Категории

Cуществуют следующие способы оплаты за занятия:

  • Абонемент на 8 посещений (срок действия 1 месяц) - 300 грн.;
  • Абонемент на 4 посещения (срок действия 1 месяц) - 200 грн.;
  • Абонемент на 12 посещений(срок действия 1 месяц) - 400 грн.;
  • Разовое посещение - 60 грн.
(ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЯТИЙ ПО 1,5 ЧАСА)

Система електронного документообігу: від паперових документів до інформаційних технологій

Журнал «Газова промисловість» - 16 лютого 2010 року - Дмитро Коновал, Віталія Федорова, EPAM

Процеси управління в нафтогазовій компанії пов'язані з великою кількістю документів. Експерти Gartner Group підрахували, що створення одного документа обходиться бізнесу компанії в суму від 16 до 120 доларів. На переміщення по офісу в пошуках потрібних паперів співробітники за рік витрачають в середньому близько місяця свого робочого часу. Якщо ці тимчасові витрати помножити на масштаб діяльності компанії і чисельність персоналу з урахуванням дочірніх підприємств і підвідомчих організацій, то загальний обсяг витрат стає вельми відчутним. Один з варіантів - впровадження системи електронного документообігу (СЕД), яка допоможе в значній мірі відмовитися від паперового діловодства, автоматизувати життєвий цикл документів і налагодити управління інформаційними потоками на підприємстві. Електронний документообіг має на увазі створення документів, їхню обробку, передачу, зберігання і поширення на основі використання комп'ютерної мережі компанії.

Чи потрібен компанії електронний документообіг?

Практика показує, що завдання переходу до електронного документообігу в першу чергу актуальна для тих компаній, чия діяльність пов'язана відразу з декількома напрямками бізнесу, чисельність персоналу велика, що використовуються документи дуже різноманітні за видами, формою і змістом, а в процес роботи з документами залучено велику кількість співробітників, в тому числі - знаходяться в територіально-віддалених підрозділах.

Для таких компаній характерно наступне:

  • регулярні випадки втрати документів;
  • зберігання кількох марних копій документів;
  • неможливість оперативно знайти необхідні папери і сформувати тематичну добірку;
  • затягнутий процес узгодження договорів, рахунків, наказів і т.д .;
  • неможливість швидко встановити джерело і призначення документів, а також розібратися в їх версіях - яка з них актуальна і чому;
  • потрапляння конфіденційної інформації в чужі руки.

Якщо хоча б один з цих факторів регулярно ускладнює нормальну діяльність компанії і життя її співробітників, має сенс відмовитися від традиційних технологій роботи з документами і поставити на порядок денний питання про впровадження системи електронного документообігу.

Вибір СЕД: основні критерії

Вибираючи систему електронного документообігу, важливо звернути увагу на наступні чинники:

1. Обсяг документів, які будуть зберігатися в системі. При дуже великих кількостях документів доцільно вибрати ІТ-рішення, де реалізований механізм ієрархічного структурного зберігання (HSM - Hierarchal Storage Management). Він дає можливість зберігати активно і часто використовуються дані на найбільш швидких, але і на найбільш дорогих носіях. А рідко використовується інформація буде автоматично переноситися на повільні, але в той же час і дешеві носії.

2. Складність організаційної структури компанії, наявність територіально-розподілених підрозділів. Цей фактор обумовлює певні вимоги до системи по організації віддаленого доступу до інформації, до синхронізації даних і т.д. Крім того, значення має здатність СЕД обслуговувати велику кількість користувачів через різні, в тому числі і «вузькі» канали зв'язку.

3. Наявність паперового архіву великого обсягу. У цьому випадку доцільно звернути увагу на системи, до складу яких входять вбудовані засоби для масового введення документів.

4. Використання специфічних форматів зберігання документів. Для нафтогазових компаній типова ситуація, коли потрібно зберігати і використовувати візуальні образи документів (наприклад, для вирішення інженерних і конструкторських завдань). Відповідно, обрана СЕД повинна підтримувати можливості обробки і такого роду даних.

5. Підтримка захисту інформації (шифрування, розмежування доступу до даних і т.д.). Система повинна забезпечувати безпеку інформації на тому рівні, який необхідний для компанії в зв'язку з особливостями її діяльності, і не вступати в конфлікт з уже використовуються засобами та інструментами захисту даних.

6. Пошук документів потрібною мовою і в потрібному форматі. Одне з головних переваг СЕД полягає в тому, що вона дозволяє значно економити час на пошук необхідних документів. Щоб користувач мав можливість практично миттєво знаходити потрібні дані, пошуковий інструментарій системи зобов'язаний підтримувати роботу з тими мовами і форматами документів, які використовуються в компанії.

