1. Спочатку автоматизація електронного документообігу всередині компанії, потім - зовні
2. Система автоматизації електронного документообігу для великого бізнесу
3. Автоматизація юридично значущого документообігу (ЮЗДО)
4. З чого почати?

Наше деловое партнерство www.banwar.org

Навіщо компаніям впроваджувати складні системи автоматизації документообігу і переводити узгодження договорів, наказів, рахунків в електронний вигляд? До чого змінювати усталені традиції і відмовлятися від паперу? Насправді приводів чимало. Уявіть самі, якщо компанія витрачає менше часу на узгодження важливих документів, значить, прискорюється робота, оперативніше приймаються стратегічні рішення, з'являється можливість випередити конкурентів.

У цій статті ми розглянемо, з яких етапів складається автоматизація документообігу в організації, і що необхідно для безболісного переходу компанії від паперу до електронних документами. Але для початку ознайомтеся з найбільш поширеними скороченнями, знання яких допоможе вам орієнтуватися в даній темі.

• ЕД - електронні документи.

• ЕП - електронний підпис.

• ЕДО - електронний документообіг.

• ЮЗЕДО - юридично значимий електронний документообіг.

• Оператор ЕДО - оператор електронного документообігу.

Спочатку автоматизація електронного документообігу всередині компанії, потім - зовні

Більшість сучасних підприємств працюють з колосальною кількістю документів: рахунками-фактурами, накладними, актами, договорами, бюджетами, вимогами, листами, наказами і т.д. Обробка цієї інформації вручну трудомістка, але невідворотна. По крайней мере, так вважають багато індивідуальні підприємці, малий і середній бізнес, які продовжують працювати по-старому, не звертаючи уваги на те, що прогресивна частина ділового світу відмовляється від паперового документообігу на користь електронного. Особливо над автоматизацією документообігу замислюються ті компанії, потік документів в яких відбувається не тільки в рамках внутрішніх бізнес-процесів (узгодження між відділами, територіально розрізненими філіями і т.д.), але і виходить за його межі. І тут мова йде вже про зовнішній обміні з численними постачальниками, партнерами, клієнтами, а іноді і іншими контрагентами.

За словами експертів, що займаються розробкою, впровадженням та підтримкою систем електронного документообігу, в першу чергу, в компанії має бути налагоджена робота з внутрішніми документами і корпоративними завданнями. Наприклад, можна почати з організації електронного архіву та поступово переходити до інших процесів автоматизації документообігу. Зрозуміло, це справа нешвидка і нелегка. Але після того як в компанії буде організована ефективна робота з електронними документами, і співробітники разом з керівництвом навчаться вибудовувати комунікації між собою без використання паперу, з'явиться база для успішного зовнішнього обміну з контрагентами.

Автоматизація документообігу між компаніями несе для кожної сторони масу вигод. Перше, в чому відпадає необхідність, це в роздруківці документів. Друге - в пересиланні паперових документів за традиційною поштою або кур'єром. Третє - в змісті технічного приміщення для зберігання документів. Плюс до всього в минуле відходять обробка паперових документів руками і як наслідок - помилки ручного введення.

Головне завдання всього процесу автоматизації документообігу полягає в тому, щоб застарілий і невигідний обмін папером замінити на передачу інформації в цифровому вигляді через сервіси обміну електронними документами, інакше кажучи через Операторів ЕДО.

Карина Кассис, аналітик сервісу Synerdocs

Система автоматизації електронного документообігу для великого бізнесу

Першопрохідцями по освоєнню зовнішнього електронного документообігу сьогодні є великі компанії. Саме у великого бізнесу число контрагентів обчислюється сотнями і тисячами. Отже, і кількість документів, якими доводиться обмінюватися, досягає часом неймовірних обсягів. А якщо сюди додати витрати на традиційну пошту з її регулярними затримками, то паперовий обмін з контрагентами стає задоволенням не з дешевих.

Для великих компаній автоматизація документообігу - це резонне спосіб скоротити «паперові витрати», заодно прискоривши процеси узгодження і прийняття рішень.

Всі організації, які вирішили перейти на ЕДО, можна умовно розділити на дві групи.

