Категории

Cуществуют следующие способы оплаты за занятия:

  • Абонемент на 8 посещений (срок действия 1 месяц) - 300 грн.;
  • Абонемент на 4 посещения (срок действия 1 месяц) - 200 грн.;
  • Абонемент на 12 посещений(срок действия 1 месяц) - 400 грн.;
  • Разовое посещение - 60 грн.
(ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЯТИЙ ПО 1,5 ЧАСА)

Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація

  1. Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація Послуги консалтингової компанії...
  2. Функції та ефективність ЕДО
  3. Вимоги до систем електронного документообігу
  4. види СЕД
  5. Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу
  6. Впровадження електронного документообігу
  7. Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація
  8. Понятійний апарат і види електронного документообігу
  9. Функції та ефективність ЕДО
  10. Вимоги до систем електронного документообігу
  11. види СЕД
  12. Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу
  13. Впровадження електронного документообігу
  14. Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація
  15. Понятійний апарат і види електронного документообігу
  16. Функції та ефективність ЕДО
  17. Вимоги до систем електронного документообігу
  18. види СЕД
  19. Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу
  20. Впровадження електронного документообігу

Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація


Послуги консалтингової компанії можуть допомогти:

  • підвищити продуктивність бізнес-процесів;
  • оптимізувати витрати;
  • підвищити прибуток.
Детальніше про послуги ...



Перші системи електронного документообігу розроблялися безпосередньо на підприємствах і були повністю індивідуалізованими. Змінити структуру такої системи було практично неможливо, а вартість програми була досить високою. Застосовували електронний документообіг тільки у тих компаніях, де виключення ручної обробки документів могло принести чималу економію. Решта організації як і раніше працювали з паперовими носіями. Наскільки змінилася ситуація в наші дні? Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?

Понятійний апарат і види електронного документообігу

Електронний документообіг (ЕДО) - це система автоматизованих процесів обробки електронних документів, що реалізує концепцію «безпаперового діловодства».

Розвиток і активне впровадження електронного документообігу почалося в 90-і роки, коли на російському ринку з'явилася велика кількість програм по автоматизації діловодства. З тих пір ця галузь активно розвивається. Все більше організацій прагнуть впровадити у себе систему електронного документообігу, щоб підвищити ефективність використання робочого часу і звести до мінімуму витрати на ручну обробку документів.

Це цікаво
Перші кроки по автоматизації вітчизняного діловодства були зроблені ще за часів СРСР в апараті ЦК КПРС. У той час функціонал системи електронного документообігу був дуже невеликий і представляв собою одне робоче місце секретаря, який займався введенням в систему реєстраційно-контрольних карток, веденням журналів обліку документів, складанням звітів і пошуком за реєстраційними картками.

Основним елементом електронного документообігу є електронний документ, який створюється за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації і зберігається у вигляді файлу того чи іншого формату на машинному носії.

Впровадження електронного документообігу дозволяє підприємству отримати наступні переваги:

  • одноразова реєстрація документа, що дозволяє безпомилково ідентифікувати його в системі;
  • паралельне виконання декількох операцій, що скорочує час руху документа і підвищує оперативність виконання;
  • безперервний рух документа, що дає можливість виявити відповідального за його виконання в будь-який момент процесу;
  • єдина база документів, що виключає можливість їх дублювання;
  • результативний пошук документа за наявності про нього мінімальної інформації;
  • ефективна система звітності, що дозволяє контролювати рух документа на кожному етапі документообігу.

Залежно від специфіки діяльності організації виділяють кілька видів електронного документообігу:

  • виробничий ЕДО;
  • управлінський ЕДО;
  • архівна справа;
  • кадровий ЕДО;
  • бухгалтерський ЕДО;
  • складської ЕДО;
  • технологічний ЕДО;
  • секретний і конфіденційний ЕДО.

Систем електронного документообігу може бути стільки ж, скільки існує видів діяльності. При необхідності можна автоматизувати будь-який приватний документообіг.

Функції та ефективність ЕДО

Набір необхідних функцій ЕДО визначається завданнями, що стоять перед автоматизацією документообігу в компанії. Базові функції ЕДО можуть бути наступними:

  • створення електронної версії документа;
  • створення атрибутного картки документа;
  • формування тексту з готового шаблону з підстановкою в нього значень змінних з картки документа;
  • пошук карток документів;
  • формування електронного документа з використанням шаблону на бланку організації;
  • збереження документів в різних форматах;
  • створення маршрутів документа і управління його рухом;
  • ведення журналів, класифікаторів та довідників;
  • реєстрація та класифікація документів, що реєструються в програмі;
  • розсилка нагадувань і повідомлень;
  • узгодження документів;
  • формування звітів про рух і виконання документів.