7. Підтримка стандартів. Технології роботи СЕД не повинні суперечити стандартам (внутрішнім, галузевим, ГОСТ, міжнародним), які застосовуються в компанії в сфері контролю якості, організації зберігання інформації і т.д.

8. Підтримка маршрутизації документів, потоків робіт. Маршрутизація (порядок і регламент проходження документа між учасниками, які задіяні в роботі з ним) може бути «вільної» і «жорсткої». У першому випадку будь-який користувач може змінити маршрут документа, у другому випадку - тільки відповідальний за цей процес фахівець.

Нарешті, один з головних чинників вибору - це склад і можливості вже використовуються в компанії інформаційних систем. На ньому варто зупинитися докладніше.

Інформаційний простір будь-якої великої компанії складається з інтегрованих між собою рішень різних класів: ECM, ERP, CRM, SCM, SRM і т.д. Працюючи разом, вони - як окремі шматочки формують закінчену картинку-пазл - забезпечують вирішення всіх бізнес-завдань в рамках діяльності компанії. При виконанні кожного автоматизованого процесу можуть бути задіяні різні рішення. Виникає питання: чи повинна маршрутизація бізнес-процесів і документообігу виконуватися за допомогою додаткової спеціальної системи або можна використовувати вбудовані можливості маршрутизації вже впроваджених рішень, які дозволять їм «передавати» процес один одному?

Маршрутизація бізнес-процесів і документообіг всередині однієї системи завжди легше налаштовуються і тісніше прив'язуються до її об'єктів. При цьому крім простої передачі інформації від одного етапу процесу до іншого можуть вирішуватися і додаткові завдання, наприклад, розсилка повідомлень учасникам. Крім того, за допомогою єдиної системи легше відстежувати виконання процесу в цілому, проводити його аналіз і оптимізацію. З іншого боку, у багатьох ERP-системах функціональність з підтримки документообігу розвинена дуже добре і відмовлятися від її використання та впроваджувати нове спеціальне рішення не завжди доцільно. Тому на питання «за допомогою яких систем (або системи) слід вибудовувати електронний документообіг і маршрутизацію бізнес-процесів» однозначної відповіді немає. Рішення повинно прийматися з урахуванням можливостей конкретних, що вже використовуються систем і поставлених завдань.

Наприклад, майже всі сучасні ERP-рішення мають елементи docflow (документообігу, потоку документів), тому якщо регламенти роботи з договорами, заявками, організаційно-розпорядчими документами прості, то наявних коштів ERP-системи може вистачити з лишком.

Інший варіант - інтеграція ERP в середу docflow: користувачі реально працюють з документами в docflow-системі, а все кінцеві стану документів фіксуються в базі ERP. Механізми і програмні рішення для реалізації такого підходу відомі (ODBC, XML та інші). Однак їх використання на практиці часто вимагає масштабних доробок, ретельної перевірки якості інтеграції систем, актуальності та частоти поновлення, коректності суміщення і цілісності потоків, процесів і відповідних ресурсів, запобігання дублюванню введення інформації.

Коли слід вибрати саме тандем ERP і docflow? Умов не так багато: середній або великий масштаб бізнесу, складність і розподіленість бізнес-процесів, велика кількість операцій і документів. Ще один фактор - зрілість бізнесу, зокрема, наявність усталених бізнес-процесів і розуміння службою ІТ основ процесного підходу. Нарешті, використання ERP-системи в поєднанні з docflow виправдано в разі, коли є всі передумови для того, щоб обидві системи працювали злагоджено і узгоджено, створюючи єдине рішення з більш розвиненими функціональними можливостями.

Як приклад системи, яка підтримує обробку документів в рамках процесів управління ресурсами (ERP) і містить функціональність docflow, можна привести розроблене в компанії EPAM Systems проектне рішення на базі додатків SAP. За допомогою рішення підтримується взаємозв'язок документів з бізнес-процесами і матеріальними потоками, відбитими в ERP-системі.

За допомогою рішення підтримується взаємозв'язок документів з бізнес-процесами і матеріальними потоками, відбитими в ERP-системі

В результаті забезпечується повноцінна документарна підтримка процесів управління ресурсами компанії.

