Категории

Cуществуют следующие способы оплаты за занятия:

  • Абонемент на 8 посещений (срок действия 1 месяц) - 300 грн.;
  • Абонемент на 4 посещения (срок действия 1 месяц) - 200 грн.;
  • Абонемент на 12 посещений(срок действия 1 месяц) - 400 грн.;
  • Разовое посещение - 60 грн.
(ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ЗАНЯТИЙ ПО 1,5 ЧАСА)

Автоматизація документообігу з використанням технології workflow

  1. Електронний документ
  2. Навіщо потрібна автоматизація документообігу
  3. Автоматизація діловодства
  4. Архіви документів
  5. Введення і обробка образів документів
  6. Вартість зберігання документів
  7. маршрутизація документів
  8. WorkFlow - автоматизація бізнес-процесів
  9. Програмне забезпечення для автоматизації документообігу
  10. Вибір програмного забезпечення (ПО) для автоматизації документообігу

Автор (и): Ю. Шкумат

Юрій Шкумат,
консультант з управлінських технологій
українського офісу ГК «ІНТАЛЄВ»

Електронний документ

Перш ніж детально обговорювати як відбувається автоматизація електронного документообігу, його функції та реалізацію окремих компонентів системи і технології workflow, необхідно коротко зупинитися на формалізації терміна «документ» по відношенню до досліджуваних додатків:

  • «Паперовий» документ, являє собою об'єкт безпосередньо не занурений в інформаційну систему, але про який в інформаційній системі є та чи інша інформація. Різновидом даного типу документа може бути фотографічна копія документа, микрофиш, зображення, відеозапис, тощо.

  • Електронний образ документа - копія документа (результат сканування), що зберігається в інформаційній системі. Образ документа, крім власне зображення документа, що представляє собою файл в тому чи іншому форматі, може містити деякий набір властивостей його ідентифікують (назву, категорію, дату створення, і ін.) При цьому дана інформація зберігатися не безпосередньо у файлі образу документа, а в деякої зовнішньої по відношенню до нього базі даних.

  • Електронний документ - на відміну від образу документа, який також представляє собою файл, всередині містить змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї чи іншої групи. Наприклад, це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення в форматі електронної пошти Internet. Файли документів можуть бути не містять в собі структурних елементів (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні всередині себе містять елементи структури, що дозволяють зовнішнім додаткам отримувати інформацію про окремі елементи інформації (форми Word, електронні таблиці, документи в форматі XML).

  • Особливий тип документів складають записи баз даних спеціалізованих систем автоматизації групової роботи, таких як електронні форми Microsoft Exchange або документи 1С. На відміну від звичайного електронного документа, даний документ не представлений у вигляді окремого файлу, але є деякою цілісну одиницю інформації, що має унікальний ідентифікатор, засіб відображення і модифікації. До останньої групи документів належать звіти, породжувані в результаті роботи прикладних ІС. Це особливий тип документів динамічно формуються шляхом різних записів різних баз даних. Після перегляду або виведення на друк даний документ перестає існувати як цілісний об'єкт в інформаційній системі. Даний документ «живе» тільки в просторі конкретного програми, але не може відчужуватися від нього. Наприклад, для передачі в інший підрозділ він повинен бути перетворений в документ одного з перерахованих вище типів.

Електронний документооберт

документообіг це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»).

Даний термін використовується в «паперовому» діловодстві і його використання в інформаційних технологіях без деталізації не дуже коректно.

Навіщо потрібна автоматизація документообігу

Існує три види брехні: брехня, нахабна брехня і статистика. За деякими статистичними даними:

  • на пошуки та узгодження документів керівник витрачає до 45% робочого часу;
  • рядові співробітники витрачають на пошук документів до 30% робочого часу;
  • 70% документів створюються заново замість зміни існуючих;
  • 6% документів безповоротно губляться;
  • кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів;
  • вартість архівного зберігання паперових документів на 80% вище в порівнянні з електронними;
  • загальні втрати часу, пов'язані з документообігом - 8 годин на тиждень (20%) на кожного співробітника.

Очевидно, що в залежності від багатьох факторів (країна, час, компанія, і т.д.) відсотки можуть бути різними. Але незаперечним фактом є те, що проблема існує і її не можна ігнорувати.

Системи автоматизації завдань діловодства увійшли в широкий ужиток на Заході значно раніше, ніж у нас, відповідно, склалася і своя термінологія, що описує різні області документообігу.