Ефективність використання електронного документообігу в організаціях оцінюється кількісно і якісно. Кількісні показники можуть бути виміряні та оцінені з точки зору матеріальних і тимчасових витрат:

  • скорочення часу в середньому на 75% на обробку і створення документів: реєстрація, розсилка, пошук, виконання контрольних операцій;
  • прискорення руху інформаційних потоків: передача документа від підрозділу до підрозділу або компанії-партнеру, підготовка типових документів, узгодження, швидкість поширення інформації всередині компанії;
  • економія матеріалів і ресурсів у вигляді скорочення витрат на канцелярське приладдя, витратні матеріали та зберігання документів.

Якісні показники оцінюються з точки зору поліпшення і розвитку декількох аспектів діяльності компанії:

  • зростання продуктивності праці працівників до 25%, завдяки наявності єдиного інформаційного простору, спрощення процесів колективної роботи, ефективному контролю над виконанням документів;
  • зниження ризиків втрати документів;
  • збільшення швидкості узгодження і затвердження документів;
  • підвищення корпоративної культури.

Як показує практика, економічний ефект від впровадження системи електронного документообігу на підприємстві буде тим більше, чим більше співробітників будуть залучені в ЕДО.

Вимоги до систем електронного документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) - це спеціальний додаток, що забезпечує учасникам обмін електронними документами, що мають юридичну значимість. Всі системи електронного документообігу можуть бути класифіковані за кількома ознаками:

  1. СЕД з розвиненими системами зберігання і пошуку інформації. Їх друга назва - електронні архіви.
  2. СЕД з розвиненими системами маршрутизації, що забезпечують рух документів по заданих маршрутах.
  3. СЕД з системою підтримки управління організацією та накопичення знань. Зазвичай ці системи поєднують в собі властивості двох попередніх. При цьому в такій системі можливе використання як жорсткої, так і вільної маршрутизації. Подібні СЕД використовуються в великих компаніях і державних структурах.
  4. СЕД з підтримкою спільної роботи співробітників. Такі системи націлені на організацію колективної роботи співробітників навіть у тому випадку, якщо вони розділені територіально. Надають можливість пошуку інформації, обговорень та призначення зустрічей, включаючи реальні і віртуальні, а також сервіси зберігання і публікації документів.
  5. СЕД з додатковими сервісами: управління проектами, електронна пошта, білінг, сервіс CRM.

Найбільш затребуваними функціями СЕД є:

  1. Зі зберігання й пошуку документів.
  2. Підтримка діловодства.
  3. Маршрутизація і контроль виконання документів: складання маршрутів документів, підтримка дій під час маршрутів, повідомлення співробітників про вступ нового документа, автоматичний контроль термінів виконання.
  4. Складання аналітичних звітів, таких як звіт про поточну зайнятості, про виконання робіт по документам і про прострочених дорученнях.
  5. Забезпечення інформаційної безпеки, включаючи аутентифікацію користувачів, підтримку електронного цифрового підпису, шифрування документів і листів, аудит роботи в системі.

Деякі СЕД мають специфічні функції, що дозволяють розширювати можливості використання шляхом інтеграції з іншими системами.

види СЕД

Особливістю російського внутрішнього електронного документообігу організації є його вертикальна спрямованість: документ, перш ніж потрапити до виконавця, повинен пройти ряд погоджень і тверджень у вищого керівництва. Крім того, у вітчизняному діловодстві присутні такі невід'ємні частини, як реєстраційна система, підготовка звітів, контроль виконання. У зв'язку з цим найбільш відомими на російському ринку СЕД є продукти місцевих розробників (див. Рис.).

)

Мал. Діаграма затребуваності різних СЕД в російських компаніях

Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу

Оскільки розробники пропонують безліч програм автоматизації діловодства, важливо не помилитися при виборі тієї чи іншої СЕД. Існує кілька важливих критеріїв, за допомогою яких можна зрозуміти, чи підходить програма для компанії чи ні.

  1. Зрілість СЕД, включаючи час її існування на ринку, кількість компаній, успішно застосували систему в роботі, наявність оновлень. У нових систем велика ймовірність виникнення помилок і, як наслідок, збоїв в організації електронного документообігу компанії.
  2. Відповідність стандарту галузі організації.
  3. Відповідність цілям і завданням компанії.
  4. Рівень технічної підтримки СЕД з боку компанії-розробника під час установки і в процесі експлуатації.
  5. Можливість зміни СЕД в разі розширення діяльності організації.
  6. Доступність документації з адміністрування або змінити установки СЕД.
  7. Захист СЕД. Система повинна забезпечувати захист інформації відповідно до політики безпеки компанії.
  8. Час, необхідний на відновлення СЕД після збоїв в роботі.
  9. Вартість СЕД, що включає вартість покупки, ліцензії, адміністрування та технічної підтримки.

Вибір системи залежить від того, що замовник планує від неї отримати, якими ресурсами володіє і який рівень розвитку компанії в сфері організації електронного документообігу.

