ру Торгівля і Склад", так і програми, встановлені на штатний сервер. Крім цього, хмарний сервіс для підприємців, що працюють на ССО, дозволяє без залучення бухгалтера сформувати податкову звітність, КУДіР.
• Гнучка настройка формування звітності з продажу та руху товарів, допоможе правильно оцінити і сформувати асортимент магазину. Звіти по роботі продавців та касирів допоможуть контролювати їх роботу і покращувати якість обслуговування.
• Ведення бази покупців з інформацією про автомобілі: картка клієнта розповість не тільки що, коли набував клієнт, але і за якою ціною, коли менеджер останній раз з ним спілкувався. Опція незамінна для прискорення обслуговування покупця, підвищення якості: при вхідному дзвінку на пошук необхідних даних піде 1-2 хвилини.
• Розрахунок рентабельності акцій і розпродажів.

Програма для обліку запчастин повинна повністю контролювати продавців, відстежувати постачальників, допомагати планувати розпродажі, маркетингові акції. Це інструмент отримання прибутку, що допомагає виявити, усунути недоліки роботи торгової точки.