Найбільш поширені в західній практиці такі терміни:

  • EDM (Electronic Document Management) - зведене назва систем електронного документообігу.

  • DMS (Document Management Systems) - найбільш близький за змістом переклад - електронні архіви документів;

  • Enterprise -centric EDM - корпоративні системи документообігу, в яких поєднані засоби створення, редагування, публікації та зберігання документів (Word, Excel, електронний архів, пошта, планування зустрічей, узгодження документів і т.д. в одному флаконі)

  • Information Management - Системи управління інформацією, звані також порталами, забезпечують агрегування, управління і доставку інформації через мережі Internet, intranet і extranet.

  • Imaging - Системи, що перетворюють інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний в роботі вже в електронній формі.

  • DocFlow Management - системи маршрутизації руху документів;

  • WorkFlow Management - системи маршрутизації потоків робіт, завдань.

Також існує велика кількість суміжних тем, наприклад:

  • Document Warehousе (Сховища документів)
  • Knowledge Management (Управління знаннями)

Тому, кажучи про системах документообігу необхідно уточнювати, про яку саме функціональності йде мова.

Перелік найбільш поширених підсистем документообігу:

  • Системи автоматизації діловодства;
  • Архіви документів;
  • Системи введення документів і системи обробки образів документів;
  • Системи управління вартістю зберігання документів;
  • Системи маршрутизації документів;
  • Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів.

Автоматизація діловодства

Функції автоматизації діловодства в тому чи іншому вигляді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу.

У функції систем автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів в організації. У їх функції входить фіксація документів в спеціальній базі даних, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від ситуації, що в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих в базі даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, в кожній організації, а технологія обліку та обробки документів спирається на сформульоване в даній організації «Положення про діловодстві».

Як ми вже відзначили, документи зберігаються в паперовому вигляді, в спеціальному архіві, але в базі даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодстві розрізняють вхідні та вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, довідкові документи тощо. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються по виконавцям, статусу виконання, термінів виконання та інше. Кожен документ в системі представляє собою запис в базі даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів в базі даних, система повинна забезпечувати генерацію звітів, що дозволяють отримати відомості виконання документів та іншу зведену інформацію.

Архіви документів

Архів документів це те, що власне зберігає електронний документ. При цьому може зберігатися або образ документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їх пошук.

На відміну від пошуку по атрибутах документів, який був і в системах попереднього класу, архіви документи повинні забезпечувати повнотекстовий пошук по вмісту текстових фрагментів в документі. У граничному випадку пошуковий механізм повинен володіти деяким інтелектом, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і з цього система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені та пароля певного в системі управління архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей.

Наступною функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення - це функція блокувань документів або Check-In / Check-Out контроль. Якщо один з користувачів системи починає редагувати документ, він блокується для доступу інших користувачів до тих пір, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі необхідності користувач може повернутися до старої версії документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція з системами забезпечення оптимальної вартості зберігання даних та інше.

Введення і обробка образів документів

Однією з самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється переклад документів з паперового виду в електронний. У найпростішому випадку ця процедура зводитися до простого сканування. Однак, як правило, простого збереження образу документа виявляється недостатньо.

Образ документа може зажадати так званого аннотирования, накладення на образ документа різних додаткових образів, виділень, текстових позначок та інше. Крім цього, образ документа повинен бути забезпечений набором атрибутів, який дозволить його ідентифікувати в системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту образу документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу ПО розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі і рукописних в певних полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. При необхідності значення певних полів бланка може вибиратися з певного в системі довідника.

Вартість зберігання документів

Цілком очевидно, що при збереженні в архіві образів документів обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних обсягів. При цьому інтенсивність звернення до документів, що знаходяться в архіві далеко не рівномірна. Документи, що знаходяться в роботі, очевидно, зажадаються досить часто, в той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Так як вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися зазначеної закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву.

Системи управління вартістю зберігання якраз і вирішують це завдання. Забезпечуючи можливість роботи з різними периферійними пристроями - накопичувачами на жорстких магнітних дисках, On-Line оптичними стійками, накопичувачами на магнітній стрічці і CD-ROM пристроями. Система забезпечує автоматичне перенесення даних c на більш «дешеві» пристрої в разі, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

маршрутизація документів

Системи маршрутизації документів займаються безпосередньо пересилкою документів на робочі місця виконавців, збір інформації про поточний статус документів, здійснюють консолідацію документів по завершенню роботи з ними на окремих етапах, а також забезпечують засоби доступу до інформації про поточний стан робіт з документами.