Для того щоб остаточно визначити, яку СЕД встановити на підприємстві, рекомендується зробити кілька простих кроків:

  • провести порівняльний аналіз декількох СЕД, максимально відповідають вимогам;
  • оцінити вартість володіння тією чи іншою програмою;
  • вивчити схеми ліцензування і вибрати оптимальний варіант;
  • ознайомитися з комплексом послуг, що надаються постачальником;
  • вивчити демонстраційні відеоматеріали;
  • встановити демо-версію програми;
  • вивчити функціональні можливості СЕД і виділити найважливіші з точки зору діяльності компанії.

Після всебічного аналізу отриманих даних можна приймати остаточне рішення про встановлення тієї чи іншої програми на підприємстві.

Впровадження електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу в організації - не таке просте завдання. Недостатньо просто придбати програму, встановити її на комп'ютери і запустити в роботу. Успішність впровадження залежить від дотримання кількох умов.

  • Активну участь в автоматизації діловодства з боку керівництва компанії. Швидке вирішення організаційних питань, пов'язаних з впровадженням ЕДО, а також вплив на керівників середньої ланки і підлеглих, що чинять опір інноваціям, допомагає успішної реалізації поставленої мети.
  • Дотримання етапів установки дозволить витримати необхідний термін і вкластися в бюджет.
  • Зацікавленість ключових користувачів. При автоматизації документообігу необхідно враховувати інтереси тих співробітників, які будуть безпосередньо працювати в програмі.
  • Грамотна підготовка проектної документації дозволить уникнути різночитань у виконавця і замовника в процесі експлуатації системи.

важливо
Не варто намагатися підлаштувати всі процеси документообігу підприємства під впроваджується систему, так само як і повністю переробляти систему під бізнес-процеси замовника. Дуже важливо дотримати золоту середину, застосувавши передові практики, вже наявний регламент роботи компанії і її традиції.

Чим більше в процесі впровадження враховуються перераховані принципи, тим вище ймовірність того, що перехід підприємства на електронний документообіг буде вдалим.

Порядок організації електронного документообігу в компанії виглядає наступним чином.

  1. Розробка технічного завдання.
  2. Вибір IT-рішення.
  3. Опис бізнес-процесів.
  4. Складання кошторисів, графіків, переліку необхідних ресурсів і загального плану робіт.
  5. Впровадження електронного документообігу.
  6. Тестування програми.
  7. Запуск СЕД в експлуатацію.
  8. Контроль використання системи.

В процесі впровадження СЕД на підприємстві неминуче виникнення проблем і ризиків, що призводять до порушення термінів запуску проекту, перевищення бюджету, неповного досягнення цілей, що стоять перед СЕД або навіть до повного зриву впровадження програми.

Специфіка ризиків при впровадженні ЕДО, так само як і при впровадженні будь-якої інформаційної системи в масштабах всієї організації обумовлена ​​тим, що за відносно короткий термін необхідно перевести значну частину співробітників на нові і незвичні для них методи роботи. До основних ризиків можна віднести наступні:

  • консервативність співробітників;
  • недостатня комп'ютерна грамотність працівників;
  • відсутність регламентів на основні процеси;
  • слабке технічне оснащення;
  • відсутність чіткого управління проектом.

Щоб запобігти появі небажаних проблем при організації електронного документообігу, необхідно детально спроектувати роботу СЕД в компанії, організувати її поетапне запровадження, навчити персонал і забезпечити йому оперативну підтримку у вирішенні проблем, пов'язаних з роботою СЕД.

В цілому, впровадження електронного документообігу - це не просто інновація, але радикальний крок до сучасного управління інформаційними потоками. За даними CNews Analytics, вітчизняний ринок СЕД - один з найбільш активно розвиваються сегментів IT-індустрії. Це пояснюється тим, що основним споживачем програм є держсектор, а інтерес з боку держави забезпечує стійкість всього ринку.

Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація




Послуги консалтингової компанії можуть допомогти:

  • підвищити продуктивність бізнес-процесів;
  • оптимізувати витрати;
  • підвищити прибуток.
Детальніше про послуги ...



Перші системи електронного документообігу розроблялися безпосередньо на підприємствах і були повністю індивідуалізованими. Змінити структуру такої системи було практично неможливо, а вартість програми була досить високою. Застосовували електронний документообіг тільки у тих компаніях, де виключення ручної обробки документів могло принести чималу економію. Решта організації як і раніше працювали з паперовими носіями. Наскільки змінилася ситуація в наші дні? Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?

Понятійний апарат і види електронного документообігу

Електронний документообіг (ЕДО) - це система автоматизованих процесів обробки електронних документів, що реалізує концепцію «безпаперового діловодства».

