1. Основні бізнес-проблеми документообігу
2. Бізнес-процеси документообігу
3. Переваги автоматизованого документообігу
4. Перевірені підходи до автоматизації документообігу

Наше деловое партнерство www.banwar.org

За тривіальним терміном "документообіг" ховається безліч болів, які менеджери і управлінці у всіх галузях бізнесу відчувають щодня. Сьогодні кожна концепція управління бізнесом диктує автоматизацію документообігу: проаналізувати важкодоступні і неповноцінні результати операцій практично неможливо, а управління без аналізу втрачає будь-яку смислове навантаження.

Основні бізнес-проблеми документообігу

Проблеми не автоматизованого бізнес-процесу документообігу організації можуть вплинути як на роботу окремого співробітника, так і надалі на репутацію компанії в цілому - досить невеликий помилки у вигляді втрати документа або найменшого спотворення інформації. Серед подібних проблем не автоматизованого документообігу часто зустрічаються:

• висока вартість обробки кожного документа;
• часта втрата документів;
• витік інформації;
• спотворення інформації;
• затримки в прийнятті рішень;
• повільний рух документів - переоцінена завантаження персоналу;
• репутаційні та юридичні ризики.

Бізнес-процеси документообігу

Практика автоматизації бізнес-процесів в системі електронного документообігу (СЕД) починається з оцінки логіки документообігу компанії. Логіка документообігу в цілому залежить від сфери бізнесу, враховуючи специфіку бізнес-процесів організації, проте є загальні бізнес-процеси електронного документообігу, які застосовні практично в кожному бізнесі:

• затвердження документів
• збір відгуків по документам
• підготовки документів, узгодження, виконання (внутрішні документи і документи для контрагентів)

Більш детально бізнес-процес документообігу організації можуть виглядати наступним чином:

• прийом документів, що надходять в організацію;
• їх первинна обробка;
• складання, узгодження і оформлення;
• операції з вихідними документами;
• відправка вихідних і напрямок в справу внутрішніх документів;
• попередній розгляд документів;
• реєстрація документів і розподіл;
• інформаційно-довідкова робота;
• складання, узгодження і оформлення документів;
• подібні операції з внутрішніми документами.

Переваги автоматизованого документообігу

Автоматизований документообіг відкриває нові горизонти перед організацією, зокрема допомагає прискорити проведення робіт, дозволяє випередити конкурентів при прийнятті як оперативних, тактичних, так і стратегічних рішень. Розглянемо, що з себе представляють бізнес-процеси електронного документообігу та які переваги варто очікувати від процесу автоматизації:

• Прозорість роботи: бізнес-процеси документообігу організації в цьому випадку дозволяє менеджменту контролювати статуси документів на кожному етапі їх зміни. Крім контролю і існують всі можливості управління: зокрема стає просто і швидко викликати будь-який необхідний документ з повною інформацією про його історії.
• Централізоване управління взаємовідносинами з клієнтами та постачальниками за рахунок зберігання і ведення файлової історії. Наприклад, при виникненні інциденту досить пари кліків, щоб підняти історію блоку документів і простежити кореляцію.
• Можливість віддаленого доступу, що дозволяє уникнути гальмування в процесах.
• Безпека інформації та документів виводиться на якісно інший рівень: оскільки управління електронним документообігом централізовано, база даних дозволяє робити резервні копії документів, що значно знижує можливість втрати інформації, як випадково, так і навмисно.
• "Бережливе виробництво", а також економія часу і простору. Тобто автоматизація документообігу дає можливість позбутися від, наприклад, нескінченних, і головне - непотрібних роздруківок, що є ні що інше як втрата ресурсів. Документи і файли можуть бути безпечно видалені після закінчення терміну їх зберігання, в залежності від статусу і актуальності інформації. Автоматизація документообігу на рівні корпоративної культури без сумніву відповідає найефективнішим і прийнятим по всьому світу моделям стратегічного управління - такі зміни в компанії нададуть позитивний вплив на ставлення співробітників до статусності компанії, зможуть вище оцінити HR-бренд організації, а значить, працювати з більшою віддачею.
• Підвищення задоволеності та ефективності співробітників і керівників: оптимізація щоденних завдань дозволяє співробітникам отримувати більше задоволення від робочого процесу, оскільки автоматизуються як правило рутинні функції. Для топ-менеджменту інвестиції в ефективну автоматизацію швидко окупаються ще й за рахунок звільнення часу співробітників для більш складних і маржинальних завдань.

Перевірені підходи до автоматизації документообігу

Коли компанія спантеличується автоматизацією і оптимізацією елктронного документообігу, часто застосовується одна з доступних на ринку систем електронного документообігу (СЕД), як спеціалізоване програмне рішення. При цьому береться до уваги той факт, що обробка документа в більшості випадків є тільки елементом бізнес-процесу компанії і для відчутного покращення ефективності бізнесу мало оптимізації одного елемента, нехай і важливого.

Прагматичний і компетентний підхід передбачає більш масштабний підходять до питання оптимізації та впровадження системи управління бізнес-процесами ( BPMS ), Яка крім зберігання і пошуку документів в інформаційній системі і автоматизації документообігу дозволить автоматизувати бізнес-процеси, в яких документ не є основою процесу.

гнучке рішення для електронного документообігу на базі платформи Comindware дозволяє створити єдину систему для управління бізнес-процесами і документами, включаючи пов'язані дискусії і завдання.

Дізнайтеся більше про переваги платформи Comindware для специфіки вашого бізнесу. Запитайте дзвінок консультанта прямо зараз!
Замовити дзвінок

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform , Фахівець з партнерським відносинам.