Етапи та підводні камені впровадження СЕД

Впровадження системи електронного документообігу включає всі ті етапи, які виконуються і при розгортанні, наприклад, ERP-рішення:

  • аналіз організаційної структури, бізнес-процесів і можливостей використовуються ІТ-засобів;
  • розробку детального технічного завдання;
  • проектування, дизайн, розробку архітектури системи електронного документообігу;
  • реалізацію системи - впровадження та налаштування обраних програмних додатків;
  • підготовку до використання системи - складання інструкцій, завантаження або введення початкових даних, навчання користувачів, розробку регламентів;
  • дослідно-промислову експлуатацію системи з обмеженою кількістю користувачів і процесів;
  • введення системи електронного документообігу в промислову експлуатацію, її підтримку та подальший розвиток.

Три блоку підводних каменів, які потрібно обійти при впровадженні СЕД, пов'язані з організаційними, економічними і технічними чинниками.

Один з основних організаційних чинників - це визначення місця проекту по впровадженню СЕД. Часто можна почути, що перехід до електронного документообігу - це наступний крок після побудови в компанії системи менеджменту якості і пов'язаної з цим проектом регламентації бізнес-процесів. Однак робота з електронними документами та робота з паперовими - це дві великі різниці, тому іноді після впровадження СЕД доводиться переписувати заново формалізовані раніше бізнес-процеси і технології взаємодії співробітників. В ідеалі впровадження електронного документообігу має передувати регламентації бізнес-процесів компанії, або, по крайней мере, йти з нею паралельно. В іншому випадку описувати процеси, можливо, доведеться двічі. З урахуванням об'єктивної складності цього заходу навряд чи подібна перспектива буде сприйнята співробітниками компанії «на ура».

Крім того, за своїм характером діяльність нафтогазових підприємств досить складна і різнорідна. Як наслідок, типи використовуються документів дуже різноманітні: це стандартні організаційно-розпорядчі та бухгалтерські документи, звіти, конструкторсько-технологічна документація по обладнанню та капітального будівництва, розрахунки, графіки і т.д. Тому бажано спочатку провести роботу по стандартизації документів, оптимізувати технології їх узгодження і побудувати моделі процесів документообігу. І вже потім приступати до реалізації проекту по впровадженню СЕД.

До числа негативних організаційних чинників відноситься і недостатня мотивація співробітників до роботи з новою системою, низький рівень їх технічних знань, а також помилкове і неповне визначення кола завдань, які повинні покриватися рішенням. Один з варіантів адміністративних заходів, за допомогою яких можна «підштовхнути» співробітників до більш швидкому освоєнню системи, - випуск наказу, що забороняє працювати з внутрішніми документами, якщо вони не були створені, зареєстровані і запущені на узгодження за допомогою СЕД. Як результат - всі документи, що вимагають узгодження, виявляються в електронній системі. Важливо також сформулювати чітку мету впровадження системи і чітко прописати обов'язки всіх співробітників, які будуть працювати з нею. Пильна увага повинна бути приділена і питанням навчання майбутніх користувачів.

З економічної точки зору підводні камені з'являються внаслідок того, що впровадження СЕД вимагає досить великого обсягу інвестицій, а позитивний результат від роботи нової системи приходить далеко не відразу. В результаті може виникнути бажання призупинити проект або заощадити на окремих етапах (наприклад, навчання користувачів), що вкрай згубно вплине на майбутню ефективність. Тут важлива роль керівника, який є ініціатором та натхненником переходу до електронного документообігу, його вміння правильно підготувати і налаштувати колег, які приймають стратегічні рішення за цим проектом, і не допускати невиправданих очікувань з їх боку.

Нарешті, з технічних факторів, що ускладнюють хід впровадження СЕД, можна відзначити створення якісної інфраструктури і складність інтеграції системи з вже існуючими рішеннями. Для усунення його негативного впливу слід особливо ретельно підійти до питання вибору компанії-консультанта, яка буде виконувати проект, і заздалегідь зрозуміти, чи мають її фахівці необхідними навичками та досвідом.

Результати впровадження СЕД

Отже, всі підводні камені благополучно подолані, електронний документообіг успішно функціонує, і проект добіг кінця. Яка картина виходить в результаті?

Іноді виникає помилкова думка, що після впровадження СЕД всі папери йдуть в минуле. Насправді це, звичайно, не так. Існує цілий пласт документів, які обов'язково повинні існувати в паперовій формі (наприклад, звітність для зовнішніх контролюючих організацій). Однак створення, обробка та використання значної частини внутрішніх документів, необхідних компанії для її діяльності, здійснюються за допомогою електронних засобів.