Розвиток і активне впровадження електронного документообігу почалося в 90-і роки, коли на російському ринку з'явилася велика кількість програм по автоматизації діловодства. З тих пір ця галузь активно розвивається. Все більше організацій прагнуть впровадити у себе систему електронного документообігу, щоб підвищити ефективність використання робочого часу і звести до мінімуму витрати на ручну обробку документів.

Це цікаво
Перші кроки по автоматизації вітчизняного діловодства були зроблені ще за часів СРСР в апараті ЦК КПРС. У той час функціонал системи електронного документообігу був дуже невеликий і представляв собою одне робоче місце секретаря, який займався введенням в систему реєстраційно-контрольних карток, веденням журналів обліку документів, складанням звітів і пошуком за реєстраційними картками.

Основним елементом електронного документообігу є електронний документ, який створюється за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації і зберігається у вигляді файлу того чи іншого формату на машинному носії.

Впровадження електронного документообігу дозволяє підприємству отримати наступні переваги:

  • одноразова реєстрація документа, що дозволяє безпомилково ідентифікувати його в системі;
  • паралельне виконання декількох операцій, що скорочує час руху документа і підвищує оперативність виконання;
  • безперервний рух документа, що дає можливість виявити відповідального за його виконання в будь-який момент процесу;
  • єдина база документів, що виключає можливість їх дублювання;
  • результативний пошук документа за наявності про нього мінімальної інформації;
  • ефективна система звітності, що дозволяє контролювати рух документа на кожному етапі документообігу.

Залежно від специфіки діяльності організації виділяють кілька видів електронного документообігу:

  • виробничий ЕДО;
  • управлінський ЕДО;
  • архівна справа;
  • кадровий ЕДО;
  • бухгалтерський ЕДО;
  • складської ЕДО;
  • технологічний ЕДО;
  • секретний і конфіденційний ЕДО.

Систем електронного документообігу може бути стільки ж, скільки існує видів діяльності. При необхідності можна автоматизувати будь-який приватний документообіг.

Функції та ефективність ЕДО

Набір необхідних функцій ЕДО визначається завданнями, що стоять перед автоматизацією документообігу в компанії. Базові функції ЕДО можуть бути наступними:

  • створення електронної версії документа;
  • створення атрибутного картки документа;
  • формування тексту з готового шаблону з підстановкою в нього значень змінних з картки документа;
  • пошук карток документів;
  • формування електронного документа з використанням шаблону на бланку організації;
  • збереження документів в різних форматах;
  • створення маршрутів документа і управління його рухом;
  • ведення журналів, класифікаторів та довідників;
  • реєстрація та класифікація документів, що реєструються в програмі;
  • розсилка нагадувань і повідомлень;
  • узгодження документів;
  • формування звітів про рух і виконання документів.

Ефективність використання електронного документообігу в організаціях оцінюється кількісно і якісно. Кількісні показники можуть бути виміряні та оцінені з точки зору матеріальних і тимчасових витрат:

  • скорочення часу в середньому на 75% на обробку і створення документів: реєстрація, розсилка, пошук, виконання контрольних операцій;
  • прискорення руху інформаційних потоків: передача документа від підрозділу до підрозділу або компанії-партнеру, підготовка типових документів, узгодження, швидкість поширення інформації всередині компанії;
  • економія матеріалів і ресурсів у вигляді скорочення витрат на канцелярське приладдя, витратні матеріали та зберігання документів.

Якісні показники оцінюються з точки зору поліпшення і розвитку декількох аспектів діяльності компанії:

  • зростання продуктивності праці працівників до 25%, завдяки наявності єдиного інформаційного простору, спрощення процесів колективної роботи, ефективному контролю над виконанням документів;
  • зниження ризиків втрати документів;
  • збільшення швидкості узгодження і затвердження документів;
  • підвищення корпоративної культури.

Як показує практика, економічний ефект від впровадження системи електронного документообігу на підприємстві буде тим більше, чим більше співробітників будуть залучені в ЕДО.

Вимоги до систем електронного документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) - це спеціальний додаток, що забезпечує учасникам обмін електронними документами, що мають юридичну значимість. Всі системи електронного документообігу можуть бути класифіковані за кількома ознаками:

  1. СЕД з розвиненими системами зберігання і пошуку інформації. Їх друга назва - електронні архіви.
  2. СЕД з розвиненими системами маршрутизації, що забезпечують рух документів по заданих маршрутах.
  3. СЕД з системою підтримки управління організацією та накопичення знань. Зазвичай ці системи поєднують в собі властивості двох попередніх. При цьому в такій системі можливе використання як жорсткої, так і вільної маршрутизації. Подібні СЕД використовуються в великих компаніях і державних структурах.
  4. СЕД з підтримкою спільної роботи співробітників. Такі системи націлені на організацію колективної роботи співробітників навіть у тому випадку, якщо вони розділені територіально. Надають можливість пошуку інформації, обговорень та призначення зустрічей, включаючи реальні і віртуальні, а також сервіси зберігання і публікації документів.
  5. СЕД з додатковими сервісами: управління проектами, електронна пошта, білінг, сервіс CRM.