Системи маршрутизації, як правило, містять засоби опису типових маршрутів проходження документів в організації. На підставі розроблених маршрутних схем можуть породжуватися екземпляри бізнес-процесів роботи з документами. В даному випадку можна говорити про жорстку маршрутизації.

Альтернативою є так звана вільна маршрутизація, при якій маршрут формується «стихійно». Кожен користувач системи, що володіє відповідними правами, може визначити наступного або наступних виконавців документа.

Адміністратор системи і менеджер, який курирує конкретний бізнес-процес, може контролювати поточний стан маршруту і вносити різні коригувальні дії в разі необхідності.

При маршрутизації документів можливі дві схеми, назвемо їх Off-Line і On-Line. У першому випадку при пересиланні документа на робоче місце користувача відбувається його фізичне витяг з архіву документів і доставка (наприклад, за допомогою електронної пошти) на робоче місце клієнта. По завершенню роботи документ назад занурюється в архів.

В цьому випадку система маршрутизації сама є клієнтом архіву документів і вносить відповідну інформацію до облікової бази даних.

Друга схема не має на увазі фізичного переміщення документа. Система маршрутизації документів забезпечує клієнту інтерфейс для доступу до завдань на обробку документів.

Обидві схеми маршрутизації мають свої переваги і недоліки. На жаль, у зв'язку з обмеженістю простору, обговорення нюансів використання систем маршрутизації ми винесемо в окремі публікації.

WorkFlow - автоматизація бізнес-процесів

Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації бізнес-процесів.

? Оптимізація бізнес-процесів

На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних використовуваних в деякому бізнес-процесі. Користувач отримує на робоче місце інформацію про те, що він повинен зробити і всі необхідні для цього дані. WorkFlow додаток визначає, яка програма має бути запущено для реалізації функцій на даному робочому місці, і завантажує в нього необхідні дані. Парадигма WorkFlow системи передбачає, що користувач повинен виконувати тільки необхідні функції, всю рутинну роботу - визначення послідовності дій, доставку необхідної інформації, контроль своєчасності виконання роботи та інше виконує система WorkFlow.

Парадигма WorkFlow системи передбачає, що користувач повинен виконувати тільки необхідні функції, всю рутинну роботу - визначення послідовності дій, доставку необхідної інформації, контроль своєчасності виконання роботи та інше виконує система WorkFlow

Автоматизація документооюорота з використанням технології workflow

Експерти «ІНТАЛЄВ» застосовують процесний підхід і технологію workflow щоб описати, оптимізувати і потім автоматизувати процеси і документообіг. Вони поділяться досвідом і створять для замовника ефективну систему управління процесами і документами.

Дізнайтеся докладніше про електронний документообіг

Функції WorkFlow додатків виходить за рамки функцій систем документообігу, однак, технології, використовувані в даних додатках дуже близькі технологій, що використовуються в системах маршрутизації документів, до того ж маршрутизація документів може розглядатися як окремий випадок завдання побудови WorkFlow систем.

Програмне забезпечення для автоматизації документообігу

Існує велика безліч інформаційних систем, що відносяться до класу систем електронного документообігу (СЕД), але можна виділити найбільш поширені типи таких систем:

? особливості впровадження СЕД

  • Системи з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви). Електронний архів - це окремий випадок системи документообігу, орієнтований на ефективне зберігання і пошук інформації.

  • Системи з розвинення засоби workflow (WF). ЦІ системи в основному розраховані на забезпечення руху якіх об'єктів за заздалегідь заданими маршрутами. Об'єкт, что рухаються в системе, может відозмінюватіся во время свого проходження по маршруту, тому его назівають Загальна словом «робота» (work). Системи такого типу назівають системами workflow - «потік робіт». До робіт могут буті прив'язані документи, но не документ є базовим об'єктом ціх систем (На Відміну Від Електрон Архівів). За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи.

  • Системи, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення знань. Такі системи забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами і їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам в організації.

Для кожного типу систем можна виділити найбільш відомі програмні продукти, хоча існує безліч систем, які суміщають в собі функції різних типів систем електронного документообігу.