1. Компанії, які диктують умови роботи. До цієї групи належать свого роду монополісти, лідери ринку, які володіють великою мережею контрагентів. Наприклад, це великі торговельні мережі, мультибрендові інтернет-магазини та ін. Вони можуть собі дозволити диктувати ті умови роботи, які вигідні їм.
2. Компанії, які підкоряються. До цієї групи належать невеликі організації, індивідуальні підприємці. Щоб не втратити великого клієнта, вони змушені підлаштовуватися під його вимоги. Наприклад, дрібні постачальники заради збереження вигідних відносин з торговою мережею цілком можуть впровадити у себе систему автоматизації документообігу.

Зрозуміло, ринок ЕДО рухається і розвивається за рахунок перших. У великого бізнесу велика сила впливу на своїх контрагентів і він ефективно використовує цей козир - підтягує більш дрібні компанії, тим самим розширюючи область свого електронного взаємодії.

Автоматизація юридично значущого документообігу (ЮЗДО)

Не можна не відзначити ту роль, яку зіграли державні органи в популяризації електронних документів. У 2011 році вийшов Наказ Мінфіну РФ № 50н, яким схвалено порядок виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді. Далі його змінив Наказ Мінфіну Росії від 10.11.2015 року № 174н , Але суть залишилася колишньою.

У 2012 році ФНС затвердила формати основних електронних документів - рахунки-фактури, акту виконаних робіт і товарною накладною ТОРГ-12. Бізнес отримав можливість представляти в податкову рахунки-фактури, оформлені в електронному вигляді за форматами ФНС, з використанням телекомунікаційних каналів зв'язку.

Податкові органи визнали електронні документи такими ж юридично значущими, як паперові, завірені підписом керівника та печаткою організації. Цей факт ще більше промотівіровать компанії переводити взаємодія один з одним в електричне поле за допомогою систем автоматизації документообігу, не боячись викликати претензії з боку держави.

Обмін електронними рахунками-фактурами відноситься до категорії ЮЗДО і дозволяє оперативно вести фінансово-господарський облік, скорочувати ризики при взаємодії з контролюючими органами. Безумовно, ЮЗДО вигідний компаніям, однак для його реалізації потрібно виконати ряд умов.

Іван Агапов, керівник групи аналітики і впровадження Synerdocs

Але однієї лише електронним підписом юридична значимість не досягається. Тут повинен бути задіяний цілий комплекс засобів, серед них:

• дотримання регламентів обробки і форматів документів, закріплених на законодавчому рівні;
• створення і зберігання фактів, що засвідчують передачу документів (інформаційних квитанцій, службових документів) і ін.

Для зручності всі перераховані кошти реалізовані в системах автоматизації електронного документообігу, пропонованих Операторами ЕДО. Такі системи дозволяють передавати будь-які юридично значимі електронні документи (рахунки-фактури, договори, акти і т.д.) від однієї компанії в іншу.

Більш докладно про те, як забезпечується юридично значимий електронний документообіг, ви можете прочитати тут .

З чого почати?

У кожній компанії є відділ, через який щодня проходить велика кількість документів. Як правило, це бухгалтерія та фінансовий відділ. Процес автоматизації документообігу слід почати з цих відділів, так як саме тут накопичується безліч договорів, комерційних пропозицій, рахунків на оплату, актів, товарних накладних, рахунків-фактур, відомостей про доходи, табелів і т.д. Частина всіх документів, які бухгалтери та фінансові фахівці використовують у своїй діяльності, можна і потрібно переводити в електронний вигляд.

Зрозуміло, не можна просто взяти і відмовитися від паперу. Перехід до ЕДО повинен бути поступовим і безболісним. Щоб цього досягти, всі заходи по автоматизації документообігу в організації повинні проводити ІТ-фахівці. Але без консультації самих бухгалтерів і фінансистів теж не обійтися. Хто, як не самі співробітники, що працюють з документами, можуть бути в курсі процесів з прийому, узгодження, пошуку і зберігання.

Для більш глибокого занурення в тему рекомендуємо ознайомитися з наступними матеріалами ::

Автор: Євгенія Герасимова, PR-фахівець сервісу обміну Synerdocs