Найбільш затребуваними функціями СЕД є:

  1. Зі зберігання й пошуку документів.
  2. Підтримка діловодства.
  3. Маршрутизація і контроль виконання документів: складання маршрутів документів, підтримка дій під час маршрутів, повідомлення співробітників про вступ нового документа, автоматичний контроль термінів виконання.
  4. Складання аналітичних звітів, таких як звіт про поточну зайнятості, про виконання робіт по документам і про прострочених дорученнях.
  5. Забезпечення інформаційної безпеки, включаючи аутентифікацію користувачів, підтримку електронного цифрового підпису, шифрування документів і листів, аудит роботи в системі.

Деякі СЕД мають специфічні функції, що дозволяють розширювати можливості використання шляхом інтеграції з іншими системами.

види СЕД

Особливістю російського внутрішнього електронного документообігу організації є його вертикальна спрямованість: документ, перш ніж потрапити до виконавця, повинен пройти ряд погоджень і тверджень у вищого керівництва. Крім того, у вітчизняному діловодстві присутні такі невід'ємні частини, як реєстраційна система, підготовка звітів, контроль виконання. У зв'язку з цим найбільш відомими на російському ринку СЕД є продукти місцевих розробників (див. Рис.).

)

Рис. Діаграма затребуваності різних СЕД в російських компаніях

Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу

Оскільки розробники пропонують безліч програм автоматизації діловодства, важливо не помилитися при виборі тієї чи іншої СЕД. Існує кілька важливих критеріїв, за допомогою яких можна зрозуміти, чи підходить програма для компанії чи ні.

  1. Зрілість СЕД, включаючи час її існування на ринку, кількість компаній, успішно застосували систему в роботі, наявність оновлень. У нових систем велика ймовірність виникнення помилок і, як наслідок, збоїв в організації електронного документообігу компанії.
  2. Відповідність стандарту галузі організації.
  3. Відповідність цілям і завданням компанії.
  4. Рівень технічної підтримки СЕД з боку компанії-розробника під час установки і в процесі експлуатації.
  5. Можливість зміни СЕД в разі розширення діяльності організації.
  6. Доступність документації з адміністрування або змінити установки СЕД.
  7. Захист СЕД. Система повинна забезпечувати захист інформації відповідно до політики безпеки компанії.
  8. Час, необхідний на відновлення СЕД після збоїв в роботі.
  9. Вартість СЕД, що включає вартість покупки, ліцензії, адміністрування та технічної підтримки.

Вибір системи залежить від того, що замовник планує від неї отримати, якими ресурсами володіє і який рівень розвитку компанії в сфері організації електронного документообігу.

Для того щоб остаточно визначити, яку СЕД встановити на підприємстві, рекомендується зробити кілька простих кроків:

  • провести порівняльний аналіз декількох СЕД, максимально відповідають вимогам;
  • оцінити вартість володіння тією чи іншою програмою;
  • вивчити схеми ліцензування і вибрати оптимальний варіант;
  • ознайомитися з комплексом послуг, що надаються постачальником;
  • вивчити демонстраційні відеоматеріали;
  • встановити демо-версію програми;
  • вивчити функціональні можливості СЕД і виділити найважливіші з точки зору діяльності компанії.

Після всебічного аналізу отриманих даних можна приймати остаточне рішення про встановлення тієї чи іншої програми на підприємстві.

Впровадження електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу в організації - не таке просте завдання. Недостатньо просто придбати програму, встановити її на комп'ютери і запустити в роботу. Успішність впровадження залежить від дотримання кількох умов.

  • Активну участь в автоматизації діловодства з боку керівництва компанії. Швидке вирішення організаційних питань, пов'язаних з впровадженням ЕДО, а також вплив на керівників середньої ланки і підлеглих, що чинять опір інноваціям, допомагає успішної реалізації поставленої мети.
  • Дотримання етапів установки дозволить витримати необхідний термін і вкластися в бюджет.
  • Зацікавленість ключових користувачів. При автоматизації документообігу необхідно враховувати інтереси тих співробітників, які будуть безпосередньо працювати в програмі.
  • Грамотна підготовка проектної документації дозволить уникнути різночитань у виконавця і замовника в процесі експлуатації системи.

важливо
Не варто намагатися підлаштувати всі процеси документообігу підприємства під впроваджується систему, так само як і повністю переробляти систему під бізнес-процеси замовника. Дуже важливо дотримати золоту середину, застосувавши передові практики, вже наявний регламент роботи компанії і її традиції.

Чим більше в процесі впровадження враховуються перераховані принципи, тим вище ймовірність того, що перехід підприємства на електронний документообіг буде вдалим.

Порядок організації електронного документообігу в компанії виглядає наступним чином.

