Наше деловое партнерство www.banwar.org

Технологія штрихкодування документів - для маркування документів можна використовувати лінійні (одномірні 1D) або двовимірні штрих-коди (2D).

Застосування штрихових кодів в документах дозволяє значно зменшити вплив, так званого «людського фактора» на процес обробки документів. Повністю виключити «людський фактор», шахрайство, підробку документів штрихове кодування не зможе. Ідентифікація документів по штрих-кодами дозволяє скоротити час на обробку документів, виключити помилки ручного введення ідентифікатора документів, а так само автоматизувати обробку документів за допомогою алгоритмів програмного забезпечення. Результати і вигоди від застосування штрих-кодів в документах можуть бути значні. За результатами впровадження наших проектів автоматизації обліку, ми гарантовано отримували:

• збільшення швидкості обробки документів;
• зниження рутинної навантаження на співробітників;
• збільшення пропускної здатності операторських місць;
• «Пов'язаний» документообіг (ланцюжки документів формуються автоматично);
• зменшення помилок ручного введення + значну економію часу на пошук і виправлення помилок;
• значну економію часу на навчання нових співробітників.

Штрих-коди можна роздруковувати при друку документа, додруковувати в виділене поле або наклеювати за допомогою етикеток. Для друку штрих-коду можна використовувати лазерний, струменевий принтер або принтер етикеток (Штрих-коду).

Перевага лінійного штрих-коду полягає в тому, що його зчитують всі сканери штрихових кодів . Більш того, для зчитування лінійних штрихових кодів можна використовувати найдешевші світлодіодні сканери штрих коду, що значно зменшує вартість автоматизації документообігу. В процесі застосування лінійних штрих-кодів для скорочення довжини коду використовуються підлеглі довідники, в них міститься інформація про документ і його історії.

1D-код (лінійний)

Робоче місце бухгалтера, обладнане сканером штрих-коду, підвищить продуктивність праці. Скорочується час на пошук в базі потрібного документа. Імовірність помилки при пошуку зводиться до нуля, оскільки кожному документу присвоюється свій унікальний код.

Використання штрихових кодів і сканера штрих-коду в бухгалтерії дозволяє автоматизувати пошук бухгалтерських документів. У бухгалтерській базі безліч документів, і завдяки зчитуванню штрих-коду з певного документа потрібний документ буде знайдений за кілька секунд.

Зчитування лінійного штрих-коду з рахунку-фактури та видаткової накладної здійснюється з метою швидкого та безпомилкового їх пошуку в базі даних. Завдяки застосуванню положень Угоди штрихового кодування документів і сканера штрих-коду сталася заміна ручного введення даних з паперових платіжних документів на автоматизований.

2D-код

Перевага двовимірного коду в тому, що він може містити більше інформації про документ, тобто основна інформація про документ може бути закодована безпосередньо в штрихове коді. Штрих-код документа формату 2D генерується таким чином, що він містить всю інформацію, необхідну для однозначної ідентифікації документа і не вимагає зберігання в базі даних. Необхідно враховувати, що двовимірні штрих-коди зчитуються за допомогою сканерів 2D, а ці сканера в даний час ще досить дорогі в порівнянні з лінійними. Ви можете подивитися в каталозі: 2D сканери штрихових кодів. Ціни і характеристики .

У два-де кодуванні зручно зберігати інформацію про пов'язаних документах, посилання на сайт компанії або підрозділу, посилання на сторінки з сервісної документацією, коди невеликих розмірів (коли лінійних штриховий код буде займати багато місця). У деяких випадках за допомогою 2D кодів забезпечувалася передача накладних. На паперовому носії була надрукована накладна, вміст якої було закодовано в двовимірних кодах. Подібний підхід дозволив уникнути ручного введення накладної на віддаленому складі. Комірник за допомогою сканера вносив накладну в комп'ютер.

Використання штрихкодирования документів

Штриховими кодами маркуються всі друковані форми документів. При введенні результатів виконання завдань і операцій співробітник не витрачає час на пошук документа. Більш того, в залежності від робочого місця за результатами сканування можна автоматично проставляти відмітки про виконання завдання та рух документа. Наприклад, можна використовувати таку схему: менеджер роздруковує клієнту документи і направляє його на склад одержувати товар або підтвердження оплати в бухгалтерії. Поки клієнт добирається до складу, розпорядження на відвантаження в електронному вигляді надходить в складську систему, замовлення збирається і упаковується, від бухгалтерії надходить дозвіл на відпуск продукції. За скануванню документа, пред'явленого клієнтом, потрібний замовлення з'являється на екрані ПК або терміналі збору даних комірника. Замовлення перевіряється і упаковується. Документи зі штрих-кодами можна швидко знайти і обробити в корпоративній системі обліку. Документ може проходити по маршруту: відділ продажів, бухгалтерія, дільниця складання замовлень, упаковки замовлень, експедиція і навантаження в автомобіль.

Схема штрихкодирования документів: менеджер друкує оригінали документів, в яких автоматично друкують унікальний штрих-код. Після того, як документ повертається від клієнта, співробітник (як правило, офіс-менеджер) зчитує штрих-код сканером штрих-кодів.

Надалі бухгалтер може сформувати звіт і наочно побачити - які документи в наявності або відсутні. Звіт можна формувати в розрізі різних аналітик: період, контрагенти, тип документа, відповідальний менеджер і т.д. Вивівши звіт по відсутньою документам, можна ініціювати процес збору документів.

Штрихкодування документів із заміною статусів виконується в двох варіантах: з заміною статусу тільки в системі або з заміною статусу документа і печаткою етикетки зі штрих-кодом статусу. Наприклад, наклейка на товарно-транспортну накладну: перше зважування, акт зважування.

Якщо документообіг виходить за рамки підприємства або пов'язаний з міжнародною діяльністю має сенс використовувати всесвітній стандарт ідентифікації типу документа GDTI . Номер GDTI привласнює видавець документа, використовуючи свій Префікс GS1 підприємства та самостійно формуючи розряди «Тип документа» і «порядковий номер документа».

Задати питання