1. Електронні архіви

  • Documentum - це система управління документами, знаннями і бізнес-процесами для великих підприємств і організацій. Documentum - це платформа, в більшій мірі, ніж готовий продукт, призначена для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених проектних групах, організації корпоративного діловодства, динамічного керування вмістом корпоративних інтранет-порталів.
  • Humminbird. Дана компанія є власником групи продуктів PC Docs - корпоративного сервера архіву документів і Fulcrum - потужної пошукової системи. Система підтримує роботу з розподіленими архівами, в тому числі територіально віддаленими. Здійснюється підтримка роботи з оптичними, магнитооптическими і стрічковими накопичувачами і бібліотеками. Відрізняється хорошою масштабністю, можливе збільшення кількості користувачів системи до декількох тисяч без зміни структури даних.

2. Системи класу Workflow

  • StaffWare. Орієнтуються на автоматизацію колективної роботи співробітників організації (до декількох тисяч) в рамках єдиних робочих процесів. Для досягнення цих цілей в системі Staffware передбачені розвинені засоби маршрутизації документів, призначення конкретних виконавців і прав доступу, передачі інформативних і керуючих повідомлень, моніторинг і контроль виконання робіт.

  • Optima. Розробляють і просувають систему Optima Workflow. Крім загального механізму організації потоку робіт, він дозволяє зберігати на час проведення робіт всі документи, які стосуються процесу. Для цього в якості сховища використовується механізм загальних папок Microsoft Exchange. Корисною можливістю є відстеження критичних шляхів і уявлення комплексу взаємопов'язаних робіт у вигляді діаграм Ганта. Втім, цю роботу можна проводити і в середовищі MS Project c використанням всіх її можливостей, так як Optima Workflow дозволяє експортувати дані про хід робіт в цю програму.

3. Комплексні системи колективної роботи і управління організацією

  • Microsoft. Компанія Microsoft в якості основи комплексної системи автоматизації документообігу пропонує використовувати продукт Microsoft Exchange сервер в комплекті з клієнтським додатком Microsoft Outlook. Крім цього пропонується використовувати продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в якості архіву документів і засоби організації корпоративного Intranet / Extranet порталу. Також компанія надає повний набір засобів для організації On-line взаємодій.

  • IBM / Lotus. Компанія IBM пропонує в якості базового засобу автоматизації документообігу використовувати платформу Lotus Notes, крім цього є можливість доповнити базову функціональність засобами організації архіву документів Domino.doc, WorkFlow підсистемою Domino. Workflow, і рядом додаткових коштів для організації групових взаємодій.

  • «ІНТАЛЄВ: Документообіг 2005» (див. ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент). Вирішує такі основні завдання: електронний архів (корпоративне сховище документів і інформації), документообіг (автоматизація канцелярії або діловодства), управління документами і знаннями (база знань), управління бізнес-процесами (потоки завдань і потоки інформації), координація робіт і колективна взаємодія.

? «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент»

: Управління документами. Enterprise Content Management і Управління бізнес-процесами і workflow. Business Process Management

Вибір програмного забезпечення (ПО) для автоматизації документообігу

Ідеального ПЗ не існує, тому необхідно чітко сформулювати свої вимоги і аналізувати ПО по набору критеріїв. Можливий перелік критеріїв:

  • Засоби навігації - зручність доступу користувачів до різних програм, навігації по даних, подання даних
  • Картотека / облік - функції обліку документів, атрибутування, створення карток документів і т.д.
  • Архів / Обробка зображень - зберігання документів, управління версіями, захоплення документа на редагування, сканування зображень, розпізнавання тексту
  • Маршрутизація / контроль - функції доставки документів на робочі місця користувачів, збір інформації про дії користувачів, контроль поточного стану документів
  • Автоматизація бізнес-процесів - засоби моделювання процесів, середа для реалізації та моніторингу процесів, засоби по накопиченню статистики по виконанню процесів
  • Групова робота - кошти для організація телеконференцій, групових обговорень і розробки документів
  • Пошук / Knowledge Management - кошти пошуку інформації (повнотекстової, атрибутивний і т.д.), класифікація та каталогізація документів, створення баз знань за предметними галузями
  • Відкритість - можливості по розширенню функціональності

Вибираючи ПО для автоматизації необхідно якомога чіткіше окреслити те коло завдань, який планується вирішувати. Це дозволить зменшити витрати на придбання, а також мінімізувати час і вартість впровадження.

Джерело: Журнал «Капіталіст» жовтень, 2006

Дивіться також