  1. Розробка технічного завдання.
  2. Вибір IT-рішення.
  3. Опис бізнес-процесів.
  4. Складання кошторисів, графіків, переліку необхідних ресурсів і загального плану робіт.
  5. Впровадження електронного документообігу.
  6. Тестування програми.
  7. Запуск СЕД в експлуатацію.
  8. Контроль використання системи.

В процесі впровадження СЕД на підприємстві неминуче виникнення проблем і ризиків, що призводять до порушення термінів запуску проекту, перевищення бюджету, неповного досягнення цілей, що стоять перед СЕД або навіть до повного зриву впровадження програми.

Специфіка ризиків при впровадженні ЕДО, так само як і при впровадженні будь-якої інформаційної системи в масштабах всієї організації обумовлена ​​тим, що за відносно короткий термін необхідно перевести значну частину співробітників на нові і незвичні для них методи роботи. До основних ризиків можна віднести наступні:

  • консервативність співробітників;
  • недостатня комп'ютерна грамотність працівників;
  • відсутність регламентів на основні процеси;
  • слабке технічне оснащення;
  • відсутність чіткого управління проектом.

Щоб запобігти появі небажаних проблем при організації електронного документообігу, необхідно детально спроектувати роботу СЕД в компанії, організувати її поетапне запровадження, навчити персонал і забезпечити йому оперативну підтримку у вирішенні проблем, пов'язаних з роботою СЕД.

В цілому, впровадження електронного документообігу - це не просто інновація, але радикальний крок до сучасного управління інформаційними потоками. За даними CNews Analytics, вітчизняний ринок СЕД - один з найбільш активно розвиваються сегментів IT-індустрії. Це пояснюється тим, що основним споживачем програм є держсектор, а інтерес з боку держави забезпечує стійкість всього ринку.

Електронний документообіг на підприємстві: види, системи, організація




Послуги консалтингової компанії можуть допомогти:

  • підвищити продуктивність бізнес-процесів;
  • оптимізувати витрати;
  • підвищити прибуток.
Детальніше про послуги ...



Перші системи електронного документообігу розроблялися безпосередньо на підприємствах і були повністю індивідуалізованими. Змінити структуру такої системи було практично неможливо, а вартість програми була досить високою. Застосовували електронний документообіг тільки у тих компаніях, де виключення ручної обробки документів могло принести чималу економію. Решта організації як і раніше працювали з паперовими носіями. Наскільки змінилася ситуація в наші дні? Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?

Понятійний апарат і види електронного документообігу

Електронний документообіг (ЕДО) - це система автоматизованих процесів обробки електронних документів, що реалізує концепцію «безпаперового діловодства».

Розвиток і активне впровадження електронного документообігу почалося в 90-і роки, коли на російському ринку з'явилася велика кількість програм по автоматизації діловодства. З тих пір ця галузь активно розвивається. Все більше організацій прагнуть впровадити у себе систему електронного документообігу, щоб підвищити ефективність використання робочого часу і звести до мінімуму витрати на ручну обробку документів.

Це цікаво
Перші кроки по автоматизації вітчизняного діловодства були зроблені ще за часів СРСР в апараті ЦК КПРС. У той час функціонал системи електронного документообігу був дуже невеликий і представляв собою одне робоче місце секретаря, який займався введенням в систему реєстраційно-контрольних карток, веденням журналів обліку документів, складанням звітів і пошуком за реєстраційними картками.

Основним елементом електронного документообігу є електронний документ, який створюється за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації і зберігається у вигляді файлу того чи іншого формату на машинному носії.

Впровадження електронного документообігу дозволяє підприємству отримати наступні переваги:

  • одноразова реєстрація документа, що дозволяє безпомилково ідентифікувати його в системі;
  • паралельне виконання декількох операцій, що скорочує час руху документа і підвищує оперативність виконання;
  • безперервний рух документа, що дає можливість виявити відповідального за його виконання в будь-який момент процесу;
  • єдина база документів, що виключає можливість їх дублювання;
  • результативний пошук документа за наявності про нього мінімальної інформації;
  • ефективна система звітності, що дозволяє контролювати рух документа на кожному етапі документообігу.

Залежно від специфіки діяльності організації виділяють кілька видів електронного документообігу:

  • виробничий ЕДО;
  • управлінський ЕДО;
  • архівна справа;
  • кадровий ЕДО;
  • бухгалтерський ЕДО;
  • складської ЕДО;
  • технологічний ЕДО;
  • секретний і конфіденційний ЕДО.

Систем електронного документообігу може бути стільки ж, скільки існує видів діяльності. При необхідності можна автоматизувати будь-який приватний документообіг.