При застосуванні СЕД практично виключаються випадки втрати документів. Системи документообігу з реалізованою функцією індексації документів і завдання тегів дозволяють значно скоротити час, який витрачається на пошук: щоб знайти потрібний документ з тисяч інших, досить знати його приблизний зміст. На 50-80% зменшується час, який витрачається на узгодження, коригування та затвердження документів, що призводить до зростання продуктивності праці персоналу в середньому на 10-50%.

Але головне - показники надійності і якості документообігу зростають на порядок, а вартість зберігання і обробки інформації знижується. Одна сторінка електронного документа в середньому обходиться в кілька разів дешевше, ніж паперовий варіант. Витрати, пов'язані з організацією зберігання документів, зменшуються на 25-80%, а витрати на передачу документів всередині і поза компанією - на 70-80%.

В цілому автоматизація документообігу сприяє значному зростанню рівня виконавської дисципліни: процеси виконання доручень і наказів стають швидкими, прозорими і абсолютно керованими.

Прикладом ефективності сучасних СЕД може служити результат проекту, який був реалізований фахівцями EPAM Systems на одному з великих підприємств нафтогазового сектора в Росії.

Керівництво підприємства усвідомило, що процедури узгодження заявок на здійснення платежів складні і затягнуті в часі. Проблема полягала в тому, що співробітник-ініціатор оплати був змушений особисто відносити документи для узгодження в різні підрозділи, задіяні в цьому процесі, неодноразово копіювати паперові документи, контролювати узгодження і нагадувати про його необхідності (телефонні дзвінки, електронні листи і т.д.) . У підсумку це призводило до нераціональної трати робочого часу, втрати документів, зриву термінів оплати за договорами і до виставлення штрафних санкцій.

У компанії було прийнято рішення скористатися двома можливостями для оптимізації процесу узгодження. По-перше, розробити для нього новий регламент. По-друге, перейти до електронної форми обробки заявок за допомогою засобів використовується системи SAP.

Введення нового регламенту дозволив скоротити кількість операцій в рамках процесу і переглянути їх зміст. Зокрема, в обов'язок бухгалтерії був поставлений тільки контроль правильності оформлення заявки на платіж відповідно до первинними документами і наявності дебіторської або кредиторської заборгованості. Фінансова служба сконцентрувалася на перевірці відповідності суми та призначення платежу статтями бюджету і залишкам за статтями, а казначейство - на перевірці наявності грошових коштів на рахунках для формування оплати і оформлення платіжного доручення в банк. Чіткий поділ відповідальності дозволило распараллелить процес узгодження і скоротити час його реалізації (кожен співробітник став працювати тільки з окремими елементами заявки).

Для реалізації процесу узгодження в електронній формі була обрана наступна архітектура системи.

Взаємодія учасників процесу було перенесено в систему SAP R / 3 (настройка маршрутів узгодження, формування заявок на платежі, узгодження або відхилення документів). Для запуску процесу фахівець, який має відповідні повноваження, заносить в систему необхідні документи (лист, договір, рахунок-фактура і т.д.). За допомогою програми MS Outlook розсилаються повідомлення учасникам про хід узгодження. Після закінчення процесу, «на виході» з системи постає завдання на платіж, яке служить підставою для платіжного доручення.

Весь проект - від початку формування вимог до запуску рішення в промислову експлуатацію в рамках всієї компанії - зайняв 6 місяців (по 2 місяці на проектування системи і розробку регламентів, реалізацію та дослідно-промислову експлуатацію). Паралельно проводилося навчання користувачів - співробітників підрозділів і дочірніх підприємств компанії. Зараз з системою працює близько 300 осіб.

В результаті були вирішені всі поставлені завдання:

  • обсяги паперового документообігу скоротилися в кілька разів;
  • підвищилась зручність оформлення заявок на платежі, з'явилася можливість приєднання і перегляду додаткових документів, що мають відношення до заявки, в електронному вигляді (скан-копії);
  • значно зменшилися витрати часу на оформлення та узгодження документів, мінімізований ризик втрат і штрафних санкцій через затримки з оплатою;
  • знизилася трудомісткість виконання контрольних функцій погоджують підрозділами;
  • узгодження заявок на платежі проходить в короткі терміни, навіть якщо в процес включаються територіально-віддалені дочірні підприємства;
  • процес управління видатковою частиною бюджету став більш прозорим і добре контрольованим;
  • ведеться контроль збалансованості бюджету і стану взаєморозрахунків з внутрішньокорпоративних договорами;
  • всі дані про платежі зберігаються централізовано, що дозволяє оперативно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень.

оригінал Публікації

Чи потрібен компанії електронний документообіг?
Коли слід вибрати саме тандем ERP і docflow?
Яка картина виходить в результаті?