Функції та ефективність ЕДО

Набір необхідних функцій ЕДО визначається завданнями, що стоять перед автоматизацією документообігу в компанії. Базові функції ЕДО можуть бути наступними:

  • створення електронної версії документа;
  • створення атрибутного картки документа;
  • формування тексту з готового шаблону з підстановкою в нього значень змінних з картки документа;
  • пошук карток документів;
  • формування електронного документа з використанням шаблону на бланку організації;
  • збереження документів в різних форматах;
  • створення маршрутів документа і управління його рухом;
  • ведення журналів, класифікаторів та довідників;
  • реєстрація та класифікація документів, що реєструються в програмі;
  • розсилка нагадувань і повідомлень;
  • узгодження документів;
  • формування звітів про рух і виконання документів.

Ефективність використання електронного документообігу в організаціях оцінюється кількісно і якісно. Кількісні показники можуть бути виміряні та оцінені з точки зору матеріальних і тимчасових витрат:

  • скорочення часу в середньому на 75% на обробку і створення документів: реєстрація, розсилка, пошук, виконання контрольних операцій;
  • прискорення руху інформаційних потоків: передача документа від підрозділу до підрозділу або компанії-партнеру, підготовка типових документів, узгодження, швидкість поширення інформації всередині компанії;
  • економія матеріалів і ресурсів у вигляді скорочення витрат на канцелярське приладдя, витратні матеріали та зберігання документів.

Якісні показники оцінюються з точки зору поліпшення і розвитку декількох аспектів діяльності компанії:

  • зростання продуктивності праці працівників до 25%, завдяки наявності єдиного інформаційного простору, спрощення процесів колективної роботи, ефективному контролю над виконанням документів;
  • зниження ризиків втрати документів;
  • збільшення швидкості узгодження і затвердження документів;
  • підвищення корпоративної культури.

Як показує практика, економічний ефект від впровадження системи електронного документообігу на підприємстві буде тим більше, чим більше співробітників будуть залучені в ЕДО.

Вимоги до систем електронного документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) - це спеціальний додаток, що забезпечує учасникам обмін електронними документами, що мають юридичну значимість. Всі системи електронного документообігу можуть бути класифіковані за кількома ознаками:

  1. СЕД з розвиненими системами зберігання і пошуку інформації. Їх друга назва - електронні архіви.
  2. СЕД з розвиненими системами маршрутизації, що забезпечують рух документів по заданих маршрутах.
  3. СЕД з системою підтримки управління організацією та накопичення знань. Зазвичай ці системи поєднують в собі властивості двох попередніх. При цьому в такій системі можливе використання як жорсткої, так і вільної маршрутизації. Подібні СЕД використовуються в великих компаніях і державних структурах.
  4. СЕД з підтримкою спільної роботи співробітників. Такі системи націлені на організацію колективної роботи співробітників навіть у тому випадку, якщо вони розділені територіально. Надають можливість пошуку інформації, обговорень та призначення зустрічей, включаючи реальні і віртуальні, а також сервіси зберігання і публікації документів.
  5. СЕД з додатковими сервісами: управління проектами, електронна пошта, білінг, сервіс CRM.

Найбільш затребуваними функціями СЕД є:

  1. Зі зберігання й пошуку документів.
  2. Підтримка діловодства.
  3. Маршрутизація і контроль виконання документів: складання маршрутів документів, підтримка дій під час маршрутів, повідомлення співробітників про вступ нового документа, автоматичний контроль термінів виконання.
  4. Складання аналітичних звітів, таких як звіт про поточну зайнятості, про виконання робіт по документам і про прострочених дорученнях.
  5. Забезпечення інформаційної безпеки, включаючи аутентифікацію користувачів, підтримку електронного цифрового підпису, шифрування документів і листів, аудит роботи в системі.

Деякі СЕД мають специфічні функції, що дозволяють розширювати можливості використання шляхом інтеграції з іншими системами.

види СЕД

Особливістю російського внутрішнього електронного документообігу організації є його вертикальна спрямованість: документ, перш ніж потрапити до виконавця, повинен пройти ряд погоджень і тверджень у вищого керівництва. Крім того, у вітчизняному діловодстві присутні такі невід'ємні частини, як реєстраційна система, підготовка звітів, контроль виконання. У зв'язку з цим найбільш відомими на російському ринку СЕД є продукти місцевих розробників (див. Рис.).

)

Рис. Діаграма затребуваності різних СЕД в російських компаніях

Як вибрати СЕД, яка підходить вашому бізнесу

Оскільки розробники пропонують безліч програм автоматизації діловодства, важливо не помилитися при виборі тієї чи іншої СЕД. Існує кілька важливих критеріїв, за допомогою яких можна зрозуміти, чи підходить програма для компанії чи ні.

  1. Зрілість СЕД, включаючи час її існування на ринку, кількість компаній, успішно застосували систему в роботі, наявність оновлень. У нових систем велика ймовірність виникнення помилок і, як наслідок, збоїв в організації електронного документообігу компанії.
  2. Відповідність стандарту галузі організації.
  3. Відповідність цілям і завданням компанії.
  4. Рівень технічної підтримки СЕД з боку компанії-розробника під час установки і в процесі експлуатації.
  5. Можливість зміни СЕД в разі розширення діяльності організації.
  6. Доступність документації з адміністрування або змінити установки СЕД.
  7. Захист СЕД. Система повинна забезпечувати захист інформації відповідно до політики безпеки компанії.
  8. Час, необхідний на відновлення СЕД після збоїв в роботі.
  9. Вартість СЕД, що включає вартість покупки, ліцензії, адміністрування та технічної підтримки.

Вибір системи залежить від того, що замовник планує від неї отримати, якими ресурсами володіє і який рівень розвитку компанії в сфері організації електронного документообігу.

Для того щоб остаточно визначити, яку СЕД встановити на підприємстві, рекомендується зробити кілька простих кроків:

  • провести порівняльний аналіз декількох СЕД, максимально відповідають вимогам;
  • оцінити вартість володіння тією чи іншою програмою;
  • вивчити схеми ліцензування і вибрати оптимальний варіант;
  • ознайомитися з комплексом послуг, що надаються постачальником;
  • вивчити демонстраційні відеоматеріали;
  • встановити демо-версію програми;
  • вивчити функціональні можливості СЕД і виділити найважливіші з точки зору діяльності компанії.

Після всебічного аналізу отриманих даних можна приймати остаточне рішення про встановлення тієї чи іншої програми на підприємстві.

Впровадження електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу в організації - не таке просте завдання. Недостатньо просто придбати програму, встановити її на комп'ютери і запустити в роботу. Успішність впровадження залежить від дотримання кількох умов.

  • Активну участь в автоматизації діловодства з боку керівництва компанії. Швидке вирішення організаційних питань, пов'язаних з впровадженням ЕДО, а також вплив на керівників середньої ланки і підлеглих, що чинять опір інноваціям, допомагає успішної реалізації поставленої мети.
  • Дотримання етапів установки дозволить витримати необхідний термін і вкластися в бюджет.
  • Зацікавленість ключових користувачів. При автоматизації документообігу необхідно враховувати інтереси тих співробітників, які будуть безпосередньо працювати в програмі.
  • Грамотна підготовка проектної документації дозволить уникнути різночитань у виконавця і замовника в процесі експлуатації системи.

важливо
Не варто намагатися підлаштувати всі процеси документообігу підприємства під впроваджується систему, так само як і повністю переробляти систему під бізнес-процеси замовника. Дуже важливо дотримати золоту середину, застосувавши передові практики, вже наявний регламент роботи компанії і її традиції.

Чим більше в процесі впровадження враховуються перераховані принципи, тим вище ймовірність того, що перехід підприємства на електронний документообіг буде вдалим.

Порядок організації електронного документообігу в компанії виглядає наступним чином.

  1. Розробка технічного завдання.
  2. Вибір IT-рішення.
  3. Опис бізнес-процесів.
  4. Складання кошторисів, графіків, переліку необхідних ресурсів і загального плану робіт.
  5. Впровадження електронного документообігу.
  6. Тестування програми.
  7. Запуск СЕД в експлуатацію.
  8. Контроль використання системи.

В процесі впровадження СЕД на підприємстві неминуче виникнення проблем і ризиків, що призводять до порушення термінів запуску проекту, перевищення бюджету, неповного досягнення цілей, що стоять перед СЕД або навіть до повного зриву впровадження програми.

Специфіка ризиків при впровадженні ЕДО, так само як і при впровадженні будь-якої інформаційної системи в масштабах всієї організації обумовлена ​​тим, що за відносно короткий термін необхідно перевести значну частину співробітників на нові і незвичні для них методи роботи. До основних ризиків можна віднести наступні:

  • консервативність співробітників;
  • недостатня комп'ютерна грамотність працівників;
  • відсутність регламентів на основні процеси;
  • слабке технічне оснащення;
  • відсутність чіткого управління проектом.

Щоб запобігти появі небажаних проблем при організації електронного документообігу, необхідно детально спроектувати роботу СЕД в компанії, організувати її поетапне запровадження, навчити персонал і забезпечити йому оперативну підтримку у вирішенні проблем, пов'язаних з роботою СЕД.

В цілому, впровадження електронного документообігу - це не просто інновація, але радикальний крок до сучасного управління інформаційними потоками. За даними CNews Analytics, вітчизняний ринок СЕД - один з найбільш активно розвиваються сегментів IT-індустрії. Це пояснюється тим, що основним споживачем програм є держсектор, а інтерес з боку держави забезпечує стійкість всього ринку.

Наскільки змінилася ситуація в наші дні?
Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?
Наскільки змінилася ситуація в наші дні?
Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?
Наскільки змінилася ситуація в наші дні?
Які програми існують для полегшення праці офісних працівників і чому деякі співробітники чинять опір впровадженню інновацій?